Внедряването на решение за архивиране на имейл е от стратегическо значение за бизнеса
(снимка: CC0 Public Domain)
Бьорн Мейн, старши продуктов мениджър в софтуерната компания MailStore, обсъжда нарастващото значение на архивирането на електронната поща като част от киберустойчивостта:
Имейлите са един от най-ценните и автентични информационни ресурси на нашето време. На фона на пандемията обемите на имейли нараснаха експоненциално, като дигитализацията и дистанционната работа се превърнаха в основа за непрекъснатостта на бизнеса. Всъщност, според Statista, приблизително 306,4 милиарда имейли са били изпратени и получени всеки ден през 2020г. Тази цифра се очаква да нарасне до над 376,4 милиарда до 2025 г.
Имейлите са съществена част от ежедневния работен процес и комуникация за всяка организация. Те съдържат голямо количество критична информация, като договори, фактури, данни за персонала и поръчки за покупка. Поддържането на критична за бизнеса информация и данни е постоянно достъпно. Загубата на важни данни в рамките на ИТ инфраструктурата ще наруши бизнеса и дори може да застраши репутацията на компания. Ако изгубените данни не бъдат възстановени, самото съществуване на компанията може дори да бъде застрашено – в зависимост от мащаба на загубата.
Има множество причини за загуба на имейл данни, включително: злонамерена дейност в рамките на организацията, невинна грешка или изтриване на имейли от служители, кибератаки, природни бедствия или други неконтролируеми причини като пожар в сградата на компанията, всички от което може да се повредят софтуерните или хардуерните системи. Съществува и риск от външни фактори, като прекъсване на бизнес операциите, причинено от доставчици на облачни услуги – чиито услуги могат да бъдат спрени поради технически проблеми.
За да се справят с тези предизвикателства и да минимизират рисковете, доколкото е възможно, компаниите все повече разчитат на концепцията за киберустойчивост.
Киберустойчивост – цялостна защита на ИТ системи и данни
Киберустойчивостта става все по-важна на фона на нарастващата цифровизация. Компаниите използват термина киберустойчивост, за да обозначат не само мерки и концепции за защита срещу кибератаки, но и управление на непрекъснатостта на бизнеса. В управлението на непрекъснатостта на бизнеса се дефинират стратегии, дейности и процеси, които в случай на извънредна ситуация като кибератака, която преодолява първоначалните защитни мерки на компанията (напр. защитната стена), са предназначени да предотвратят временно или трайно прекъсване на бизнес процесите или спомагат да се даде възможност на бизнес дейностите да се възобновят възможно най-бързо.
Възстановяване след аварии като част от управлението на непрекъснатостта на бизнеса
Важна част от управлението на непрекъснатостта на бизнеса е Disaster Recovery, което се занимава с осигуряването и възстановяването на необходимата техническа инфраструктура, т.е. критичните за бизнеса данни и всички ИТ мрежи и системи. Цялостният бекъп и архивирането на имейл предоставят ценна подкрепа тук.
Резервните копия съхраняват данните на компанията (напр. данните от използваните комуникационни програми или от ERP софтуера) в определен момент от време. Ако данните бъдат загубени, подмножества от данни или цели системи или сървъри могат да бъдат възстановени от архива. Резервните копия обаче отразяват само данните, които са съществували по време на създаването на архива. Промените, направени след създаването на резервното копие, не се записват. Това означава, че резервните копия трябва да се извършват редовно – като се вземат предвид разходите и ползите – така че архивираните данни да останат възможно най-актуални.
Архивиране на имейли за постоянен достъп до вашите съобщения, дори и при повреда не имейл средата
В допълнение към редовното архивиране се препоръчва използването на професионално решение за архивиране на електронна поща. Като се има предвид, че имейлите все още са най-важната комуникационна среда и съдържат много критични за бизнеса документи, важно е да се осигури непрекъснат достъп до имейлите – дори в случай на загуба на данни.
