Kyocera Cloud Information Manager решава основните предизвикателства в управлението на документи (снимка: Kyocera)
Kyocera Document Solutions представя Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) – облачно решение за дигитализиране, организиране и управление на бизнес документи, което позволява по-ефективна работа в хибридна и дистанционна среда.
Днес компаниите се изправят пред сериозни предизвикателства, свързани със сигурността на информацията, управлението на документооборота и ефективното сътрудничество между екипите. Kyocera Cloud Information Manager е създаден, за да отговори на тези предизвикателства, като предложи на бизнеса сигурно, достъпно и организирано пространство за документи.
Основни предизвикателства в управлението на документи
📌 Разпръсната и неструктурирана информация
- Файловете често се съхраняват в различни локации, което затруднява достъпа и забавя работния процес;
- Различни версии на един и същ документ водят до объркване и грешки в комуникацията.
📌 Загуба на време и ниска продуктивност
- Търсенето на документи в неорганизирана система отнема време, което може да бъде инвестирано в по-важни задачи;
- Липсата на централно управление води до дублиране на файлове и неефективност.
📌 Сигурност на данните и регулаторни изисквания
- Опасност от неоторизиран достъп, изтичане на данни и киберзаплахи;
- Неспазването на законовите изисквания за защита на личните данни може да доведе до санкции.
📌 Разходи за физически архиви
- Съхраняването на големи количества хартия отнема ценно офис пространство и води до допълнителни разходи.
(графика: Kyocera)
Как Kyocera Cloud Information Manager решава тези проблеми?
✅ Централизирано управление на документи
- Всички файлове се съхраняват в единна и сигурна облачна платформа, достъпна от всяко устройство;
- Лесно индексиране и търсене по ключови думи, което значително намалява времето за откриване на нужната информация.
✅ Оптимизиране на работния процес
- Интуитивен работен поток, който позволява автоматизация на процесите и намаляване на ръчната обработка на документи;
- Съвместна работа върху файлове – споделяне, коментиране и редактиране в реално време.
✅ Сигурност и контрол на достъпа
- Гъвкава система за потребителски права – задаване на нива на достъп, за да се гарантира, че само оторизирани служители могат да виждат или редактират документи;
- Пълна проследяемост – запис на всички действия върху файловете, за да се гарантира прозрачност и отчетност.
✅ Интеграция с облачни платформи
- KCIM поддържа връзка с популярни облачни услуги като Google Drive, OneDrive и Box, което позволява лесно архивиране и споделяне на документи.
✅ Редуциране на разходите и екологична устойчивост
- Намаляване на разходите за печат и физическо съхранение на документи;
- Подкрепа на устойчивото развитие чрез дигитализация и намаляване на въглеродния отпечатък.
(графика: Kyocera)
Приложения на KCIM в различни индустрии
🔹 Финансов сектор – Управление на клиентски досиета, автоматизиране на обработката на фактури и договори;
🔹 Здравеопазване – Сигурно съхранение и споделяне на медицински досиета при стриктно спазване на законовите регулации;
🔹 Образование – Оптимизиране на административната документация и дигитализиране на учебни материали;
🔹 Производство и логистика – Автоматизация на складовата документация и управление на процесите по веригата на доставки.
(графика: Kyocera)
Контракс – партньор на бизнеса за внедряване на Kyocera Cloud Information Manager
Като официален дистрибутор на Kyocera за България, Контракс предоставя комплексни решения за управление на документи и дигитализация.
📌 Искате да изпробвате KCIM?
Контракс предлага демонстрации и консултации, за да помогне на бизнеса да направи плавен преход към цифрово управление на информацията.
💡 Свържете се с Контракс и започнете дигиталната трансформация на вашата компания още днес!
📍 За повече информация:
🔗 www.kontrax.bg
🔗 www.kyoceradocumentsolutions.eu
съдържание от Контракс