На пазара се предлагат множество решения за управление на връзките с клиенти (CRM) и автоматизация на продажбите (SFA), насочени към малкия бизнес. Повечето от тях обаче изискват от фирмите и техните служители да се посветят на едно приложение (локално или като уеб услуга), което замества познатия Outlook.
Това може да има негативни последици за бизнеса, който дълго време е използвал Outlook, за да управлява своите контакти, списъци със задачи и календари. Софтуер на компанията Avidian Technologies преодолява този проблем. Новата версия Prophet 4.0 играе ролята на Outlook средство (plug-in), което осигурява на компаниите достъп до CRM и SFA възможности през един познат интерфейс.CRM и SFA приложенията могат да бъдат благодат за всеки бизнес, свързан с услуги или продажби. Първите помагат на фирмите да управляват ефективно контактите си „ден за ден” със съществуващи или потенциални клиенти. Приложенията SFA пък автоматизират различните етапи в продажбите така, че възможностите да не се изплъзнат, заради някакви пропуски.
Софтуерът Prophet може да служи както на един човек, така и на цяла организация в зависимост от нуждите. За отделни хора или за малки екипи, е достатъчно програмата да се зареди на всяко работно място. За големи тимове или цяла организация, които се нуждаят от споделяна на данни, на разположение са и сървърни версии на продукта. Също така съществува и дистанционен Prophet, който е предназначен за пътуващи хора, без значение дали те използват PC или PDA.
Истинската полза от този продукт е колко незабележимо се интегрира в Outlook. Prophet 4.0 работи с Windows 2000 и XP и поддържа Outlook 2000, 2002, 2003, а скоро и новите Vista и Outlook 2007. Софтуерът добавя четири папки към Outlook и когато потребителят кликне върху една от тях, се стартира интуитивен интерфейс, който вече позволява разглеждане в детайли на всяка област.
Една от тях т.нар. “Dashboard”, който дава бърз поглед върху дейностите за деня, както и в коя фаза се намират възможните продажби (свързване с клиента, предлагане и т.н.).
В друга папка е разположен “Opportunity Manager”, или списък с всички възможности, които е дефинирал потребителят. Това средство позволява, например, да се изпращат масови имейли с цел промоция на продукти и услуги, или просто благодарствено писмо към клиентите за проявения интерес.
Третата папка, Contact Manager, се използва за сортирате и търсене из целия Outlook. За разлика от Outlook обаче, Prophet позволява създаване на запис за цяла компания, а не само за отделен човек. Това позволява на потребителя да види веднага кой в базата от данни е свързан с дадена компания.
Папката Report Manager пък е пълна с 35 цялостни отчета, разделени на седем категории, което позволява на потребителя да види извършените сделки, приходите от тях и т.н.
Както при пакетчетата кафе “3 в 1”, и новият софтуер на Avidian предлага „тройна кампания” – автоматично създава имейли, задачи и напомня за срещи за всеки етап от процеса на продажби.
Цената за цялата тази функционалност е разумна, според компанията. Версията за самостоятелна употреба, Prophet Personal Edition 4.0, струва $149.95. Вариантът Pro Edition, който включва автоматизирани характеристики на продажбите и сървърна поддръжка, е по-скъп със $100. И накрая, по-големите компании могат да изберат Professional Server Edition с цена на потребител $299.95$ или най-високия клас Enterprise Server Edition за $399.95.