Първоначалната цена на решение за архивиране на имейлите бързо се изплаща
(снимка: CC0 Public Domain)
Защо се нуждаем от решение за архивиране на имейл?
Имейлите са не само важно средство за комуникация, но и ценен информационен ресурс за всяка компания. В допълнение към бизнес кореспонденцията те могат да съдържат оферти, договори, фактури и данни за продажби и дори класифицирана фирмена информация, като данни за вътрешни работни процеси или финансови данни. Ефективното управление на този информационен ресурс е важен компонент на всяка успешна корпоративна стратегия и една от основните задачи на управлението на информацията. В допълнение към поддържането на гладък обмен на имейл данни, това гарантира, че критичните за бизнеса имейл данни, които са толкова важни за успеха на компанията, се запазват в дългосрочен план и са постоянно достъпни.
Какво всъщност е имейл архивиране?
Имейл архивирането е специален софтуер, който съхранява копия на всички имейли на компанията в централен архив. Имейл архивът допълва съществуващата система за електронна поща, която, разбира се, може да продължи да се използва както преди. ИТ администраторът е отговорен за конфигурирането на имейлите, които се прехвърлят автоматично в архива и кога, и решава дали имейлите, след като бъдат архивирани, да бъдат изтрити автоматично от пощенските кутии на сървъра за електронна поща. Ако софтуерът за архивиране позволява на потребителите сами да имат достъп до целия архив (т.е. архивираните имейли и техните прикачени файлове), няма нужда да се включва администратор. В идеалния случай софтуерът ще може да управлява ефективно много голям обем данни.
Архивиране на имейли, сигурност на данните и поверителност
Докато архивирането на имейли е свързано със запазване на данните в имейлите, основната му цел е да гарантира, че данните от имейлите остават достъпни и възстановими във времето, така че всички тези данни да могат да се използват оптимално. Архивирането на имейли е компонент от управлението на информацията, чиято цел е да регулира целенасоченото боравене с информация. Следователно трябва да се прави разлика между архивиране на имейли, сигурност на данните и поверителност на данните, въпреки че разграничителните линии понякога могат да бъдат замъглени.
Сигурността на данните е задача за защита на данните на компанията от риск от корупция, компрометиране и загуба, произтичащи от вътрешни и външни заплахи. Мерките включват защита на основната инфраструктура с помощта на защитни стени и антивирусни програми, например. Архивирането на имейл може да допринесе за защитата на данните, съдържащи се в имейлите. От друга страна, поверителността на данните има повече общо с личните данни и спазването на правните изисквания, т.е. при какви обстоятелства могат да се събират, обработват или използват лични данни. В това отношение решението за архивиране на имейл може да предостави ценна помощ.
Бекъп или имейл архивиране? Защо да не използваме и двете?
Често се казва, че ако правите бекъп на данните си, всъщност нямате нужда от решение за архивиране на имейл, но всъщност това е погрешно схващане. Въпреки че на пръв поглед може да има прилики между архивирането на имейл и бекъп системата, двете решения имат доста различни цели. Бекъпите никога няма да могат да свършат работата на професионална система за архивиране на имейли, нито решението за архивиране на имейли може да изпълнява ролята на приложение за бекъп. Така че, имайки предвид непрекъснатостта на бизнеса, тези два инструмента в идеалния случай трябва да се използват заедно.
Бекъпът служи за съхранение на цялата среда на имейл сървъра и се извършва на определен период от време, следователно при прекъсване на работният процес или например изтриване на имейл съобщение при получаването му, то данните все още няма да са прехвърлени в бекъп средата и би имало загуби. Архивирането, от друга страна, е с фокус съхранение на копия от кореспонденцията в реално време и дори потребител да изтрие дадено съобщение веднага при получаването му, то съобщението вече ще има копие в архива.
Продуктите и решенията на MailStore се използват от малки и средни предприятия от всички сектори, както и от обществени и образователни институции
(илюстрация: MailStore)
Кои са ползите от имейл архивирането?
Архивирането на имейли е не само важен инструмент, когато става дума за пълно използване на цялата информация, съдържаща се в имейлите – то може, в зависимост от метода на архивиране, да има ползи за ИТ отдела и дори за целия ви бизнес.
- Защита срещу загуба на данни
Отново и отново служителите изтриват имейли – случайно, неволно или понякога дори със злонамерени намерения. Особено сериозен е сценарий, при който потребител изтрива цялото съдържание на пощенска кутия при напускане на компанията. Имейлите могат да бъдат манипулирани и с помощта на ransomware атака. Критични данни се губят по този начин по целия свят всеки ден. С помощта на решение за архивиране на имейл, целият бъдещ и съществуващ входящ и изходящ имейл трафик може да бъде напълно архивиран и защитен срещу манипулация, като загубата на данни е ефективно изключена. Нещо повече, имейлите, разпределени в локалните потребителски системи (напр. PST файлове), също могат да бъдат прехвърлени в централния архив.
