Архивирането на електронната поща се оказва ефективно и важно за бизнеса, показва проучване на GFI във Великобритания, данни от което разпространи Бизнес Софтуер Дистрибутор. Почти половината от анкетираните потребители използват архивиране на е-пощата, но проучването подчертава нуждата от повече обучение, за да спре скептицизма спрямо неговата необходимост или уместност.
От 408 запитани ИТ мениджъри, директори и консултанти, 49% напълно са внедрили архивирането на електронната поща в организациите си. Мнозинството от отговорилите редовно отделят по-малко от час, за да намерят критичната за бизнеса електронна кореспонденция при поискване.
Въпреки това основната грижа, която става ясна от проучването, е, че в оставащите 51% от организациите, които не са внедрили архивиране на електронната поща, липсва информираност. Наред с бюджетните ограничения, посочени като причина да не се закупуват такива решения, 32% от запитаните възприемат архивирането като ненужно за техните специфични нужди или се чувстват прекалено зле информирани, за да направят покупка.
„Архивирането на електронната поща ясно доказва стойността си. Само 1% от хората, които участваха в проучването, съобщиха за някакъв негативен опит. Тревожно е относително широко разпространеното схващане, че архивирането на имейлите не е важно или необходимо за бизнеса”, коментира Дейвид Вела, директор „Продуктово управление” в GFI.
Прекалено много бизнеси не успяват да осъзнаят, че всяка имейл комуникация, изпратена или получена, вероятно е единственият запис на важни сделки или информация с клиент или между членовете на персонала, допълва Вела.
Според Osterman Research, електронната поща съдържа почти 75% от информацията, която човек използва ежедневно. Архивирането на електронната поща е функция, която би трябвало да работи във всички отдели на компанията, препоръчват от GFI.
Повечето потребители, участвали в анкетата, са внедрили архивиране на електронната поща, заради изисквания за съгласуваност или за да гарантират, че имат доказателство на хартия, в случай на разследване. Имейл архивирането повишава също производителността на служителите, когато възникне нуждата от достъп до електронната поща от всяко място по света.