Когато софтуерът откаже: цял ВУЗ остана без заплати

Скъпоструващи софтуерни внедрявания понякога се оказват нефункционални
(снимка: CC0 Public Domain)

Служителите в древен университет останаха без заплати, заради софтуерен проблем. Скъпоструващата Oracle система в Единбургския университет е предназначена специално за изчисляване на заплати, но в крайна сметка всички операции е трябвало да се извършват почти ръчно с използване на базови функции на Excel.

Университетът в Единбург (Великобритания) се сблъска с огромни проблеми, след като внедри софтуера Fusion от Oracle за изчисляване на заплатите на служителите. Както пише The Register, софтуерът на американския ИТ гигант се оказва толкова „суров”, че в резултат на това служителите на университета спират да получават заплатите си навреме.

Системата на Oracle изчислява всичко погрешно – университетът редовно записва хиляди неправилни транзакции, а сумите, които се натрупват, са значителни – над 300 хиляди лири стерлинги. Fusion, система за управление на персонала и заплатите, се използва от университета повече от две години, от април 2022 г., а последното оплакване от работата ѝ идва този месец  от Катедрата по биология.

Университетът в Единбург, основан през 1582 г., е шестият най-стар университет във Великобритания и първият в страната, създаден не от папата, а от местен монарх (Джеймс VI от Шотландия, известен също като Джеймс I от Англия).

Лошото качество на Fusion е толкова досадно за всички служители на университета, че те решават да управляват заплатите със съвсем различна програма, която, въпреки че не е създадена специално за тази цел, все още може да изпълнява подобни функции. Освен това организации по целия свят я използват за решаване на подобни проблеми, когато няма наличен високоспециализиран софтуер.

Говорим за Microsoft Excel, програма за електронни таблици, която е част от пакета Office. Microsoft я разработва от десетилетия. В случая с Единбургския университет обаче преходът към Excel изобщо не е санкциониран от ръководството. Служителите трябва да го използват тайно, неофициално, за да водят правилни записи за заплати и персонал.

Дълга история

Ръководството на университета обяви планове за мигриране към Oracle Fusion през юни 2019 г. Първата фаза на внедряването беше завършена през ноември 2020 г., когато Fusion започна да управлява наемането и освобождаването на служители.

Университетът пристъпва към изчисляване на заплатите и работното време с Fusion през април 2022 г., а през август същата година въвежда вътрешната система „Хора и пари” (People & Money, P&M), създадена с участието на Oracle.

Първоначалната оценка на проекта за внедряване на Oracle в информационната система на университета е била £25 милиона, според The ​​Register. Но, както често се случва, оценката в крайна сметка е завишена. Интеграторът, представляван от компанията Inoaps, иска повече пари и успява да постигне целта си няколко пъти.

Последното допълнително плащане за услугите му е от февруари 2024 г. Тогава компанията получава 3,6 милиона паунда, а крайната сума на договора нараства до 37 милиона, като през март 2023 г. се сключва сделка за 8 милиона паунда.

Освен това е малко вероятно сумата да остане същата – университетът вече публикува доклад, че ще трябва да бъдат направени няколко промени в системата на Oracle, продиктувани от промени в законодателството на страната.

Предупредени, но какво от това…

През декември 2023 г. консултантската компания RA Consulting публикува доклад за ситуацията с внедряването на Fusion в Университета на Единбург. В документа се казва, че още преди началото на проекта служителите на университета са предупредили за възможни проблеми с работата на системата, но опасенията им са били игнорирани от ръконводството.

Докладът е поръчан от университетския сенат, който е независим ръководен орган. „Някои потребители, които се опитаха да дадат конструктивен принос и обратна връзка, почувстваха, че ръководството ги смята за разрушителни и не ги слуша”, сочи докладът. А вътрешен имейл от персонала на университета гласи: „Внедряването на P&M беше предизвикателство и доведе до много допълнителна работа за колегите”.

Един университетски служител казва пред The Register, че кодът на P&M по своята същност е лош. Системата създава объркване в изчисленията, което, според него, води до „особена бъркотия”. „Много от нас работят на сляпо, водят собствени неофициални книги в Excel или са принудени редовно да безпокоят финансовия отдел”, добавя той.

Как фалира цял град

Все още няма точни данни кой е виновен за лошото представяне на Fusion – Oracle, интеграторът Inoaps или служители на Единбургския университет. Това обаче не е единственият случай, когато въвеждането на Fusion води до сериозни проблеми.

Миналата година властите на Бирмингам обявиха фалита на градския съвет. В бюджета на града се появи огромна дупка, включително поради разходите за прехвърляне на ИТ екосистемата на съвета от SAP ERP към Oracle Fusion.

Внедряването на Oracle беше придружено от огромни разходи на пари и време – процесът се проточи в продължение на много години, а оценките му нараснаха пет пъти и достигнаха £100 милиона. Отгоре на всичко в решението на Oracle липсваха значителна част от функциите, изисквани от градските власти и налични в SAP ERP.

Според източник на The Register, системата Oracle Fusion, към която градският съвет решава да премине, „не е продукт, подходящ за местните власти, тъй като е фокусиран до голяма степен върху производствени/търговски организации”.

От това следва, че в случая с Единбургския университет системата Fusion също не е най-добрият избор, тъй като университетът не е нито производствена, нито търговска организация.