- Поддръжка с непрекъснатост на бизнеса
В повечето случаи отказът на ИТ инфраструктурата и липсата на критични за бизнеса данни ще нарушат бизнес процесите. Като част от стратегия за непрекъснатост на бизнеса, архивите могат да се използват за възстановяване на важни системи и данни, като имейл сървъри, заедно с всички имейл данни, които съдържат. Възстановяването обаче може да отнеме няколко часа или дори дни. В най-лошия случай компанията няма да може да получи достъп до критична за бизнеса информация, съдържаща се в имейлите по време на престой. Един независим архив може да елиминира този проблем. Ако имейл сървърът се повреди или данните се загубят, всички архивирани имейли в идеалния случай ще останат достъпни за всяка операция за търсене и възстановяване. Критичните за бизнеса данни ще останат постоянно достъпни и бизнес дейността може да продължи без прекъсване.
- Увеличете производителността в бизнеса
Ако една компания има достъп до всичките си имейли бързо и изчерпателно, това често може да повиши производителността на персонала. Обременителните търсения на информация за данни и разширяването на много локални потребителски системи се превръща в отживелица. Положителният ефект може да бъде допълнително подобрен, ако решението за архивиране на имейли може да картографира обичайната структура на папките на потребителя към архива и също така предоставя функция за самообслужване за потребителите за независим достъп до архива и намиране и възстановяване на имейли чрез пълнотекстово търсене. Редовното архивиране на имейли също може да помогне за намаляване на натоварването на пощенските кутии, избягване на проблеми с квотите на пощенските кутии и повишаване на производителността.
- Намаляване на ИТ разходите
Архивирането на имейл може да помогне за намаляване на разходите за управление на имейли, включително свързаното с това ИТ усилие. Изискванията за съхранение и следователно размерите на пощенските кутии често могат да бъдат значително намалени чрез запазване на съдържанието от пощенския сървър само в архива по зададени политики. В случай, че потребителите имат достъп до имейл архива автономно, ИТ персоналът е обезпечен от тежката задача да възстановява конкретни имейли от резервни копия или имейл сървъри в отговор на потребителска заявка, по този начин ИТ експертите могат да инвестират своя капацитет в по-важни задачи.
- Подкрепа с проекти за миграция
Консолидирането на имейли, които са били архивирани децентрализирано, и пълното архивиране на всички имейли улесняват ИТ отдела да мигрира към друга имейл платформа, например в случай на промяна на имейл доставчик или вътрешен имейл сървър. Тъй като всички имейли се съхраняват в архива, няма нужда да премествате имейли, които все още са в старата система, към новата платформа. По този начин новата имейл система остава свободна от бъркотията от стари имейли. Ако е необходимо, историческите имейли могат да бъдат достъпни директно през архива.
- Помощ за eDiscovery
Пълен, устойчив на одит имейл архив, снабден с цялостна функция за търсене, е не само полезен, когато става въпрос за събиране на информация за вътрешно фирмено отчитане, но може да бъде и безценна помощ в сценарии за електронно откриване, при които имейлите се изискват като доказателство в съда в случай на правен спор. Външните одитори също могат да се възползват от функцията за търсене, ако им бъдат дадени привилегии за достъп до архива.
- Бърза възвръщаемост на инвестициите
Използването на решение за архивиране на имейли намалява натоварването на ИТ отдела като може значително да намали разходите за съхранение и да подобри производителността на персонала. Първоначалната цена на решение за архивиране на имейл бързо се изплаща, също така благоприятен ефект е, че компаниите могат да се защитят срещу финансов риск от загуба на данни или законови нарушения.
MailStore е дъщерно дружество на OpenText, специализирано в разработването на иновативни решения за архивиране на имейли за малки и средни предприятия. С десетки хиляди корпоративни клиенти в повече от 100 страни, MailStore е глобален лидер в своята област. Продуктите и решенията на MailStore се използват от малки и средни предприятия от всички сектори, както и от обществени и образователни институции. Целта на MailStore е да прилага най-добрите налични технологии, за да подпомогне своите клиенти при ефективното и устойчиво използване на имейла като един от най-ценните и изчерпателни информационни ресурси на нашето време и да им помогне да изпълнят нарастващия брой изисквания за съответствие.
Статията е подготвена от: КОМПЮТЪР 2000 България – официален дистрибутор на MailStore за България