Методът за управление на работния процес Kanban може да се използва във всяка област
(снимка: CC0 Public Domain)
Валерий Борзов
Kanban – популярният метод за визуално управление на процеси, не е само за ИТ специалисти и проектни мениджъри! Всеки, който реши да прилага принципите на Kanban към задачите си в ежедневието, ще открие огромната му полза и ефективност.
Затова, защо да пазим Kanban само за нас, професионалистите? Аз го използвам, за да организирам домакинските и семейните ни задачи. Кой би помислил, че децата ми, вместо да играят Minecraft, ще плъзгат бележки по таблото, закачено на видно място в кухнята, и ще се радват, когато ги преместят от колоната „В процес на изпълнение” в колоната „Готово”! Всичко е благодарение на Kanban, който ми помага да поддържам живота си относително организиран.
Как методът Kanban позволява на семейството ми да управлява ефективно домакинските задачи и да им се наслаждава?
Kanban е метод за управление на работния процес, който може да се използва във всяка област, не само в ИТ. Базира се на визуализация на работния процес и ограничаване на броя на незавършените задачи за подобряване на ефективността и производителността. С други думи, Kanban помага да се организира и оптимизира работата, да се направи по-структурирана и прозрачна и да се подобри качеството на изпълнение на задачите.
В Kanban има 6 практики. Всяка от тях е важна и хармонично допълва останалите. Колко дълбоко навлизате във всяка практика определя зрелостта на вашата система, но все пак, Kanban моделът на зрялост е отделна тема за обсъждане.
И така, какви са тези практики и как ги използваме в моето семейство на ниво домакинство? Ето как!
1. Visualize
Обикновено специалистите казват, че използват Kanban за проект, ако имат табло с колони в Jira. Kanban таблото е чудесен начин за визуализиране на процеси, но това е само една от шестте практики на метода.
В нашето семейство също използваме табло, за да показваме състоянието на определени задачи. Използваме коркова дъска, която окачихме в кухнята. За визуализация сме подготвили лепящи бележки в различни цветове и маркери. Трябва да купите нови завеси? Добре, просто вземете жълт стикер, напишете „Да купя нови завеси за спалнята” и го залепете в графата „todo”.
2. Limit Work in Progress (WIP)
Ние ограничаваме броя на задачите за изпълнение от всеки член на семейството. Защо? Ако няма ограничение, тогава след седмица ще има забавяне на задачите, но пък всички те ще са „В процес на изпълнение”, а това ще включва дузина скъпи задачи-покупки, които не могат да бъдат завършени наведнъж.
Каква задача да поема – да анализирам пазара на перални машини, да закарам колата в сервиз, да купя нови маратонки, да проуча подходящ курс по немски език за децата? Оказва се, че съм претоварен – прекалено много задачи по едно и също време. Или постоянно превключвам между тях, като не ги завършвам докрай, или съм зает с една задача и просто игнорирам останалите. Съгласете се, че в това няма смисъл.
В допълнение, WIP лимитът ви („Work-in-progress” или „В процес на изпълнение”) помага да разберете кога да поемете следващата задача. Много просто – следващата задача се тегли, когато има свободен слот. Работят ли се 2 задачи от максимум 2? Добре, няма да поемам нова. Завършил съм една (най-накрая си купих нови маратонки – мисля, че това е 10-ти чифт) – автоматично вземам следващата задача от колоната вляво. Ето как работи механизмът Pull (за разлика от Push, където мениджърът ви възлага задачи, без да ви пита – познато ли ви е? 🙂)
3. Manage Flow
Кои задачи трябва да бъдат изпълнени първо и кои могат да бъдат отложени за по-късно – ние контролираме потока. Да кажем, че съм изпълнил една от задачите си и съм готов да се заема с нова. Какво да взема?
Kanban използва концепцията за „Класове услуги” (Classes of Service – CoS) за приоритетно разпределяне на задачите – ние също я използваме.
