Няколко ведомства от публичната администрация използват платформата Lotus Notes за организация на документооборота. Системата се внедрява лесно, предлага общ потребителски интерфейс и възможност за развитие.
На базата на Lotus Notes е изградена системата в Държавен фонд земеделие, където фирма IBS България печели обявената обществена поръчка.
Първоначално се е изисквало изграждане на три отделни системи, без интеграция помежду им, обясни Емилия Стойчева, мениджър на проекта от страна на IBS, по време на Lotus форум миналата седмица в София.
В процеса на работа по проекта се стига до идеята системите да бъдат интегрирани, като в резултат е изградена единна организационна структура. Данните се въвеждат веднъж, но се ползват от трите системи, което улеснява значително генерирането на различни справки.
Изградените системи са "Складово стопанство с дълготрайни и малотрайни активи", "Управление на автомобилното стопанство" и "Контрол на разходите за мобилни телефони".
Пилотен проект на база Lotus Notes е реализиран от IBS и в Община Варна. Системата за финансово управление и контрол автоматизира обработката на над 1800 годишни договори, свързани с десетки хиляди документи, поясни Весела Стоянова, специалист по бизнес анализ в IBS.
Изпълнението на проекта е било значително улеснено от подробно описаната процедура, касаеща двата основни типа документи – заявки за поемане на задължение и искания за извършване на разход, добави Диана Пенкова, н-к отдел Вътрешен контрол в Община Варна.
Вече действащата Lotus система показва актуалното състояние по всеки договор, както и йерархичната структура на договорите.
“Един кашон хартиена информация сега е събран в една страница с линкове към съответните документи”, каза Пенкова. При забавяне в движението на някой от документите, се генерира съобщениe към ръководството на общината.