Ефективно управление на имейл

Имейлът е не само един от най-важните начини за комуникация, той е и един от най-големите и най-ценни информационни ресурси в бизнеса. Информацията, изпратена по имейл, обикновено не се съхранява никъде другаде, а просто остава в пощенските кутии на служителите. Това води до запаси от знания, които обхващат няколко години и нарастват с всеки изминал ден.

За да бъде една компания успешна, е важно да осигури информация за Архивиране/Възстановяване, за да отговаря на законовите изисквания, да намали потреблението на ресурси и да продължи да поддържа бърз и лесен достъп при поискване на служителите.

Кое е основното предизвикателство?

Фирмите обикновено разполагат с добре работещи имейл сървъри или групови решения за комуникация по имейл. Тези системи обаче не са проектирани да съхраняват данни за дълги периоди от време или да ги доставят масово. На практика това може да доведе до технически предизвикателства (функционалност, ресурси, производителност) както и до правни последици или финансови ограничения.

Как работи  имейл архивирането?

Имейл архивирането трябва да се разглежда като безпроблемно разширение на системата за електронна поща, която вече е налице. Администраторът определя политики за архивиране на имейли, като например какви имейли да се архивират, кога се извършва архивирането, дали имейлите трябва да бъдат изтрити от имейл сървъра след като съществува копие в архива и при какви условия имейлите трябва да бъдат изтрити от архива. Архивът позволява ефективно управление на много голям обем от данни и предоставя на всички потребители в една компания бърз и удобен достъп до архивираните имейли.

Предимства на имейл архивирането

1. Правни и икономически предимства

• Съответствие с нормативната уредба и съдействие при сценарии за електронно откриване. Съвременните бизнеси са изправени пред предизвикателството да отговарят на нарастващ брой изисквания за съответствие. Това оказва сериозно въздействие върху управлението на имейлите. Основата за изпълнение на тези изисквания – архивирането на имейли – трябва да бъде неразделна част от всяка бизнес стратегия за управление на имейли. Имейл архивирането може също да помогне при определени сценарии за електронно разследване, напр. чрез предоставяне на специален потребителски достъп на одитор до архива за търсене във всички архивирани пощенски кутии. Също така MailStore Server може да помогне на клиентите да изпълнят задълженията си съгласно Общия регламент за защита на данните на ЕС (GDPR), наред с други, като дефинира сложни политики за съхранение.

• Намаляване на ИТ разходите – Претоварените сървъри, нарастващите разходи за съхранение и сложните процеси за архивиране и възстановяване поставят под огромно напрежение ИТ отделите и техните бюджети. MailStore Server намалява тези разходи. Също така помага за намаляване на финансовите рискове, произтичащи от загуба на данни или правни конфликти.

2. Защита срещу загуба на данни

• Цялостно архивиране чрез използване на функция журналинг. Потребителите могат да изтрият важни имейли случайно или по свое желание, без това да бъде забелязано. Това означава, че вашата компания може да губи важни данни всеки ден. Можете да се уверите, че всички ваши бизнес имейли са архивирани, при условие че сте настроили конфигурацията за архивиране чрез журналинг (т.е. архивиране на всички имейли веднага щом бъдат получени или изпратени).

• Независимост от тежките PST файлове. PST файловете са предразположени към загуба или повреда на данни и оказват огромно влияние върху съхранението и архивирането – те могат да бъдат кошмар при търсене, напр. в сценарии за откриване. С MailStore Server можете да архивирате и да направите бекъп централно на всички PST файлове на компанията.

3. По-ниски изисквания за съхранение

• Намаляване натоварването на имейл сървърите. Имейлите могат да се изтриват от пощенските кутии на имейл сървъра според процес, базиран на правила, след като бъдат архивирани. Това позволява натоварването на имейл сървъра да се поддържа на постоянно ниско ниво.

• Спестяване до 70% пространство за съхранение. MailStore Server използва дедупликация и компресия, за да намали общите изисквания за съхранение с до 70 процента в сравнение с имейл сървъра.

4. Опростено архивиране и възстановяване

• Намаляване на времето за архивиране и възстановяване. Чрез намаляване на натоварването с данни на имейл сървъра, имейлът може да бъде архивиран и възстановен много по-бързо в случай на повреда.

• Възстановяване с едно кликане за всички потребители. Потребителите могат да възстановяват имейли от архива с едно щракване на мишката. Администраторът вече не е нужно да преминава през отнемащия време процес на възстановяването им от архива.

5. Увеличаване на производителността

• Достъп за бързо търсене. MailStore Server предлага бързо пълно текстово търсене на имейли и всички видове прикачени файлове. Достъпът е възможен и чрез оригиналната структура на директориите.

• Високо ниво на приемственост от потребителите. Удобна добавка за Microsoft Outlook позволява на потребителите достъп до техния архив и се интегрира безпроблемно в обичайната им работна среда.

• Премахване на квотите на пощенските кутии. Имейл архивирането елиминира необходимостта от използване на квоти за пощенска кутия като средство за ограничаване на използването на капацитета за съхранение на имейл сървъра.

6. Независимост

• Независимост от имейл сървъри. Критичният проблем при архивиране на имейл сървърите е времето, необходимо за възстановяване на данните, когато сървърите се повредят. По време на този престой, който често може да продължи часове или дни, както компанията, така и служителите вече нямат достъп до критична за бизнеса информация. Когато сървърът за електронна поща не работи или данните са загубени, всички потребители на компанията имат достъп до своите имейли чрез имейл архива. Това дава възможност по-лесно да продължите да управлявате бизнеса си без никакви прекъсвания.

• Независимост от външни доставчици. В много компании имейлите не се съхраняват локално под контрола на компанията, а на външни сървъри онлайн. Това означава, че трябва да разчитате единствено на процесите за резервираност на доставчика и че доставчикът ще бъде наличен и в бъдеще и ще изпълнява задълженията си правилно. Локалното архивиране на имейли предоставя удобна допълнителна резервна мярка.

• Независимост от MailStore. Всички имейли могат да бъдат възстановени от архива в стандартни формати по всяко време. Това гарантира независимост в дългосрочен план, дори и от самия MailStore.

КОМПЮТЪР 2000 е официален дистрибутор на MailStore за България