Интернет услуги управляват безплатно документите в офиса
Находчиви компании предлагат иновационни, уеб базирани услуги, които спестяват време и средства на фирмите от малкия бизнес
.gif)
21-05-2006Управлението на документите е предизвикателство за всяка фирма. Решенията са различни и зависят от много фактори. вкл. от естеството на бизнеса и количеството на генерираните договори, фактури, приемо-предавателни протоколи и пр.
Управлението на документите е и въпрос на фирмена култура. От това как работи вътре и как комуникира с външния свят една компания, зависи в голяма степен колко дълго ще остане тя на пазара.
За малкия бизнес цената на решенията за управление и оптимизация винаги е била от критично значение. Отчитайки това, някои доставчици вече предлагат на този контингент от потребители безплатни, Интернет базирани услуги за управление на документите.
И тъй като безплатен обяд няма, къде е уловката? В това, че подобни услуги са силно ограничени в безплатната си част. И реално, за да получат истинско обслужване, което решава проблемите в офиса, фирмите ще трябва да доплатят за допълнителна функционалност. Но дори и така, уеб решенията са икономически изгодни, защото клиентът плаща само за това, което му е действително необходимо.
EchoSign, компания от Пало Алто, Калифорния, привлича клиенти именно чрез своята безплатна Уеб базирана услуга за управление на документи. Как работи тя? Просто и приложимо навсякъде, както може да се очаква от подобен род технологии.
EchoSign действа като посредник в обмена на документи между своите клиенти и техните партньори. Потребителите на услугата изпращат по и-мейла, чрез своя EchoSign акаунт документите, които искат да бъдат подписани, Доставчикът на услугата пренасочва и-мейла до неговия получател заедно със заглавна факс страница и номера на EchoSign. Контрагентът отваря мейла, разпечатва документа, “удря” един подпис и го изпраща обратно, като използва заглавната факс страница.
Зад сцената, сървърите на EchoSign автоматично преобразуват подписаните документи в универсалния формат PDF и изпращат копие до всеки, който трябва да получи документа. Това могат да бъдат хора от отдел продажби, от счетоводството и всеки друг, ангажиран в процеса. За нуждите на архива, EchoSign запомня копие от документите в акаунта на клиентите. И тъй като услугата е уеб базирана, потребителите имат достъп до нея от всяко място с връзка към Интернет.
Всичко дотук е безплатно. Как работи тогава бизнес моделът на EchoSign? Хитро. Клиентът може да изпраща неограничен брой документи през EchoSign, но системата архивира безплатно само последните 20. Но срещу няколко долара на месец EchoSign ще архивира последните ви 1000 документа. За много фирми това ще е напълно достатъчно.
Разбира се, всяка компания може сама да извършва подобна обработка на документацията. Но все пак това би коствало времето на някой ценен служител, ще трябва и софтуерно решение за архивиране, сортиране, търсене, извличане и пр. функции. Да получиш пълно обслужване срещу няколко долара изглежда далеч по-изгодно.
Въпросът, който изниква тук, е сигурността. Ще доверите ли фирмената си документация на вашия доставчик? EchoSign са решили този проблем чрез пароли и сигурно 128-битово кодиране на документите, така че никой друг освен клиентът да няма достъп до тях.
Услугата е достъпна и в алтернативен вариант с електронен подпис, вместо с връщане по факса на подписания ръчно документ.
Технологията на EchoSign е напълно приложима и в България. Всеки Интернет доставчик би могъл да предложи подобна екстра, стига да иска да добави стойност към услугата си и да печели повече от своите лоялни клиенти.
Някой в България дали не предлага подобна услуга. Изглежда много елементарно като технология
Да това е нещо много интересно и улеснява работата.