Печатните процеси са една от областите със сериозен потенциал по отношение на снижаването на разходи, според последния доклад на агенцията за проучвания Quocirca и Xerox. Докладът, озаглавен „21st Century Enterprise Print Services”, твърди, че контролирането на печатните разходи на всички нива в компанията, а не само на тези в офиса, е сред все още неизползваните възможности за спестяване на средства и повишаване на ефективността.
Подчертава се фактът, че въпреки внушителното развитие на електронната комуникация, печатните документи са все така широко използвани в бизнеса. Така или иначе, малко са компаниите, които имат добър поглед върху цялостните разходи по печата, най-вече заради фрагментирания подход при управлението на печатните процеси в офиса и извън него.
“Проучванията ни сочат, че само около 15 процента от големите компании понастоящем ползват системи за управление на печатните процеси с цел съкращаване на разходите, като повечето от тях не съумяват да контролират разходите за печат на всички нива в организацията – в офиса, печатните бази и т.н.", коментира Луела Фернандес, анализатор в Quocirca. “Това е сериозен и излишен разход, но съществува възможност за лесното му снижаване за компании с пълна прозрачност на печатните операции".
За да се възползват максимално от предлаганите възможности за управление на печатните услуги, при гарантирана оперативна ефективност и защита на документацията, Quocirca предлага на заинтересованите организации следните изпитани решения:
Уверете се, че сте попаднали на опитен доставчик: изберете компания с опит в управлението на печатни услуги както за офиса, така и за печатните бази извън него, а също и за външни изпълнители. Важно е доставчикът с готовност да посреща променливата бизнес динамика и да предоставя професионални услуги в глобален мащаб, включително пълно технологично покритие и местна експертиза за улесняване на транзакциите на корпоративно ниво.
Направете детайлна оценка: не спирайте до анализа на обемите документация за печат, а проучете какви са типовете документи, които се разпечатват, при какви работни ситуации и от кого. Това ще ви гарантира ефективността на трансформациите в печатната инфраструктура и постигането на заложените нива на съкращаване на разходите.
Не мислете просто за разходите по разпечатване на една страница: една цялостна стратегия за печатните процеси в компанията не може да си позволи да се занимава единствено с въпросите за разходите по набавянето на устройствата или за разпечатване на една страница. Спрете се на гъвкава и устойчива стратегия, която предлага регулярно спестяване на разходите чрез стандартизирана технологична платформа и оптимизиране на бизнес процесите.
“Този доклад подчертава неизползваните възможности за съкращаване на разходите,” заяви Шон Пантлинг, директор и генерален мениджър на Xerox Global Services за Европа. „Твърде често печатните процеси се управляват на парче от различни заинтересовани страни, с отделни бюджети. Цялостният подход при управлението им дава възможност на компаниите да очакват реално снижаване на разходите, по-ефективна работа и гарантирана защита на документацията”, допълни Пантлинг.
Xerox предлага система за обвързване на офисната среда с вътрешнофирмена печатна база. Програмата Enterprise Print Services (EPS) на увеличава възможностите за спестявания, като прави печата по-ефективен, както в печатния център, така и във виртуалния офис.