Малки и средни фирми ще внедряват ERP и CRM с европари

Българските предприятия ще могат да разчитат на безвъзмездно европейско финансиране, когато въвеждат ИТ-базирани системи и приложения за управления на бизнеса, в рамките на нова процедура по ОПИК, за която разказаха Стоян Недев (вляво) – член на Съвета на директорите на EЛАНА Инвестмънт, и Орлин Дочев – управляващ партньор в Некст Консулт

На фона на положителните сигнали от българската икономика започва нова процедура „Развитие на управленския капацитет на малки и средни предприятия”, която е част от Оперативна програма „Иновации и конкурентоспособност” (ОПИК). Процедурата е с бюджет 30 млн. евро и е насочена към развитие на управленския капацитет на микро, малки и средни предприятия. Размерът на безвъзмездната финансова помощ е от 50 000 до 391 166 лв., или до 70% от стойността на проектите.

Компаниите у нас могат да кандидатстват за финансиране на дейности, свързани с разработване, внедряване и сертифициране на системи за управление на качеството и на добри производствени практики, с услуги по реинженеринг на процесите в предприятията, както и с разработване и въвеждане на ИТ системи и приложения за управления на бизнеса, вкл. SaaS и колокация. За условията по новата процедура и възможностите пред малкия и средния бизнес у нас разговаряме с Орлин Дочев, управляващ партньор в Некст Консулт, и Стоян Недев, член на Съвета на директорите на ЕЛАНА Инвестмънт.

Наясно ли са българските предприятия за шанса, който се разкрива пред тях с новата процедура? Към кои сектори е насочена програмата и готови ли са „логистично” малките и средни фирми да се възползват от тази възможност?

Стоян Недев: В ЕЛАНА Инвестмънт сме убедени, че българските предприятия като цяло са информирани за възможностите за кандидатстване по ОПИК, не само защото Министерство на икономиката (МИ) полага големи усилия за популяризиране на мерките по програмата, но и защото през последните седем години на предходната Оперативна програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика” предприятията се научиха как да финансират голяма част от инвестиционните си потребности чрез външни източници.

Новата процедура „Развитие на управленския капацитет и растеж на МСП” е дълго чакана от предприятията, защото последната възможност за финансиране чрез такъв тип инвестиции беше през 2012 г. Оттогава досега инвестициите в системи за управление на процесите, международно признати стандарти и сертифициране, както и внедряването на добри производствени практики се реализираха единствено със собствени средства. С новата процедура се предоставят доста добри възможности, защото безвъзмездната финансова помощ е в размер до 70% от стойността на инвестициите, като субсидията се отпуска по т.нар. режим деминимис –  това е особен режим на държавната помощ, чиято стойност не може да надхвърля 200 хил. евро за период от три последователни финансови години. За 2016 г.  по процедурата за финансиране на МСП са предвидени 30 млн. евро за безвъзмездна финансова помощ, което е разумен бюджет, макар в ЕЛАНА Инвестмънт да сме убедени, че няма да е достатъчен за всички желаещи да се възползват от него.

Важно е да се уточни, че не всички предприятия имат право да кандидатстват, както беше и при предходната процедура. Министерство на икономиката, в изпълнение на препоръките на Европейската комисия и българското Министерство на финансите, е фокусирало тази процедура към конкретни сектори на икономическата дейност в България – това е почти целият сектор С, който обхваща преработващата промишленост с изключение на онези предприятия, които осъществяват първична преработка на селскостопански продукти (както и риба, рибни продукти  и аквакултури) и се финансират по програмата за развитие на селските райони (респективно Програмата за морско дело и рибарство). А когато една дейност се финансира по ОПИК, не може да се финансира по програмата за развитие на селски райони и обратно.

Допълнително, освен преработващите предприятия, до финансиране се допускат и т.нар. интензивни на знания услуги в сектор J (според класификацията на икономическите дейности), който обхваща издателствата, продуцентските къщи, компаниите, произвеждащи радио и телевизионни продукти, далекосъобщенията, дейностите в областта на информационните технологии, плюс дейност от сектор М – научноизследователската и развойна дейност, която е приоритет за българската икономика.

Какви типове решения подкрепя приоритетно новата процедура по ОПИК, в какви срокове и при какви условия?

Ст. Недев:  Най-интересните за българските предприятия инвестиции, допустими по тази процедура, са разработването и въвеждането на ИТ-базирани системи и приложения за управления на бизнеса –  това са популярните ERP, CRM и BI специализирани софтуерни продукти. Няма изрично условие компанията да е току-що стартирала или да е достигнала определен етап в развитието си, за да има потребност от внедряване на такава система за управление на процесите.

До финансиране ще бъдат допуснати още разработването, внедряването и сертифицирането на системи за управление на качеството, според международно признати стандарти. Допълнително е възможно да се финансира и внедряването на добри производствени практики. Важно е бенефициентите да знаят, че и за международно признатите стандарти, и за внедряването на добри производствени практики, за да бъдат признати разходите им, задължително условие за удостоверяване на добрата практика или система за управление е наличието на валиден сертификат от призната институция.

