Електронната поща е бърз и евтин начин както за лична, така и за бизнес комуникация. И докато в личната си електронна кореспонденция можем да не спазваме кой знае колко строги правила, то в деловата нарушаването на етикета е недопустимо и може да навреди сериозно на бизнеса.
На първо място в електронната бизнес кореспонденция трябва да се спазват правилата на традиционната кореспонденция с писма: правилно адресиране, учтиво обръщение, кратко и ясно изложение
Етикецията на бизнес имейла изисква официалност в обръщението. Прието е да се обърнете към получателя по начина, по който бихте го направили в директен разговор. Ако обикновено се обръщате към някого с господин или госпожа, в имейла си не трябва да използвате първото име. За получатели от женски пол използвайте обръщението госпожа, независимо от семейното положение.
Темата на имейла трябва да отразява или поне да подсказва спецификата на съдържанието, без да разкрива лична информация, ако това е възможно.
Самото съдържание трябва да е издържано граматически
– с добре конструирани изречения и без правописни грешки. Когато това е проблем, няма да е лошо да помислите за един кратък курс по бизнес кореспонденция.
Бизнес имейлът не трябва да съдържа обичайните за личната кореспонденция, форумите и чатовете съкращения и усмихнати или намръщени физиономии, познати като емотикони. По изключение това се допуска между много близки колеги, но по принцип официалният стил е за предпочитане.
Електронното писмо може да бъде придружено от един или повече файлове с различни формати и големина. При кандидатстване за работа онлайн, например, трябва непременно да проверите, когато това е възможно,
дали се приемат прикачени файлове
Някои компании не отварят такива файлове от съображения за сигурност и дори изтриват самите имейли. При “зелена светлина” за прикачени файлове, изпратете като такива мотивационното си писмо и автобиографията.
Друго важно правило е да не злоупотребявате с големината на прикачените файлове. В повечето случаи, изпращането на файл, чийто размер надхвърля 150KB, се счита за голямо нарушение на бизнес имейл етикета. Изключение правят случаите, когато двама колеги работят по проект, изискващ обмен на графични файлове с по-голям обем, но и в тези случаи трябва да се иска предварително съгласието на получателя.
Когато отговаряте на имейл (с функцията Reply), не прекалявайте с цитатите на оригиналното съобщение. Използвайте само кратка част от неговото съдържание като референция.
С подобно внимание трябва да се ползва и функцията за препредаване (Forward) на електронно писмо, особено на много адресати едновременно. Пример за такива
"верижни" имейли
са електронните съобщения за вирусни атаки, които в много случаи са фалшиви предупреждения, създават излишна тревога, задръстват Интернет трафика и пощенските кутии на бизнес партньорите ви. Затова, преди да препратите подобно съобщение към тях, проверете сайтовете на компаниите-доставчици на антивирусен софтуер, както и специализираните сайтове за противодействие на спам и обучение на потребителите по проблемите на сигурността в Интернет – от рода на www.hoax-slayer.com. Там ще намерите достоверна информация за истинските и фалшивите предупреждения за вируси.
Същата препоръка се отнася и за препращането по деловата електронна поща на петиции и протести, призиви за благотворителност, лотарии и други. Ако искате да си обменяте имейли с шегички, любопитни и смешни снимки, правете го само в личната си кореспонденция.