За отделите, където постоянно се обработва поверителна информация, е необходимо по-високо ниво на защита на разпечатките (снимка: Brother)
Компаниите обикновено разбират колко важна е сигурността на данните и имат ИТ стратегия как да предпазят поверителната информация. Често обаче разпечатките могат да бъдат пренебрегнати.
Сървърите предлагат място за съхранение с контролиран достъп. Компютрите, лаптопите и таблетите са криптирани с пароли. Отделни файлове или бази данни също могат да имат допълнителна защита. Но какво се случва, когато поверителната информация трябва да бъде принтирана?
Щом веднъж сте получили достъп до конфиденциални документи, те често са изпращани като заявка за разпечатка към принтера, който не е така осигурен, както останалата част от ИТ мрежа. Точно там те биха могли потенциално да бъдат „прихванати”.
Има няколко простички решения, с които да предотвратим попадането на информация в грешните ръце. Японската компания Brother споделя 4 съвета, които ще помогнат на потребителите да повишат сигурността при разпечатването на документи:
Проследяване на печата
Първата стъпка към подобряване на сигурността на разпечатките е да определите потенциалните рискове за вашите данни. За да го направите, е необходимо да знаете кой, какво и кога принтира. Можете да го постигнете чрез инструмент за управление на печата.
Това е опростен софтуер за управление, който ви дава по-голям контрол, като ви помага да следите потреблението и разходите. От него можете да изготвяте отчети. А това означава, че ще имате проследяемост – от съществено значение в случай на пробив в сигурността, тъй като можете бързо да идентифицирате какви данни са отпечатани или обработени.
Разрешение за ползване само от оторизирани лица
Колко от нас са изпращали документ за разпечатка, продължавали са към друга задача и са забравяли да приберат разпечатания лист от принтера? Не е невъзможно да се случи.
Пресметнато е, че обикновеният служител оставя на принтера около 600 листа хартия годишно. Ако този документ съдържа поверителна информация, данните могат да попаднат у неподходящ човек.
Brother съветва служителите да използват PIN или Near Field Communication (NFC) карта за автентификация, за да отключат принтера. Така ще се ограничи рискът да бъде прихваната чувствителна информация и ще се намали преразходът при принтиране. Това е особено полезно за отдели като Човешки ресурси, Правен отдел или Финансов отдел, които боравят с много поверителни документи.
При някои принтери има опция за заключване на всички функции за печат, докато не се впише оторизиран служител (снимка: Brother)
Заключване на ресурсите
За отделите, където постоянно се обработва поверителна информация, може да се постави дори по-високо ниво на защита на разпечатките.
При някои принтери има опция за заключване на всички функции за печат, докато не се впише оторизиран служител. Могат да се поставят и специфични времеви ограничения за събиране на документите, като след определения период от време принтерът изтрива данните.
Те могат да бъдат настроени в зависимост от нуждите на потребителите, без значение дали става въпрос за часове или дни. При някои устройства може да се използва и Active Directory на Microsoft или LDAP сървър за автентификация, за да се управлява достъпът до конкретния принтер.
Сигурност при сканиране
Мерките за сигурност не бива да се ограничават единствено до разпечатаните документи. Можете да защитите и сканираната информация като PDF файл с въвеждане на PIN парола или като използвате протокол за защитен трансфер на файлове (SFTP). Сканирането през SFTP гарантира, че всички качени документи са 100% защитени.
Това позволява на потребителя да изпрати сканирани данни до себе си или до клиент, както обикновено, но е добавено допълнително ниво на криптиране. По този начин, дори и някой от сканираните документи да бъде засечен, информацията все още е сигурна и защитена.
„Сигурността на данните е на фокус в ИТ индустрията вече години наред. При работа с физически документи, обаче, постигането на защита от неоторизиран достъп е истинско предизвикателство. Затова Brother разви и предлага тези решения за сигурност на печатната информация, които ще помогнат за реализиране на цялостната стратегия за сигурност на компаниите”, коментира Ива Тотева, мениджър „Продажби и маркетинг” в Brother България.