„Когато управлението на корпоративните разходи се реализира правилно чрез технологии, то се превръща във фактор за растеж, а не в бариера за ефективността”, казва Христо Борисов, главен изпълнителен директор на Payhawk (снимка: Payhawk)
Ефективната култура на управление на корпоративните разходи е от ключово значение за стимулиране растежа на бизнеса. 61% от финансовите директори подчертават нейното значение, но малцина са постигнали правилния баланс между контрол и автономия за служителите, разкри ново проучване на Payhawk, проведено от независимата изследователска компания Coleman Parkes сред 1000 финансови лидери в големи организации в България, Обединеното кралство, Франция, Германия, Нидерландия и Испания.
Проучването хвърля светлина върху нарастващата пропаст между теория и практика, когато става въпрос за създаване на ефективна култура за управление на разходите. Докато 41% от компаниите активно дефинират своята култура за управление на разходите – ясен индикатор за нейното стратегическо значение – само 31% споделят, че имат официално наложена такава политика. Това подчертава разминаването между автономността, която компаниите искат да дадат на служителите си, и контрола, който трябва да упражняват.
Финансовите директори посочват опасенията за измами (51%) и проблемите с доверието (44%) като пречки пред прилагането на ефективни рамки. Резултатите от проучването подчертават необходимостта от стабилен подход за управление на разходите, който дава възможност за автономност на екипите, без да се прави компромис със сигурността.
Културата на управление на фирмените разходи включва набор от нагласи, поведения и практики, които оформят начина, по който организацията подхожда към разходите. На практика това може да изглежда като проява на гъвкавост в определени рамки.
Например, някои компании дават възможност на служителите да използват корпоративни карти в рамките на определени бюджети и лимити. Това е модел, следван от 28% от анкетираните, насърчавайки автономността, като същевременно се запазва общият поглед върху разходите. Други налагат ясни ограничения с малки изключения. Този подход е използван от 18% от организациите и отразява култура на силен контрол над разходите.
Въпреки че 85% от финансовите лидери разбират значението на управлението на разходите, сериозно мнозинство от тях все още нямат ясни политики, които да ръководят вземането на финансови решения. Финансовите директори посочват няколко допълнителни бариери пред определянето и прилагането на правила за управление на разходите в техните организации, включително:
- Липса на подходящи инструменти за поддържане на видимост в реално време и контрол върху разходите.
- Неефективни работни процеси за одобрение, водещи до забавяния и неточности в данните.
- Съпротива срещу промени в организационните структури.
Само 4% от финансовите директори нямат планове да развиват култура на управление на корпоративните разходи в близко бъдеще. 31% имат определена рамка, 41% са в процес на установяване на такава, а 25% възнамеряват да се фокусират върху това през следващите 12 месеца. Сред тези, които вече са установили политики, 49% съобщават за подобрен финансов контрол, както и за подобряване на печалбата (41%) и увеличаване на отчетността (38%).
Много финансови директори се обръщат за помощ към технологиите. Така например, те разчитат на цялостни решения за управление на разходите, за да получават информация в реално време, да спестяват време с автоматизирани процеси на одобрение и да подобряват видимостта и отчетността в екипите, за да дадат на служителите автономност и да изградят доверие, като същевременно намалят риска от измами.
Чрез използване на усъвършенствани инструменти, заедно с добре дефинирани политики за управление на корпоративните разходи, компаниите могат да преодолеят оперативните пропуски, да отключат финансов потенциал, да спестят време и да стимулират устойчив, дългосрочен растеж.
„Предизвикателството не е просто да се дефинират политики за управление на разходите на теория. По-трудно всъщност е да се приложат на практика чрез автоматизация и контрол в реално време”, каза Христо Борисов, главен изпълнителен директор на Payhawk. „Когато управлението на корпоративните разходи се реализира правилно чрез технологии, то се превръща във фактор за растеж, а не в бариера за ефективността”.