Expedite – супер спешните задачи (червен стикер);
Fixed date – задача за изпълнение до определена дата (син стикер);
Standard – нормална задача. Колкото по-рано, толкова по-добре, разбира се (зелен стикер);
Intangible – задача, която да направите някой ден 🙂 (жълт стикер).
Когато нова задача се появи на таблото в секцията „todo”, тя придобива своя CoS – задаваме го с цвета на стикера. Визуализация! Какви са CoS на следващите ми задачи?
„Да изберем ресторант за годишнината от сватбата” – очевидно с фиксирана дата. Ние имаме годишнина през ноември, така че няма смисъл да избираме ресторант през август, а през декември тази задача вече изобщо няма да е актуална.
„Смяна на екрана на телефона” – не особено важно или „Intangible”. Това е вторият ми телефон, който използвам като резервен, когато пътувам. Екранът е счупен, но не пречи. Смяната му е скъпа и ако в момента не мога да отделя пари – ок, ще сменя екрана някой друг път.
„Ремонт на бойлер” – „Expedite”.
„Да купя слушалки за работа” – „Standard”. Настоящите слушалки работят добре, но искам такива с по-добър контрол на шума. Не „свети” като спешна задача, макар че покупката значително ще подобри комфорта ми по време на работни разговори.
Не можете да прецените какъв CoS да дадете на задача? Помислете за цената на забавянето. Каква ще е динамиката на разходите за забавяне на избора на ресторант за годишнината? Седмица преди 20 ноември (мила, нали не бъркам с датата?) – нула. Но ако ресторантът не бъде избран до 20 ноември и масата не е резервирана, тогава цената на закъснението направо ще счупи тавана. Нашата цел е да намалим цената на забавянето. И тъй като за спешните „Expedite” задачи, цената на забавянето нараства всяка минута, аз поемам ремонта на бойлера.
4. Make Policies Explicit
Всички споразумения трябва да бъдат ясно формулирани и записани. Цвят на стикера за всеки CoS, имена на колони, WIP лимити, всякакви други споразумения – всичко трябва да е достъпно и актуално. Например, ние имаме това правило – задача, която е в процес на изпълнение, се маркира с точка всеки ден, за да се разбере колко време е била в изпълнение. Имаме и специално място на таблото за стикери с описание на правилата.
5. Implement Feedback Loops
Да, имаме редовни семейни срещи за ретроспекция. Колко често и в какъв формат? Всичко е според нашите правила, разбира се. Два пъти в месеца си правим пица или нещо друго любимо, а след това разглеждаме всичко, което сме направили през изминалия период. Обсъждаме, опитваме се да разберем какво може да се подобри, анализираме причините за забавяне на задачите. И разбира се, хвалим се взаимно за постиженията.
Точките върху залепените бележки са добър пример за обратна връзка. С тяхна помощ можем да разберем колко време е изпълнена тази или онази задача. И все пак можете да свържете това с CoS и да имате по-подробна статистика, и като цяло да изградите графики като кумулативна диаграма на потока. За домашните проекти може да е по-опростена процедура, но е хубаво да го правим за работните проекти.
6. Improve Collaboratively, Evolve Experimentally
Добавяне на нова колона „on hold”? Добавяне на „бърза лента” за супер спешни задачи? Започнахте да отчитате колко време е забавянето на задача в колоната „todo”? Да – oпитваме, експериментираме и не забравяме за обратната връзка, за да оценим иновациите.
Какво получаваме като резултат?
- По-добро планиране на задачи и разходи;
- Участие на цялото семейство – децата се научават да разбират какво е отговорност и виждат своя принос;
- Намаляване на стреса – няма нищо в главата, всичко е на дъската;
- Подобряване на комуникацията и атмосферата в семейството;
- Освен това е толкова приятно да местите бележките по таблото – чисто забавление! Опитайте!
Авторът на статията Валерий Борзов е Head of PMO в CodeIT