Удобни скенери ни приближават до безхартиения офис

Преобразуването на хартиени документи в електронна форма спестява на фирмите пари и улеснява търсенето

24/03/2006
Въпреки че скенерите се използват от години, малките фирми не са предприемали масово цифровизиране на документи, главно поради някои неудобства на плоските скенери, които са тромави и усложнени. Но сега на пазара излизат устройства с по-компакти размери и по-удобни за работа. Много компании и отдели биха имали полза от използването на новите скенери за цифровизиране на документацията, в това число администрация, счетоводство, управление на архива, човешки ресурси, продажби и маркетинг, правни отдели и др.

Преобразуването на документи на хартиен носител в електронна форма има няколко предимства. Най-очевидното решава проблема с недостига на пространство в офиса. Все по-трудно е да се оправдае присъствието на големи шкафове за документи при положение, че един добър скенер може да цифровизира купищата хартия. Но това не единствената полза. Малките фирми могат да спестят доста пари, като сканират един документ и го пратят по електронната поща, вместо да използват факса или куриерски услуги. Сканираните документи имат по-добро качество, отколкото изпращаните по факса. Допълнително предимство е и възможността за цветно сканиране. Но най-важната полза като че ли е по-ефективното издирване на документи, когато те са в електронен вид. На практика потребителите създават и поддържат електронна библиотека, в която документите се организират и откриват по-лесно в случай на ревизия или друга проверка.

Създайте електронен архив

►Защо

– спестявате пари за факс, хартия и куриери
– получавате по-високо качество на документите
– спестявате място
– по-ефективно ще търсите във вашия архив

►Как

– на пазара вече има опростени и лесни за работа сканиращи устройства, на приемливи цени и в комплект със софтуер

►Кой ще извлече полза

– фирми и отдели, вкл. администрация, счетоводство, управление на архива, човешки ресурси, продажби и маркетинг, правни отдели и др.

Един традиционен производител на скенери, Fujitsu,съвсем наскоро представи устройство, което ще помогне на фирмите да подобрят управлението на документацията си. Моделът ScanSnap S500 има малки размери, контейнер с капацитет 50 документа и скорост до 18 страници в минута. Компанията твърди, че S500 постига 20% по-голямо бързодействие в сравнение с предишнитеустройства от серията ScanSnap.

Идеята на Fujitsu е била да превърне сканирането в опростена и разумна възможност за малките фирми. Като технология, скенерът използва двукамерна система, така че един двустранен документ да се сканира на един пас.S500 може да приеме купчина различни документи – като формат, цвят, ориентация и т.н, да ги анализира и обработи по съответен начин. Задавани от потребителя профили комбинират настройки за сканиране и приложения, към които да се препращат документите с натискане само на един бутон – било то към електронна поща, запис на твърдия диск или към графична програма.

Скенерът на Fujitsu идва в компелкт със софтуера ABBYY FineReader for ScanSnap, който извършва разпознаване на текста (OCR) и превръща документите във файлове, които могат да се редактират. И най-хубавото е, че това устройство не е никак скъпо – само няколкостотин долара. ■

Коментар