Повечето компании никога на са обмисляли въздействието, което може да има един непроследим имейл върху организацията или индивидуалната кариера на отделния служител. С толкова много информация, която се съдържа в имейла, не е учудващо, че частните компании и държавните ведомства настояват всички имейли да бъдат запазвани поради законосъобразни причини и изисквания за съгласуваност. И не е само това, а подходящото настройване на електронната поща разрешава значителни проблеми за системните администратори.
Направено от GFI проучване показва, че само около 51% от малките и средни фирми не архивират корпоративната си електронна поща, като 33% използват техния имейл клиент и PST файлове, за да съхраняват електронната си кореспонденция. Този подход към архивирането на електронната поща създава огромни проблеми за администраторите, които трябва да търсят имейли сред PST файловете на индивидуални работни станции, а ненадеждността на PST файловете може да се окаже сериозна законова спънка.
Задачата по управлението на електронната поща често се разделя между системния администратор и крайния потребител, въпреки че да се разчита на крайния потребител да архивира корпоративната електронна поща, най-малкото е рисковано.
Оптималното решение, което дава на администраторите пълен контрол над управлението на корпоративната електронна поща, като в същото време позволява на потребителите да запазват и да имат достъп до изтрити стари имейли, е да се използва архивиране на електронна поща.
Има множество архивиращи технологии, използвани днес, като решенията, които се интегрират с Microsoft Exchange Server и клиента Outlook, в повечето случаи използват междинни файлове при архивиране на електронните писма. Според публикация на Microsoft от август 2008 г., използването на междинни файлове обаче не избягва проблемите, които технологията би трябвало да предотврати.
Използването на междинни файлове може да отговори на нуждите от архивиране на електронна поща, но също така създава хиляди малки междинни файлове със съобщения, които засягат както възможностите за съхранение на информацията на Exchange, така и цялостната му производителност.
Използването на характеристиката за водене на отчет (journal) на Exchange не само елиминира нуждата от междинни файлове, но също така подобрява производителността. GFI наскоро публикува документ с насоки, които изследват тези два типа технология за архивиране и обясняват защо ИТ администраторите би трябвало да спрат да използват междинни файлове, за да архивират електронната поща.
"С времето, архивиращото решение, което работи на стотици пощенски кутии, ще създаде хиляди малки съобщения. Всеки от тези междинни файлове със съобщения може да бъде между 2 и 15 килобайта и въпреки това количеството да понижава производителността, понеже броят на файловете има основно влияние върху производителността на Exchange, а общият размер не е от такова значение”, заявяват от GFI в публикацията.
Източник: Бизнес Софтуер Дистрибутор