За мнозина използването на факс е отживелица и предполагам, че в известен смисъл би трябвало да се съгласим с това. Казвам „в известен смисъл“, защото това твърдение би било вярно, ако факсът беше останал на същото ниво, на което е бил като технология преди 20 години.
За радост на привържениците на факса и на тези, които трябва да се съобразяват със законовите изисквания за официална кореспонденция, факсът, както и останалите средства за предаване на информация, е претърпял значителни промени.
Стандартното изпращане и получаване на факсове, използвано масово в миналото, е скъп и ангажиращ процес, свързан с много разходи за закупуване на факс машини, сервизно обслужване, хартия и много чакане. Освен това, когато е необходимо да се изпращат огромни количества факсове (стотици или хиляди на ден), задачата става почти невъзможна за изпълнение.
Стандартната процедура за изпращане на факс при работа с компютърна техника се състои от няколко основни стъпки, които не могат да бъдат пропуснати. Служителят трябва да:
- Разпечата факса на (мрежовия) принтер;
- Да отиде да го вземе;
- Да занесе разпечатката до факс машината;
- Да подготви специална първа страница с информация (т.нар. cover page);
- Да набере на ръка номера, на който се изпраща факса и да натисне изпращане. Ако номерът е зает служителят, трябва да се опита да изпрати отново по-късно;
- Да се върне на работното си място и да продължи работата си.
- Описаният процес, особено когато факс машината се използва от повече от един служител, води до значителна загуба на ценно работно време. Такава загуба се наблюдава и при очакване на факс, когато се правят многократни проверки до отдалечено помещение.
Изпращането на факс по стария начин също има редица други нежелани страни, като дълго и трудно подготвяне на самия факс, голяма възможност за грешки при въвеждане на номера на получателя, вероятност документът да бъде случайно взет от неподходящ служител и така да бъде разкрита конфиденциална информация, която не е предназначена за него и др.
Съвременният бизнес е осъзнал недостатъците на дълго прилагания стар подход при работа с факсове и търсенето на по-добро решение е довело до създаване на електронното изпращане и получаване на факсове. Този подход пести време, консумира малко ресурси и е напълно съвместим с изискванията на законите за одит на изпратената и получената информация.
Използване на факс сървър за Microsoft Exchange/SMTP и Lotus Notes
Внедряването на софтуерен факс сървър към Microsoft Exchange Server или друг сървър за електронна поща може да спести на компаниите или организациите до 90% от разходите на за факс. За да представя предимствата от използването на факс сървър, ще разгледам накратко ползите от внедряването на най-продаваният в света софтуерен факс сървър за електронно изпращане и получаване на факсове FAXmaker на компанията GFI Software (използва се от над 100,000 клиенти по целия свят и е спечелил най-много награди).
Решението се се инсталира и поддържа лесно, защото използва структурата на Active Directory без да я променя, като изпращането и получаването на факсове се интегрира изцяло в потока на електронната поща на организацията.
При използването на факс сървъра изпращането и получаването на факсове се извършва по метод, подобен на изпращането и получаването на имейл.
Електронно изпращане на факс
За да изпрати факс, служителят използва своя клиент за електронна поща (например Microsoft Outlook), като просто попълва номера, до който трябва да се изпрати факса по подходящ начин в полето To: (за целта може да се използва „адресната книга“). Към изпращания факс могат да бъдат прикачени файлове в какъвто и да е формат – DOC, XLS, PDF, HTML или друг (те ще бъдат автоматично преобразувани до факс, когато дойде моментът на самото изпращане).
След като е натиснат бутонът за изпращане в клиента за електронна поща, факсът се подава към сървъра, на който е инсталирана факс платка и самият софтуер за факс сървър. Софтуерът се грижи за доставката на факсовете и връща потвърждение, когато задачата е изпълнена.
Факс сървърът се грижи също за: поставянето на първа страница (cover page); за многократните опити, когато линията е била заета; записва информация за датата и часа на всеки опит; може да предостави справка кой, кога и какъв факс е изпращал.
Поради масовото навлизане на мобилните телефони и GPS услугите, една интересна възможност при използване на факс сървъри (като FAXmaker) е изпращането на SMS съобщения директно от клиента за електронна поща. Номерът на получателя се въвежда в полето To:, а съобщението се въвежда в полето за текст на писмото. Софтуерът на сървъра използва прикачена линия към определена телекомуникационна компания и доставя SMS съобщението до получателя.
Електронно получаване на факс
Когато по линията, свързана към факс платката на факс сървъра, пристигне факс документ, софтуерът автоматично използва различни подходи за идентификация като Line, DID, MSN, OCR, DTMF/DID и CSID, за да разпознае за кого е факсът. Самият факс се доставя до имейл адреса на получателя му под формата на електронно писмо с прикачен TIF или PDF файл. Ако абонатът поиска да отговори с друг факс, просто избира бутона Reply, а ако иска да препрати факса до друг получател – бутона Forward.
Детайлна отчетност при ползването на факс сървър
За разлика от стандартните факс машини, където информацията кой, къде и кога е пращал факсове липсва или е трудно достъпна за проследяване, при факс сървъра можете да получите детайлна справка за всичко – колко време или колко пъти е използван факсът от даден потребител, коя линия е използвана, къде са изпращани факсове и за какво, колко сте спестили при използването на факс сървъра и много др. Тези справки могат да помогнат на мениджърите да управляват по-добре ресурсите си, да послужат при съдебно разследване или при доказване на извършени/неизвършени действия от даден служител.
Fax Over IP
Най-новата технология за изпращане на факсове се нарича Fax Over IP (факс по Интернет протокол) и подобно на Voice Over IP (глас по Интернет протокол) спестява значителни средства на глобалните компании, които имат офиси по целия свят. При използването на тази технология е възможно факсът, предназначен за определена дестинация, да бъде изпратен или получен чрез използване на наличната мрежа от IP адреси или чрез услуга, предложена от телекомуникационна компания.
Справяне с нежеланите факсове (junk fax)
Изпращането на рекламни и нежелани факсове може да бъде голям проблем за една организация или фирма. Например, ако получите факс от 20 страници, съдържащ реклама на офис консумативи на стандартен факс, вие няма да бъдете доволни от факта, че някой е похабил вашата факс хартия и е заел линията ви за дълго време. Филтърът за нежелани факсове позволява забраняване на факс номера, от които не желаете да получавате факс документи.
Заключение
Факс технологията както и останалите съвременни технологии е претърпяла значителни промени през изминалите години. Въпреки че използването на електронната поща е по-лесно и по-масово, изпращането и получаването на факсове все още е полезно, а в някои случаи и задължително по редица причини, като например изискванията, наложени от определени закони, връзката с партньори, които използват основно този тип комуникация в бизнеса си и др. Ако една организация би искала да намали разходите си, свързани с използването на факс, да бъде модерна и перспективна, то най-вероятно би трябвало да направи стъпка напред към електронните методи за изпращане и получаване на факс съобщения.
Авторът на статията инж. Ивайло Тинчев е управител и собственик на „Бизнес Софтуер Дистрибутор“ ЕООД