Липсата на имейл архивиране влияе силно негативно върху производителността на бизнеса и ИТ отдела, разкри изследване на GFI Software. Макар и организациите силно да ценят данните, които се съдържат в техните електронни писма, те използват имейла неефективно, обобщава данните от проучването Бизнес Софтуер Дистрбитор – партньор на GFI Software.
Фирмите в САЩ не успяват да постигнат максимална ефективност при извличане на вътрешнофирмена информация за анализ от архивираните електронни писма. Макар мнозинството от фирмите да ценят тази информация – включително за анализ на тенденциите на комуникация и времената за отговор на клиентските запитвания, наблюдение на обема за съхранение на данните и защита от изтичане на данни – много използват само най-основни инструменти за архивиране на електронните си писма.
Независимо „сляпо” изследване сред 200 ИТ ключови специалисти в американски организации, проведено от Opinion Matters от името на GFI Software, разкрива как фирмите запазват и използват повторно данните от електронните писма, какви решения са приложили на място, за да правят това, доколко оценяват данните от електронните писма и колко често хора от ИТ отдела са повиквани, за да съдействат при възстановяване на електронно писмо от архивите и така да подпомогнат служителите.
Най-съществените изводи от изследването са:
• 69% от анкетираните посочват, че запитванията на служителите за помощ при възстановяване на изтритите електронни писма ограничават продуктивността на техния ИТ отдел;
• Средностатистически, анкетираните казват, че получават повече от 15 запитвания на седмица от потребители, на които е нужен достъп до стари или архивирани електронни писма, а един от всеки четири (26%) от тези анкетирани са попълнили 18 или повече запитвания на седмица;
• 45% от анкетираните нямат ИТ решение за управление и автоматизиране на запазването и извличането на електронната поща от архива;
• 19% казват, че информацията, която се съдържа в техните архивирани електронни писма, е „безценна” за фирмата, а три четвърти (75%) оценяват данните от архива на електронната поща на повече от 100 000 долара
• 24% от анкетираните не мислят, че съхраняват своята електронна поща по най-ефективния в ценово отношение начин, а една четвърт (25%) не знаят дали техния настоящ процес за съхранение е ценово ефективен;
Електронната поща се използва все повече като инструмент за бизнес разузнаване. Изследването разкрива, че 75% от попитаните използват електронната поща за анализ на тенденцията на комуникация, а три четвърти (76%) използват електронната поща, за да представят графично времената за отговор на клиентските запитвания, особено в работна обстановка, където се обслужват продажби.
Повече от една трета (37%) от анкетираните все още прилагат ръчно обработване за съхранение на електронната поща, със съхранение на архивните PST файлове на Microsoft Outlook от страна на сървъра, а 29% съхраняват архивите на отделните потребителски машини.
Използването на уеб-базирани хоствани услуги за електронна поща на работното място, като например Gmail, има значително влияние на начина, по който потребителите съхраняват електронната поща. 30% от анкетираните използват Gmail за съхранение на някои или всички архивирани електронни писма – практика, разпространена най-вече сред малките фирми с 10-49 служители, където повече от половината (51%) я използват.
Проучването излиза заедно със стартиране на последната версия на GFI MailArchiver – решение за архивиране на електронна поща с разширени способности за бизнес разузнаване. То включва MailInsights, първия по рода си инструмент за анализ на данни, който дава способност на малкия и средния бизнес да увеличи до максимална степен стойността на информацията, която се съдържа в неговия архив на електронни писма. Съчетано със способността за архивиране и възстановяване на MailArchiver, MailInsights позволява на малкия и средния бизнес:
• да анализира взаимодействията при електронните съобщения, за да разбере времената за отговор на електронните писма;
• да забележи тенденции, като често срещани ключови думи или теми в изпращаните и получаваните електронни писма;
• да определи кои потребители или какви типове приложени файлове изразходват най-много място за съхранение;
• да научат точно кой във фирмата обменя най-много електронни писма;
• и да се защитят срещу и да отговорят на заявките за разкриване на информацията.
Пробна версия на продукта е достъпна за сваляне безплатно от сайта на разработчика.