Икономическата обстановка насочи вниманието към печата и управлението на документи като „последната неуправлявана територия” в рамките на оптимизирането на ИТ инфраструктурата. Сега, повече от всякога, компаниите се насочват към управление на печатни услуги (Managed Print Services – MPS), за да спестят пари и да ускорят ръста на бизнеса си.
Изнасянето на печатни услуги към външен доставчик помага на компании от всякакъв мащаб да управляват по-добре процесите на печат, обмен и обновяване на документи в рамките на техния бизнес. MPS обединява многобройните печатни бюджети и крайни устройства като принтери, копири, факс машини и комбинирани устройства под управлението на един единствен доставчик.
Същността е в това, че управлението на печатни услуги има най-различни проявления и клиентът получава такова решение, което има смисъл за него – адаптирана стратегия за управление на печатни услуги, която носи стойност в няколко ясно определени и измерими области.
Управлението на печатни услуги създава огромни възможности за доставчиците, но успехът за клиентите в такива проекти идва от ефективното изпълнение, не от напредничави обещания. Как да разберете дали вашият бизнес има нужда от управление на печатни услуги? Задайте си следните въпроси:
Дали това усилие наистина ще донесе определена финансова възвръщаемост на инвестицията? Gartner казва, “Да”. Според техни проучвания, предприятията могат да спестят до 30 процента от печатни услуги с избирането на правилния партньор. Компании като KeyCorp спестяват над 6 милиона долара оперативни разходи; Dow Chemical намалиха разходите си, свързани с печат, с над 20 милиона долара за пет години. Многобройни примери от практиката дават подобни резултати в области като финансови услуги, промишленост, аеронавтика, търговия с потребителски стоки, здравеопазване, застраховане и държавни институции.
Печелите ли от настоящите си инвестиции? Анализирайте дали е ефективен процесът по взимане на решения в компанията ви относно закупуването на настоящото ви печатно оборудване, което обхваща „снаряжението” от копири, принтери и други устройства от различни производители. Все още ли тези устройства постигат желаните резултати? Може ли да се иска повече, като например сканиране и съхраняване на изображения, с цел лесен достъп до документи? Всеки опитен партньор, който предлага управление на печатни услуги, ще обхване технически цялото ви оборудване и ще ви помогне да преобразувате бизнес процесите, свързани с документи.
Могат ли вашите технологии да подържат бързия темп на бизнес развитие? Успоредно с процеса на промяна и развитие на един бизнес трябва да тече и осъвременяване на технологичните решения. Ако настоящата технология не отговаря на изискванията на новите служители и повишената употреба, това просто е загуба на финансов и човешки ресурс. Или, ако настоящата ви стратегия не предлага гъвкавост при разширяването и свиването на екипа ви, вие трябва да извършите подобрения.
Докато икономическата ситуация дава знаци, че трябва да разчитате на технологичните си активи за по-дълъг период от време, управлението на печатни услуги ще продължава да съкращава разходите ви, комбинирайки правилните технологии със софтуер, услуги и доказани практики, така че вашият бизнес да успява да функционира успешно, да отстранява времеемките задачи, да ускорява достъпа до критична информация и да съкращава оперативните разходи.
Вашата печатна инфраструктура поддържа ли други цели на компанията ви? Внедряването на MPS засяга не само цели, свързани с разходи и производителност, но също така може да предложи и дългосрочни ползи. Например, чрез намаляване на броя на крайните устройства от 10 000 на 3 500, KeyCorp се концентрирала в корпоративния си ангажимент да намали потреблението на хартия, да намали потреблението на електроенергия и да съкрати няколко тона отпадъци. Как? Чрез стратегическо рационализиране на съотношението от крайни устройства спрямо броя на служителите, компанията намалила емисиите въглероден двуокис и парникови газове. Отстраняването на ненужните крайни устройства също спомага за спестяването на значително количество чиста вода и дървета в процеса на производство на хартия.
Прекъсванията на работния процес водят ли до непредвидени разходи за вашата компания? Едно от основните предизвикателства при управлението на печатни разходи е определянето къде какво се харчи. Когато хората от ИТ отдела ви постоянно поправят хардуер, докато служителите не могат да печатат ефективно, сканират или работят с документи, всички отдели страдат. Печатните разходи често се заравят в бюджетите на различни отдели и обичайно всеки служител има персонализиран работен процес, който може да не е оптимален за намаляване на цялостните печатни разходи.
Доставчици, които използват Lean Six sigma или други доказани методологии, отключват потенциала за намаляване на разходи за управление на документи чрез отстраняване на грешките и ненужните стъпки. Чрез използване на интелигентни мрежови инструменти за наблюдение на всички устройства, проактивното управление на печатните процеси ще допринесе за избягването на ненужни прекъсвания.
Има ли по-важни от печата неща, върху които трябва да се съсредоточите? Повечето бизнеси нямат вътрешни познания за управление на печат, за управление на местни, национални и дори глобални печатни решения без външна помощ. Партньорът, управляващ печатните процеси, притежава експертизата да управлява, надгражда и подобрява милиони устройства, като предоставя възможност на служителите да бъдат продуктивни. С оценяването на обемите от електронни и печатни документи, свързаните с тях работни процеси и технологии, които го обезпечават, доставчикът на печатни услуги разработва план за постигане на правилната формула съгласно съществуващите работни навици на служителите и дневния работен обем, така че служителите да се съсредоточат върху задачи, носещи приходи, а не въпроси свързани с печата.
Докато управлението на печатни услуги не е ново решение, то продължава да бъде пренебрегвана възможност за спестяване на разходи от компаниите. А за тези, които вече са открили тези ползи, има още новости. Компаниите искат да се обновяват и да предоставят на служителите начини за по-ефективна работа – да печелят нов бизнес, да предлагат продукти на пазара, да обработват фактури и да комуникират по-ефективно с клиенти. Правилно приложена стратегия за управление на печатни услуги води до тези и други резултати, създавайки дигитална платформа, която се интегрира в цялостната им ИТ стратегия.