Социалният софтуер прави организациите по-ангажирани

Социалният софтуер прави бизнеса по-гъвкав и по-адаптивен, помага му да взима бързи и информирани решения, заяви Лидия Викулова – “social” софтуер евангелист

Немалко мениджъри забраняват достъпа до социални мрежи в своите организации и вероятно имат сериозни основания за това. Новата вълна социален софтуер за бизнеса обаче предлага алтернатива, която допринася за развитие на организациите и техните служители, правейки ги по-ефективни, стана ясно на конференцията Lotusphere Comes To You 2011 в София.

По-голяма част от дейността на хората вече е „социална” – споделяме снимки и документи, знаем какво правят нашите приятели и колеги, благодарение на мрежи като Facebook и MySpace. Начинът ни на общуване и работа е променен и това се отразява върху бизнеса на компанията, за която работим, заяви Лидия Викулова от IBS България (компанията-организатор на конференцията), представяйки себе си като „social” софтуер евангелист”.

„Следвайки тази тенденция, бизнесът също се променя. Една част от организациите внедриха блогове, чат, уикита, rss и други социални инструменти в приложенията, които използват всеки ден. Други отидоха по-далеч и заложиха на цялостни корпоративни социални платформи, като по този начин започнаха да работят по-бързо и по-добре и значително изпревариха конкурентите си”, каза Викулова в своята лекция пред бизнес аудиторията на LCTY 2011 в Рейнбоу Плаза.

Когато възприемат социалния софтуер, организациите стават по-ангажирани – както по отношение на своите служители, така и към клиентите, партньорите и доставчиците. Благодарение на social софтуера, всички тези хора могат да изграждат свободно мрежа от контакти, да изказват мнения, коментари, препоръки и т.н.

Освен това бизнесът става прозрачен – това означава, че отпадат чисто физическите бариери между служители, работещи в отделни офиси и градове. Премахва се и дистанцията между служителите и висшия мениджмънт, както и т.нар. силози от информация между различните отдели. Не на последно място се подобрява и обратната връзка вътре в самата организация, поясни Викулова.

Социалният софтуер прави бизнеса по-гъвкав и по-адаптивен, защото  е насочен както към самата организация, така и извън нея, което му помага да взима по-бързи и навременни, информирани решения.

Защо даден служител да ползва социален софтуер? „На първо място, защото ще се присъединя към онези 60% служители, които взимат навременни и информирани решения. На второ място, няма да губя време да търся информация, а ще ползвам тази, която вече е оценена като стойностна от мои колеги. На трето място, ще се присъединя към 50% от хората, които успяват да намерят бързо файла, който търсят. И това са само част от числовите изражения на предимствата на социалния софтуер за бизнеса”, каза Лидия Викулова.

„Социалният софтуер за бизнеса адресира нуждите на всички позиции в една организация. Т.нар. редови служител, например, извършва близо 80% от всекидневните задачи – той трябва да намери информацията бързо и също така бързо да изпълни задачата. Social софтуерът е именно инструментът, който му дава тази възможност –  посредством търсене по ключова дума може да сортира резултатите и до получи достъп до информация под различна форма – блогове, уикита, профили и т.н. от едно място”, поясни Викулова.

Платформата Lotus Connections дава на служителя правилния канал за ефективна комуникация, използвайки инструменти като блогове и бързи връзки (bookmarks). Вместо да губи време в търсене на полезна връзка в интернет, той може да открие в корпоративната социална мрежа бърза връзка, която негов колега вече е запазил. Инструментът Lotus Connections Files пък е мястото, където служителят има постоянен достъп до актуалната версия на документите, които може да споделя, препраща и редактира заедно със своите колеги. На следващо място е уикито, което позволява съвместна работа по съдържание, сравняване на версии и пр.

Социалният софтуер за бизнеса има какво да даде и на маркетинг мениджърите в една организация. На първо място тяхната дейност е свързана с организиране и управление на кампании. Lotus Connections Activities e мястото, където маркетинг мениджърите могат да съберат целия екип и да разпределят задачите по срокове. Там е налична цялата информация, под различни форми, вкл. бързите връзки и съдържанието, върху което се работи. Много важен ефект е интеграцията на нов участник в екипа на по-късен етап – вместо да се губи ценно време за обяснения какво е свършено досега, той може да събере в „activities” цялата необходима информация. Съществено предимство е и получаването на обратна връзка както от служителите на компанията, така и от клиентите, партньорите и доставчиците.

Мениджърите вътрешни комуникации пък могат да стигнат до точната аудитория, а техните послания да бъдат правилно разбрани чрез корпоративните съобщения. Lotus Connections общностите обединяват всички социални услуги – профили, блогове, уикита, activities – и се явяват мястото, в което мениджърите вътрешни комуникации могат да прокарват политиката и стратегията на компанията, както за всички служители, така и за отделни групи. А чрез т.нар. микроблогове – да следят настроението, работата и статуса на служителите.

Бизнес мениджърите и мениджърите направления също извличат полза от социалния софтуер за бизнеса. За тях е важно да управляват екипа си и да следят какво е отношението към продуктите и услугите, за които отговарят. В Lotus Connections Communities те могат да обединят екипа, да следят какво се споделя, например от мениджърите продажби във форумите с цел оптимизиране на продукта и дори съкращаване на сроковете за пускане на пазара.

Социалният софтуер за бизнеса може да покаже човека в истинското му „аз”, като така помогне на HR мениджърите. В частност, Lotus Connections Profiles се явява разширена визитна картичка на човека, нещо повече от едно CV и мотивационно писмо. В нея има информация от обикновените контакти до интересите на служителя – какво съдържание споделя, какви са блог комуникациите и т.н. Чрез този социален инструмент HR мениджърът може да следи развитието на току-що нает служител, да вижда неговите навици и участието му в живота на организацията и в крайна сметка да оцени неговия принос.

Lotus Connections Profiles служи още за управление и съхраняване на знанието. В една организация има обикновено три поколения – новопостъпили служители, зряло поколение, което е носител на най-ценното знание, и поколение, което напуска. Социалният инструмент на Lotus успява да извади знанието от тези три поколения и да го трансферира, да го запази за самата организация, защото именно то е стойностно и носи печалба за компанията.

На върха в йерархията, управителят получава от социалния софтуер всичко казано дотук. Социалните инструменти ще му помогнат да постигне по-висока ефективност чрез използване на правилния канал за комуникация за бърз достъп до информация и взимане на навременни и точни решения. Чрез social софтуера CEO-то ще може да оползотвори ключовите активи – служители и знания. Lotus Connections ще привлече и задържи млади служители в компанията, а зрялото поколение ще сподели чрез него своя ценен опит с останалите служители. Постига се и прозрачност в организацията – отпадат физическите бариери и дистанциите между ръководство и служители. А когато хората са по-спокойни и имат непринудена комуникация, работят по-добре.

„Именно това постигнахме в IBS България, когато преди две години внедрихме социалния софтуер за бизнеса. Започнахме да използваме правилните канали за комуникация, да работим по-успешно и постигнахме по-добри резултати”, сподели Лидия Викулова. В заключение, тя подчерта, че при интеграцията на социалния софтуер за бизнеса трябва да бъдат изпълнени две основни неща – активно участие на служителите и създаване на съдържание, защото социалните ресурси са за хората, а те няма как да получат стойност, ако липсва съдържанието.