Предимство на малкия бизнес пред корпорациите е умението му да се приспособява веднага към промените. Но не всеки малък бизнес може да си позволи да инвестира в ИТ инфраструктура и след това да я поддържа, за да разчита на гъвкавост. Ето тук идват на помощ софтуерните услуги по заявка, познати като SaaS (Software as a Service).
"Xythos On Demand" е една такава услуга за управление на документи от компанията Xythos Software. Тя позволява на собствениците на малък бизнес и техните служители да организират, защитят и споделят документи през уеб, по всяко време и от всяко място.
Големите компании обикновено използват софтуер, инсталиран на собствени сървъри. Xythos обаче осъзнава, че на пазара има място и за хоствани услуги за малкия бизнес. Моделът на услугата по заявка помага на малките компании да избегнат голямото предизвикателство: да купуват, инсталират и разгръщат сложни системи.
Услуги от рода на "Xythos On Demand" предоставят всички предимства на управлявания сървър, като спестяват разходите и трудностите по поддържането на такъв. Xythos е разработила своята технология, правейки системи за управление на документи за американското правителство, за големи университети и корпорации. От компанията казват, че в момента над 2.5 милиона потребители използват нейните услуги.
Потребителят на SaaS услугата се нуждае единствено от компютър с интернет връзка и стандартен браузър, не и от сървър или специален софтуер. Xythos съхранява и защитава всички документи и файлове на клиентите в своя оперативен център. Достъпът до файловете е през интернет.
Услугата доставя три основни възможности: управление на документите и колаборация, достъп през уеб и защитен бекъп на данните. Услугата е проектирана така, че позволява споделяне на файлове както между служителите на компаниите, така и между тях и клиентите.
Потребителите могат да създават групи, на които да дадат достъп до определени папки или файлове в системата. Могат също да проследяват промените, да контролират проектите и да дават на определени лица временно разрешение за редактиране.
Вместо да изпращат на клиентите си поверителна информация или прикачени към имейлите огромни файлове, потребителите на услугата просто изпращат имейл с криптиран линк, на който получателят трябва да кликне, за да види документа.
Резервирането на данните поддържа "drag and drop" функционалност, чрез която се преместват критични данни в системата и това става през уеб интерфейс.
Цените на услугата зависят от броя на потребителите, които я използват, от ангажираното пространство за съхранение на данни и от обема на трафика. Един индивидуален акаунт с пространство за данни 1GB и месечен трафик 5GB струва 4.95$ (на месец), като при промяна на параметрите може да достигне до $199.95. Xythos предлага също така и групови планове, чиито цени варират от $39.95 до $499.95 месечно.