Печатните документи остават ключови за по-голямата част от компаниите и това едва ли ще се промени скоро (снимка: Brother)
Малките и средни предприятия често нямат резерви, за да преживеят трудни икономически времена, така че за тях е „критично важно да прилагат технологиите интелигентно и да се фокусират върху ефективността, спестяванията на разходи, производителността и автоматизацията – и бързо да се настроят към днешните икономически бури”, казват анализаторите от IDC.
Често МСП използват по-малко облачни услуги и са по-зависими от физически информационни технологии, включително принтери, което ги прави уязвими при недостиг в доставките. Как бизнесът може да бъде по-рентабилен, когато става въпрос за печат, копиране и сканиране? Ето препоръките на японския производител на печатащи устройства Brother:
Време е да анализирате разходите си за печат
Няма съмнение, че печатните документи остават ключови за по-голямата част от компаниите и това едва ли ще се промени скоро. Но това не означава, че не трябва да се съмнявате дали вашите настоящи устройства за печат, сканиране и копиране работят възможно най-рентабилно и ефикасно за отделни потребители и организацията като цяло.
Поглеждайки отвъд първоначалните разходи за инфраструктура, важно е да разберете пълното въздействие на отпечатването на документ по отношение на консумативите – като мастило или тонер. Това знание може да се използва за насочване на потребителите към по-рентабилно поведение, като, например, употребата на двустранен печат или използване на настройка за чернова.
Това повдига въпроса дали вашият хардуер е толкова ефективен, колкото би могъл да бъде. Brother обръща внимание, че по-старите устройства може да не ви дават информацията, от която се нуждаете, за да планирате и управлявате ефективно, и може да не предоставят на потребителите ви всички функции, докато ресурсите – захранване, консумативи – се прахосват за малко полезни резултати.
Така че може би има смисъл да замените неефективни, трудни за интегриране устройства с модерни, рентабилни, лесни за интегриране принтери и скенери, които дават на потребителите всички функции, от които се нуждаят.
От данни към стратегия
Това означава, че можете да предприемете по-стратегически подход към управлението на разходите и ефективността, независимо дали това е преместване на устройства, за да се осигури по-ефективното им използване, автоматизиране на поръчката на консумативи или подчертаване на разточителни дейности, като прекомерна употреба на цветни мастила или висококачествен печат.
В идеалния случай ще можете да наблюдавате състоянието на вашето оборудване, така че работата по коригирането или оптимизирането да може да се предвиди и планира. Така ще се предотвратят по-сериозни проблеми в бъдеще и ще си гарантирате, че вашите печатащи устройства винаги работят оптимално.
Всъщност е напълно възможно да се възползвате от наемането на печатащо оборудване, вместо то да бъде ваша собственост. От Brother подчертават, че един специализиран партньор ще може да направи оценка на текущото ви оборудване и да предложи подобрения, както и да ви консултира по отношение на най-подходящия комплект. Освен това ще ви напътства как да подобрите работните процеси за управление на документи във вашата организация.
Още едно преимущество е, че специализираните партньори имат опит в извършването на надстройки, оптимизации и ремонти, така че вашият екип да може да се съсредоточи върху по-важни дейности. В допълнение те разполагат с по-задълбочени познания по специфични въпроси като сигурност или автоматизация на бизнес процеси и как вашите печатни операции могат да се впишат в по-широка дигитална трансформация и мерки за продуктивност.
В крайна сметка наемането на оборудване отваря възможността вашите разходи за печат и сканиране да се превърнат в предвидим оперативен, а не капиталов разход. Което ще бъде по-прозрачно и по-добре за вашите финансови партньори.
Повечето фирми ще се сблъскат с икономически препятствия през следващите месеци. Но ако действате в съответствие със стратегията си за печат сега, това може да даде повече сигурност поне в един аспект от вашия бизнес, подчертават експертите на Brother.