Дали служителите уплътняват работното си време е въпрос, който тревожи ден и нощ мениджъри и предприемачи. Технологиите, от една страна, подобряват бизнес процесите. Но от друга, всеки шеф на фирма, била тя е и с 5 компютъра, ще ви се оплаче как неговите хора “по цял ден чатват, вместо да си гледат задълженията”.
Подобна оценка винаги е пресилена, но не и съвсем невярна. Чат, безцелно ровичкане в нета, сваляне на музика и даже гледане на филми в работно време са нещо обичайно във фирми от всякакъв калибър. Така технологиите, вместо да бъдат средство за по-висока ефективност, понякога изпълняват точно обратната роля – на средство за забавление и прахосване на работното време на служителите.
Някои компании предприемат крайни мерки за затягане на дисциплината. И разчитат на какво? Отново на технологиите, разбира се. Голяма застрахователна компания от Лондон, например, пуска в действие софтуер за сигурност, чиято задача е да следи как персоналът използва компютрите в офиса. Системата следи поведението на РС-тата и запомня информацията в база данни, достъпна за ИТ администраторите и отдела по сигурност.
Как точно става това? Малка програмка, наречена софтуерен агент, “влиза” във всяко РС в офиса и събира данни от рода на кои приложения са отворени, кои файлове се съхраняват или печатат и дали към компютъра е включен USB флаш. Според официалната версия, софтуерът не праща в базата данни потребителски имена и пароли, но… знае ли човек. Със сигурност обаче агентът записва текстове от документите в Word или в електронната поща. Може да заснеме и целия ви екран, когато някой поиска това. Или пък да покаже на “оторизираното лице” каквоточно пишете в момента – било то уеб адрес или закачка с някоя колежка/колега.
Подобни системи не могат да предотвратят на момента действия на служителите, които ръководствотоне одобрява. По-скоро дават база за анализ и последващ контрол върху поведението на персонала. Данните, събирани от софтуерните агенти, са достъпни и по други канали – всеки ИТ администратор би се домогнал до тях с повече търпение. Но смисълът от системата за контрол е, че тя автоматизира процеса, без да изисква особени усилия от страна на ИТ отдела.
Каквито и технологии да въвеждат обаче шефовете на фирмите трябва да обяснят на служителите защо предприемат едно или друго действие за контрол над поведението им. И какво се очаква от тях по отношение на използване на средства като електронната поща и Интернет. Според специалистите по човешки ресурси, компаниите трябва да прилагат ясни политики в това отношение и да изискват от служителите да ги спазват.
За липсата на политики как персоналът да ползва и-мейла и Интернета говорят резултатите от скорошни проучвания. Оказва се, че повечето компании контролират входящия и-мейл трафик и даунлоуд, докато само 30% проверяват изходящите съобщения. Това поражда сериозни рискове от изтичане на конфиденциална информация, която, най-малкото би могла да навреди на репутацията на фирмата.