Независимо решение за архивиране на имейли може да спомогне за запазване на критична за бизнеса кореспонденция и да опрости възстановяването на цялостните данни, съхранени безопасно в имейл архив, а останалите данни да останат налични за работни операции, напр. процедури за търсене и възстановяване. Дори след катастрофално събитие, при което имейл сървърът трябва да бъде възстановен от резервно копие и не е наличен, организациите могат да получат достъп до имейл инвентара, без да губят ценно време. В допълнение, решение за архивиране на имейл може да помогне за опростяване на процесите на архивиране и възстановяване в съответствие с имейл сървъра. Например поддържането на нисък обем данни, съхранявани на имейл сървър, означава, че са необходими по-малко време и капацитет за съхранение за процеса на архивиране – така че след катастрофално събитие ще можете да възстановите имейл сървъра от архива обеми по-бързо.
Както решенията за архивиране на имейли, така и за цялостен бекъп, са наложителни за непрекъснатостта на бизнеса, но не се изключват взаимно. Като правило стратегията за цялостен бекъп на компанията служи за защита на данните (в идеалния случай включително бекъп на самия архив на имейл) в средносрочен до краткосрочен план и може да възстанови тази информация, ако е необходимо.
Решение за архивиране на имейл, когато е включено в стратегия за архивиране, позволява на имейлите да се съхраняват в първоначалното им състояние в продължение на много години, лесни за намиране и постоянно налични. Използвайки двете решения заедно, организациите могат да осигурят повишаване на устойчивостта на техните ИТ активи.
Архивиране на електронна поща за съответствие с нормативните изисквания и защита на данните
Една от основните задачи на архивирането на имейли е да помогне на компаниите да спазват регулаторните изисквания. Огромно количество критична за бизнеса информация съществува в ИТ инфраструктурата и част от нея може да съществува единствено в имейли, така че е жизненоважно имейлите да се съхраняват безопасно.
Важно е да се отбележи, че всеки индустриален сектор и всички държави по целия свят имат специфични стандарти и разпоредби за съответствие. Силно регулираните сектори като здравният, финансовият и правителственият имат особено строги разпоредби за съответствие и трябва да съхраняват повечето данни в оригиналния им формат в продължение на много години. Много фирми обаче не са наясно с важността на архивирането на своите имейли и нямат въведена стратегия за управление на имейлите.
Неспазването на разпоредбите и изискванията за съответствие, които засягат бизнес имейла, може да има тежки последици и да доведе до глоби и други санкции. При определени обстоятелства може дори да доведе до съдебни спорове по гражданското право, където субектите на данни защитават правата си съгласно Общия регламент за защита на данните на ЕС (GDPR). Това може да бъде избегнато с помощта на професионално решение за архивиране на имейли, което е одитирано и сертифицирано за спазване на правата за данни на субекта съгласно GDPR по отношение на съхраняването на имейл данни.
Използване на съществуващи инструменти за сътрудничество
Решенията за архивиране гарантират, че всички имейли, включително всички прикачени файлове, се запазват напълно по защитен от подправяне начин, така че да са винаги достъпни.
Много организации, които изберат базирани на облак интегрирани инструменти за дигитално сътрудничество и пакети за производителност – като Google Workspace или Microsoft 365 – може да не видят необходимостта от допълнителни решения.
Въпреки това Google Vault (родният инструмент за управление на данни на Google Workspace) може да не успее да изпълни изискванията за съответствие на професионална система за архивиране на имейли, в зависимост от бизнес нуждите за професионално управление на имейли. Внедряването на независимо решение за архивиране на трета страна, съчетано с Google Workspace, следователно е от решаващо значение за оползотворяване на основните функции на инструмента за сътрудничество – като се гарантира, че имейлите са защитени и че могат да бъдат безопасно възстановени, когато и където е необходимо.
Внедряването на решение за архивиране на имейл е от огромно стратегическо значение. Професионалният имейл архив има важен принос за киберустойчивостта на компанията, в която той е решаващ компонент от управлението на непрекъснатостта на бизнеса чрез подпомагане на възстановяване след бедствие. В допълнение, архивирането на имейли поддържа спазването на правните изисквания по отношение на запазването на критична за бизнеса информация и трябва само поради тази причина да бъде част от всяко управление на информацията и корпоративна стратегия.
КОМПЮТЪР 2000 е официален дистрибутор на MailStore за България