Когато дойде сезонът за съставяне на ИТ бюджета за следващата година, шефовете на компании започват да получават молби за ИТ финансиране от всевъзможни отдели. Предизвикателството пред тях е да преценят кои молби да изпълнят и кои не с ограничените налични възможности.
За целта мениджърите трябва да установят приоритетите и да оценят обективно и ефективно молбите за ИТ финансиране, като в същото време заделят и бюджет за съществуващите разходи по поддръжката, съветва informationweek.com.
Най-напред шефът трябва да се увери, че ИТ бюджетът и проектите, зависещи от него, са съгласувани с бизнес целите на компанията. Нужно е бюджетът да се използва в насока за осъществяване именно на тези цели.
Различните отдели, които искат да им се отдели част от ИТ бюджета, трябва да представят своите проекти на езика на бизнеса и с яснота за възвращаемостта на инвестициите в тях. Мениджърът пък ще има задачата да отстрани лошите молби и да избере най-значимите и, което е още по-важно, най-изпълнимите.
Иска се креативност. Ако са останали средства от бюджета за непредвидени ситуации от настоящата година, то е добре те да се използват като основа за предложените подобрения за следващата фискална година. Трябва да се има предвид все пак, че бюджетът за непредвидени ситуации е изключително важен, тъй като той прави компанията по-гъвкава.
Освен това, мениджърите не бива да забравят да включат и основните неща за всички ИТ бюджети – нови PC-та, инфраструктура, сторидж и, естествено, електричество. Тези разходи са неизбежни за който и да е ИТ бюджет.
Един начин за увеличение на бюджета е внедряването на нова технология, която би донесла повече ефикасност и по-малко разходи. Това не е лесно начинание, но може да превърне центъра за данни във виртуална машина за пари. Виртуализацията и сървърната консолидация могат да намалят разходите, като спестят закупуването на допълнителен хардуер за разгръщане на ново бизнес приложение.
Когато одобрява даден проект, е много важно мениджърът да бъде реалист относно колко работа ще отнеме осъществяването му. Ако подцени проекта или изискванията към него се променят, то мениджърът може да бъде принуден да си търси друго място, откъдето да изкарва пари.
Добре изглеждащ на пръв поглед проект може да подведе мениджъра и след време да се окаже, че "решението" не носи печалба. Задължително е, разбира се, преди покупката да се проверят цените на услугите от няколко вендора, за да се постигнат най-добрите условия.
Способността на ИТ мениджъра да получи ИТ финансиране много често е отражение от неговия авторитет в организацията. Да притежаваш бизнес познания, да си уважаван лидер, да си в добри взаимоотношения с финансовия отдел, всичко това са ключови качества. А уважение се печели чрез ефективно управление на парите на компанията.
Естествено, отговорността се носи от всички. И затова ИТ мениджърите трябва да настояват и ръководителите на другите отдели да споделят отговорност за ИТ разходите на компанията.