Голяма част от малките фирми не се нуждаят от всички функции на Microsoft Office или пък не могат да си позволят да плащат лицензни такси. Пред тях има няколко алтернативи, като две от най-популярните са OpenOffice.org и Google Docs. Кой от двата пакета е по-подходящ за едни или други цели?
Платформена съвместимост
Добрата новина е, че и двата пакета могат да работят на съществуващите платформи на потребителите. Уеб базираният Google Docs е съвместим с всеки съвременен браузър, а офлайн пакетът OpenOffice.org работи под Windows, Mac OS X, Linux и други операционни системи.
Docs има предимство по отношение на мобилността, тъй като е достъпен от всеки свързан към интернет компютър, както и от много портативни устройства. OpenOffice е предназначен основно за използване с персонални компютри, и то в офлайн режим.
От друга страна, зависимостта от интернет при работа с Docs крие известни рискове за бизнеса. Макар и не често, случва се връзката да отпадне, което лишава потребителите от достъп до приложенията и документите. При работа с OO.org подобен проблем не съществува.
Наскоро Google добави поддръжка на технологията Gears, която позволява на потребителите да работят с Docs и Gmail в офлайн режим. Все още не е напълно ясно доколко функционална ще бъде тази характеристика.
Обновления и развитие
Когато се обвързват с един от двата пакета, за потребителите е важно да знаят какви са плановете за неговото бъдещо развитие. Малко вероятно е Docs или OO.org да бъдат изоставени от своите създатели.
Google е в отлично здраве и инвестира мощно в своя проект. Но компанията разработва Docs по малко по-различен начин, в сравнение с традиционните софтуерни компании. И оттук идват предимства и недостатъци за малкия бизнес, избрал решението на Google.
От една страна, Google Docs почти не изисква поддръжка от ИТ персонал. Отваряте уеб браузъра и пускате последната версия на Docs, без да се грижите за обновления и пачове за сигурността.
Обратната страна на монетата е, че обновленията са извън обсега на потребителите. Това е добре, когато става дума за нови функции като Google Gears, например, но не и когато компанията отнема функционалност в своя продукт.
За щастие на потребителите на OpenOffice.org, те имат пълен контрол върху обновленията. Могат да тестват ъпдейтите, преди да ги инсталират, и ако някой от тях премахва важна характеристика, имат възможност да задържат обновяването.
Като отворен проект, OpenOffice.org е много по-прозрачен от Google по отношение на “пътната карта”. Потребителите имат яснота за развитието, за очакваните промении за това на кои характеристики ще бъде даден приоритет.
Поддръжка
И OpenOffice.org, и Google Docs са безплатни за придобиване. Компаниите могат да активират Apps без да плащат, или срещу 50 долара на потребител за премиум услуга. Неудобството е, че не могат да смесват платени и безплатни услуги.
При OpenOffice.org също има платени опции. Така например, Novell предлага поддръжка на пакета за Windows и Linux. Корпоративното издание на Open Office от Oracle за минимум 100 лиценза струва $90 на потребител и $19.80 за едногодишна поддръжка. Персоналното издание с цена $50 не включва поддръжка.
Характеристики
Google Docs е наистина добро решение за създаване на опростени документи и импортиране на такива от Microsoft Office формати, без сложно форматиране и формули (в екселските файлове). Но Docs не предлага развитата функционалност на OpenOffice.org. Все още уеб базираното Google решениe не могат да заместят напълно офисните десктоп приложения.
Така например, поддръжката на макроси и импортиране на Excel документи в Docs не е на нивото на OpenOffice.org. Приложението за презентации също не е пълнофункционално, както Impress на OO.org. Характеристиките на Writer (текстовият редактор на OpenOffice) превъзхождат значително Google Docs.
Ако искате да създавате сложни документи, съпоставими с тези от Microsoft Office, или ако импортирате голям обем документи от MS Office, решението е OpenOffice.org. В случай обаче, че се нуждаете от опростени документи, базови електронни таблици, то Google Docs ще свърши работа.
Docs има едно сериозно предимство спрямо OpenOffice.org – дава възможност за лесна и ефективна съвместна работа по документи. OpenOffice.org, от своя страна, има относително добър контрол над редакциите на документа в Writer, но не и в Calc и Impress, т.е. няма възможност за ефективна колаборация при работа с електронни таблици и презентации.
Данните
Като облачна услуга, Docs хоства данните на своите потребители в сървърите на Google. Няма добър начин за бекъп на документите, така че при евентуален срив на Google, потребителите са изложени на риск.
Освен това, при този тип услуга бизнесът изнася конфиденциални данни към трета страна, в случая Google. Макар и доставчикът да борави с документите по автоматизиран начин, съществува потенциален риск за кражба на данни. Ако услугата бъде компрометирана в някоя точка, това би довело до изтичане на данни.
При работа с OpenOffice защитата на данните е напълно под контрола на самите потребители.
И така, кой от двата пакета е по-подходящ? В близка перспектива, докато Google не предложи по-голям контрол над данните и по-добри офлайн инструменти, малкият бизнес ще предпочита OpenOffice.org. Компаниите, за които не е проблем Google да съхранява документите им, биха се възползвали от възможността техните служители да работят съвместно по опростени документи през Docs. Почти безплатната поддръжка е съществено предимство на Google.