Печатът продължава да играе решаваща роля в бизнеса
(снимка: Brother)
Използването на външна помощ може да бъде интелигентен начин за достъп до авангардна експертиза за стратегически инициативи, като дигитална трансформация, мигриране към облачни услуги или създаване на стратегия за AI от световна класа. Но аутсорсингът не е подходящ само за проекти от най-високо ниво. Изборът на правилния партньор може да направи голяма разлика в по-малко известни, но критично важни области, като печата, например, подчертава нов доклад на Brother.
Печатът продължава да играе решаваща роля в бизнеса. В цяла Европа 43 процента от фирмите казват, че хартиените документи са от съществено значение за техните бизнес процеси, според проучване на IDC, докато 28 на сто цитират законови изисквания за запазване на хартиени документи. Над три четвърти казват, че трябва да запазят или увеличат печата за счетоводни и финансови документи.
Тогава има основателни причини големите и не толкова големите компании да обърнат по-голямо внимание на това как управляват печатните си операции. Или да потърсят партньор, който да управлява печата вместо тях.
Обръщането към специалист по управлението на печатните услуги може да помогне на ИТ отделите да се справят с предизвикателства като сигурност, ефективност, устойчивост или съответствие, които засягат служителите в цялата организация. И дава на технологичните лидери начин да преодолеят недостига на умения и същевременно да намалят риска, като освободят вътрешния експертен опит, за да се съсредоточи върху проблеми с трансформацията с по-висок профил.
Какво да очаквате от услугата за управление на печата
В същото време отпечатването на документи се разглежда под лупа заради нарастващия фокус върху устойчивостта. Когато печатът се управлява лошо, ресурси като енергия или хартия, мастило и тонер могат да отидат на вятъра. Това е очевидно предизвикателство за устойчивостта. Но това също е лошо за счетоводния баланс и може да представлява риск за сигурността и защитата на данните.
Възлагането на външни изпълнители или изборът на партньор за печат може да помогне при всички тези проблеми. Въпреки това, то често е било прекалено фокусирано върху операциите на централата, вместо да разглежда децентрализирани решения, които отговарят на нарастващите бизнес нужди в днешното общество.
Това може да отвори вратата към редица проблеми. Отговорността за управлението и закупуването на консумативи и устройства на по-ниско локално ниво може лесно да падне върху служители с ограничени познания. В най-добрия случай това може да означава, че консумативи или дори устройства се купуват с малък бюджет, което пък означава, че компанията не получава най-добрата стойност за вложението си.
По-притеснителното е, че използването на домашни устройства или липсата на информираност за протоколите за поверителност оставят открит риска от изтичане на данни. Локалните служители може дори да закупят устройства от съмнителни производители, които да изложат сигурността на сериозен риск, след като бъдат свързани към мрежата.
Ето защо доверието е от решаващо значение, обяснява MPS мениджърът на Brother и експерт по печата Фил Уайт. „Това, което имаме предвид под управление на услугите за печат (MPS), особено за по-големи фирми, е аутсорсинг на тяхната инфраструктура за печат и документи на доверен доставчик във всички домашни и офис среди”.
С модерна услуга за управление на печата, разходите за печат и документи се събират в един разходен център, което ги прави много по-видими и по-лесни за проследяване. Но използването на ресурсите за печат от страна на служителите също става много по-прозрачно и следователно управляемо, независимо дали това гарантира, че имат правилните консумативи на най-добра цена, или ги насърчава да използват ресурсите за печат устойчиво.
Тази видимост на дейността на служителите също допринася за подобряване на сигурността. Когато вашият MPS партньор се фокусира върху клонове, а не само върху съоръжения от най-високо ниво, заплахата от включването на произволни, неоторизирани устройства към мрежата изчезва. „И ползата от това наистина е, че започвате да получавате повече контрол, и това прави решението много по-сигурно”, казва Фил Уайт.
Това е очевидна загриженост за бизнеса с множество клонове на дребно или сателитни офиси, но и за лекарски кабинети или други медицински заведения, където поверителността е критична, както и за доставчици на транспортни и логистични услуги и други децентрализирани бизнеси.
Партньор, който разбира вашия бизнес
Ето защо, когато става въпрос за избор на потенциален партньор, приоритетът е да имате ясна представа какво наистина искате да постигнете. Тук не става дума за ИТ, според Фил. По-скоро въпросът е „Какъв е бизнес резултатът, който търсите?”
„Оттам”, казва той, „трябва да намерите партньор, който разбира вашия бизнес, който разбира резултатите, които се опитвате да постигнете като организация и като ИТ отдел, финансов отдел и оперативно”.
Всяка организация е различна и бъдещият доставчик трябва да разбере това, вместо просто да представя предварително начертан шаблон в първия ден. Важно е, казва Фил, че „те отделят време, за да дават истински консултации”.
В идеалния случай те трябва да ви помагат да разкривате предизвикателства, които не сте подозирали, че имате, независимо дали това са служителите в отдела, който плаща твърде много за консумативи, или бизнес процесите са нарушени поради неефективна инфраструктура. И те трябва да ви посрещнат с решение, което е достатъчно гъвкаво, за да отговори на резултатите, към които се стремите, и на пълния набор от предизвикателства, пред които е изправена вашата организация.
В случая на Brother неговият MPS подход е децентрализиран от самото начало, като основната инфраструктура за управление се хоства в облачна услуга. Освен това, обяснява Фил, Brother признава, че различните компании ще имат различни нужди или предпочитания за обработка на документи, така че тяхната платформа MPS е агностична по отношение на софтуера за управление на документи.
„Нашият консултативен подход е свързан с разбирането на важността на документите за бизнеса и как те могат да бъдат най-добре приведени в съответствие с целите на бизнеса”, казва той.
Въпреки това клиентите не трябва да се страхуват да търсят MPS ангажимент, където услугата е свързана с бизнес целите, които се опитват да постигнат. Това дори може да означава налагане на санкции за доставчиците на услуги, свързани с непостигане на целите на бизнеса за дадено решение, независимо дали това е намаляване на разходите или намаляване на изходната документация.
Никой няма илюзии, че печатането разпалва технологичните лидери по същия начин като изкуствения интелект или роботиката. Но докато „отпечатването” може да не се счита за екзистенциален проблем за една организация, удовлетвореността на клиентите, сигурността на данните или подобряването на производителността попадат в тази категория.
Ясно е, че най-добрите стратегии за аутсорсинг на печата започват с открит диалог и са подкрепени от доверие в дългосрочен план.