Множество компании на българския пазар предлагат ERP решения за нуждите на малки, средни и големи предприятия. При всеки един клиент обаче целта е една и съща – внедряване на работеща система за планиране и управление на бизнеса, съобразена изцяло с европейските изисквания за качество и спецификите на българското законодателство и осигуряваща пълен контрол върху дейността на предприятието.
За същността и ползите от ERP разказва Цветан Казаков, мениджър продажби за България на системата Mago.Net, разпространявана от Microinvest.Г-н Казаков, какви ползи могат да извлекат потребителите от ERP системите? Защо е необходимо да внедряват подобен софтуер?
ERP е напълно интегрирана система за фирмено управление с няколко основни предимства, от които потребителите ще извлекат сериозни ползи. На първо място това е общата база данни за всички отдели и звена, управлявани със системата. Данните се въвеждат веднъж и с тях работят всички останали модули. Автоматизират се дейностите по въвеждане на данни и генериране на справки (BI решения) – така се пести ценно време, а човешките ресурси се разпределят за по-важни фирмени дейности.
Друго предимство на ERP системите са интерактивните връзки между звената с информация и електронния документооборот. Работи се в реално време, с всички приложения и актуални отчети, документи, справки.
Не по-малко важна е оптимизацията на вътрешнофирмените работни процеси и дейности. ERP системата съкращава времето за изпълнение на функциите с до 50%. Някои приложения като Mago.Net на Microinvest правят възможно проследяването на документи от началото на процеса (например партида или сериен номер на материал от доставчика) до изхода – през производство към готова продукция.
Съществени ползи от ERP системите са ускоряването на обработката на клиентски запитвания и подобряването на контрола по изпълнението им.
Как ERP може да бъде от полза на мобилните служители?
Дори самата идея да работят извън офиса е особено привлекателна за мениджърите, които често пътуват. Ако вземането на поръчки и отчитане на складове директно при клиентите е част от дейността на мобилните служители, от особена важност е те да могат да използват приложенията си в реално време и извън офиса си. Това става през защитена мрежа, когато генерират справки или проследяват наличности и продажби от лаптопа или личния си смартфон.
Една от най-подходящите дейности за автоматизиране е дейността в склада – например връзката с безжичен баркод четец. Чрез него се въвеждат стотици баркодове директно в ERP системата, като количествата се следят стриктно и постоянно, без да се губят следите на стоките. За тази цел в Mago.Net се използва системата Warehouse Management (WMS), която дава не само информация за това какво влиза и излиза от склада (при обикновен складов модул), но и следи какво се случва вътре – изчисляване на маршрути, окомплектоване на пратките или подредба в зависимост от зададени критерии за срок на годност, тегло или дата на приемане в склада.
При куриерските и логистични фирми синхронизацията в реално време дава точна информация за статусите на пратките и местоположението на превозните средства.
По-усъвършенстваните решения за мобилност включват специализирани приложения, които се интегрират с PDA устройства. Тук не само се препраща информацията към сървъра, но и се ползват реалните данни за клиенти, отстъпки, наличности, лимити и погасителни планове за всеки контрагент. Понякога фирмите внедрители напасват мобилните приложения на продукти от трети производители към своя продукт, но по този начин не винаги се поддържат пълните функционалности. В Microinvest сме изпробвали многократно решението върху Mago.Net, тъй като предлагаме на пазара безжични мобилни терминали и смартфони от няколко години.
Ако говорим за вертикалните решения – какво още може да се качи на клона?
Вертикалните решения са специфични софтуерни приложения в областта на производството, дистрибуцията, услугите и финансите. Това са специализирани външни програмни решения за по-пълно управление на дадена дейност.
Например, ERP модулът за управление на финанси и фактуриране може да бъде свързан с програма от обслужващата ви банка (електронно банкиране), чрез която информацията за всяка платена фактура по банков път се въвежда автоматично в ERP системата и задължението също се закрива автоматично. Това вече се тества в Mago.Net както за плащания към доставчици, така и за постъпления по фактури към клиенти (още една дейност, която ще отпадне за фирмения счетоводител).
Други решения могат да бъдат билинг система, модул за бизнес анализ и репортинг, ТРЗ.
Достъпно ли е финансиране за фирмите, желаещи да внедрят иновативни продукти от рода на ERP системите?
Придобиването и използването на ERP система е част от технологичната модернизация в предприятията, с цел подобряване на управлението и процесите вътре в самото предприятие. Част от разходите, които ще бъдат покрити от програмите за въвеждане на нови продукти, услуги и процеси, са закупуването на патенти, лицензи и внедряване на софтуер за управление на производството и бизнеса (ERP, BPM, BI).
От тези финансирания вече повече от година успешно се възползват микро, малки, средни и големи предприятия в България. Microinvest съдейства при кандидатстване за финансиране, тъй като ERP софтуерът Mago.Net многократно е финансиран по програмите за конкурентоспособност в Италия. При подобен бизнес план фирмите ще спестят минимум 50% от размера на проекта.
Внедряването на ERP изисква реорганизация в предприятието, която е съпроводена и с немалка доза страх от провал. Какво бихте препоръчали на мениджърите?
Безспорно, внедряването на ERP система е свързано и с вътрешна реорганизация в предприятието – тя е необходима, за да се гарантира успехът на промяната. Често мениджмънтът има своите съображения, свързани с финансирането на проекта или със страх от неуспешно внедряване. От друга страна, самите служители не искат да променят досегашния си начин на работа.
Имайки предвид това, ERP отделът на Microinvest акцентира на три основни показателя, които могат да се следят чрез системата и са от особена важност за развитието на бизнеса:
– Прозрачност на дейностите и процесите от начало до край – премахва се неясната отчетност;
– Ноу-хауто и знанието на организацията остават и се управляват от системата, т.е. носител на знанията е системата, а не човекът;
– Използват се инструменти за управление на процесите, което означава дефиниране, изпълнение, контролиране, наблюдение и усъвършенстване на фирмените процеси, вкл. управление на работните потоци и разпределение на отговорностите между служителите. Системата се грижи за разпределението на задачите между служителите и спазването на крайни срокове, алармира при отклонения от графика и т.н.
С функцията Task Scheduler на Mago.Net, например, може да получавате всяка сутрин справка за изпълнението на поръчките от предния ден, отговорници и етапи по проекти, закъснения или преизпълнение на производствения план.
Друго предимство на ERP системите е възможността за моделиране на процесите, тъй като структурата и дейността на организациите не са статични. Нуждите и степента на развитие на самата организация определят и степента на интеграция на дадена ERP система – дали да бъде пълна или с частична интеграция, която да расте заедно с бизнеса на клиента.