Партньорството между Некст Консулт и ЕЛАНА Инвестмънт цели да улесни малкия и средния бизнес при кандидатстване по проекти и в последващата им реализация. Как по-конкретно помагате на фирмите да получат желаното финансиране и успешно да внедрят системи за управление на бизнеса?

Орлин Дочев: Нека разгледаме въпроса за внедряването на системите за управление от гледна точка на консултантите. Самото внедряване на подобна система не е панацея, тъй като няма гаранция, че след това дадена компания ще заработи ефективно. Ако компанията работи неефективно, след внедряване на системата тя ще работи още по-неефективно, защото тогава всичко се случва бързо и автоматизирано. Основата е бизнес-консултантската работа, реинженерингът на процесите и след това тяхната автоматизация.

Около 70-80 процента от внедряването на системата за управление са свързани изцяло с консултантската работа, посочи Орлин Дочев – управляващ партньор в Некст Консулт

За да се внедри една система, са необходими бизнес консултанти – хора, които идват  от производството, а не ИТ професионалисти или програмисти. Хора, които могат да приложат най-добрите практики, след което да се пристъпи към автоматизиране на процесите. Нашата компания Некст Консулт има уникалното пазарно предимство да е на първо място бизнес ориентирана и едва след това внедрител на системи.

Когато една компания реши да увеличи продажбите си на вътрешния или външния пазар, тя трябва да преосмисли практиките си – как прави продажбите, как провежда маркетинговите кампании, стратегии и т.н., и тогава да пристъпи към внедряване на CRM система. Тръгва се от бизнес ползите, за да се стигне до въвеждането на самия софтуер.

Самото внедряване на софтуера е много малка част от целия процес. Да, софтуерът струва скъпо, но основната работа е въвеждането на системата и по-конкретно трансформацията на компанията от бизнес гледна точка. Защото когато се говори за ERP системи, те са крайната стъпка от процеса на реинженеринг и превръщането на една компания в ефективна.

Около 70-80 процента от внедряването на системата за управление са свързани изцяло с консултантската работа. Когато търсим увеличение на продажбите, ефективност на маркетинговите кампании и предлагането на нови продукти, решението са CRM системи и Salesforce. Когато искаме да постигнем по-висока ефективност чрез въвеждане на добри производствени практики, тогава се обръщаме към японската LEAN методология и продуктите на SAP.

Т.е., нещата не се свеждат до това – ето ви една ERP или CRM система, купете я, защото е много добра?

О. Дочев: Точно тук е проблемът, защото се изхарчиха много пари, фирмите купуват системи, а после се чудят какво да ги правят. И накрая ги изхвърлят, защото едно не добре въведено ЕRP решение си е голям проблем.

Ст. Недев: Със сигурност професионалният подход с висококачествени консултантски услуги, които да направят работещо едно ERP,  CRM или BI решение, е задължително условие. ERP не е просто диск със софтуер, който се продава, инсталира и започва да работи. Това решение трябва да се консултира с професионалисти, които да знаят как да го внедрят и да го направят работещо.

О. Дочев:  Първо се анализират процесите в предприятието, после се решава как да се направи системата. ERP консултантите идват най-накрая. Важно е да се знае, че от момента, в който започва внедряването на система, финансирана по европейска програма, предстоят много разходи за поддръжка, а тях фирмите трябва да ги  вадят от джоба си. Затова ако внедрителят е калпав, което значи да се прехвърлят много от разходите във фазата на поддръжката, ще са необходими още толкова средства, за да се направи системата работеща. В нашите проучвания само един от осем мениджъри споделя, че напълно е постигнал полза от въвеждането на ERP система.

Битува мнението, че усвояването на европейски средства се е превърнало в самоцел. Какви са критериите за това дали един проект е успешен или не? Какъв е процентът на успешните внедрявания?

О. Дочев: Това са лоши практики, има ги, но ние с такива клиенти не работим. Ако дойде клиент при нас и каже – нека да вземем и да си разделим едни пари, това не е нашият клиент, не е нашият бизнес.

Ст. Недев: Професионалисти като ЕЛАНА Инвестмънт и Некст Консулт не можем да си позволим да работим с клиенти, чиято цел е единствено да усвоят някакви пари и да имат одобрен проект. Възможността да се кандидатства по процедура за безвъзмездна финансова помощ за купуване на специализирани системи за управление, включително и хардуер, ако е необходимо, или да се направи колокация – това не може да бъде самоцел.

О. Дочев: Няма никакъв икономически смисъл да се вложат едни 200 хиляди лева за ERP, които после могат да донесат загуби за 500 хиляди лева. В предходната програма видяхме как голяма част от внедрените системи не се ползват от клиентите – просто се взеха едни пари, за да се изхарчат.

В момента наблюдаваме тенденция към въвеждане на CRM. Тези системи не са нещо ново, от поне 20 години ги има, но вече са доста променени. Във времето на дигиталната трансформация вече говорим за платформи, които да подобрят клиентските взаимоотношения, а не толкова за самите CRM. Нещата се промениха в световен мащаб и с тези системи за управление на връзките с клиенти могат да се постигнат чудеса. Те дават изключително конкурентно предимство и точно сега е моментът да се надгради една вече съществуща добра ERP система със CRM.

Вече имаме много такива проекти, които са доста сложни, защото ERP системата показва как да се произведе една стока, а CRM казва как тя да се продаде. А да се направи връзка, мост между двете системи, това е наистина трудно. В момента много компании започват да работят именно по изграждането на такъв мост – между това, което трябва да се произведе, и това, което трябва да се продаде. Ето защо CRM системите набират голяма скорост в света, но в България все още това не се случва.

Дали защото пазарът ни е малък като мащаб и възможности?

О. Дочев: Така е, но компаниите ни са експортно ориентирани. В Некст Консулт работим само с реалния бизнес, а не с обществения сектор. Има компании за бързооборотни стоки, които създават стойност в България, но реализират продукцията си в чужбина. Всички практики и решения, които предлагаме на клиентите, трябва да водят до повишаване на стойността на техните системи. Работим с над 120 компании в България и успяваме да им предложим добавена стойност, така че те да са конкурентноспособни и на нашия, и на външните пазари.

Какво е най-важното, което трябва да знаят малките и средни фирми, когато кандидатстват за безвъзмездно финансиране и в частност – когато внедряват системи за управление? Кои са основните моменти, които вие като консултанти задължително разяснявате на клиентите си?

О. Дочев: При внедряване на тези системи е особено важно прехвърлянето на знания и умения чрез обучение на хората. Например, LEAN методологията, която е част от нашата работа в Некст Консулт, предшества внедряването на системите. Тази методология е философия, която  се постига само с обучение на хората, тя не е просто един реинженеринг и внедряване на системата. Става въпрос за изключително голям обем знания, които трябва да се предадат на хората, които да участват в трансформацията на компанията.

Ст. Недев: Разбира се, резултатите от внедряванията на тези системи не идват веднага. Години след това се наблюдава ръст в продажбите, оборотите или подобрена ефективност на разходите. В Министерство на икономиката също виждат и оценяват успешно реализираните проекти по тези процедури и знаят, че те ще въздействат благоприятно върху българската икономика години наред. Затова поздравявам екипа на Министерството за това, че са предвидили по тази процедура разходите за почти всичко, от което едно предприятие би имало нужда,  включително консултантските услуги.

Също така за първи път е възможно да се финансира и SaaS – софтуера като услуга, което е уникално за тази процедура по ОПИК. Сега имаме един интегриран подход с предвидени всички разходи, които едно юридическо лице ще направи по внедряване на дадено решение на всички етапи.

О. Дочев: Оказва се, че най-големият проблем е да се направи трансформацията на компанията. Как работим ние в Некст Консулт: на първо място се прави диагностика на слабите места в компанията, вижда се кое къде скърца. После се търси начин да се оправи това скърцане, било то със собствени ресурси или с външни консултанти. И едва когато се оправи всичко, се пристъпва към ERP внедряването.

Ст. Недев: Всяко лечение започва с поставяне на точна диагноза. А точната диагноза може да се постави само от добър лекар. Затова нашият съвет е: работете само с професионалисти. А техните услуги са по силите дори на малки компании, достъпни са.

О. Дочев: За първи път по новата процедура е написана професионално програмата в частта за SaaS. В предишни проекти се накупиха сървъри, мобилни устройства за много пари, които вече са непотребни. Но сега нещата стоят другояче. Ние от Некст Консулт препоръчваме на клиентите си да не инвестират в хардуер, за да освободят ресурс, който е от порядъка на една четвърт до една трета от стойността на проекта. По-добре да наемат софтуер като услуга, от най-висок клас, за следващите пет години. Системите се менят, но се ползват вече само като услуга. Парите следва да се инвестират по правилния начин, с максимална стойност за компанията, а не просто да се похарчат за хардуер.

Очаквате ли да бъдат усвоени всички средства по процедурата?

Ст. Недев: Интересът към процедурите за безвъзмездно финансиране винаги надвишава няколкократно възможностите за финансиране, така че нямаме подобни опасения. Очакваме хиляди проекти по тази процедура. Голяма част от българските предприятия проявяват значителен интерес към програмата.

Професионалният подход с висококачествени консултантски услуги, които да направят работещо едно ERP, CRM или BI решение, е задължително условие, посочи Стоян Недев – член на Съвета на директорите на ЕЛАНА Инвестмънт

Важно е компаниите да знаят, че когато кандидатстват по определена позиция от процедурата през юни 2016 г., най-рано след 12 месеца могат да очакват реализация на инвестицията с изпълнител. Това се определя от цикъла, през който преминава реализацията на всеки един проект с финансиране по оперативна програма.

Допълнителни точки по тази процедура ще спечелят онези предприятия, които ще внедряват т.нар. организационни иновации. Важно е предприятията не просто да се спрат на внедрителя, който им предлага най-ниска цена на ERP или който им обещава системата да заработи за 30 дни, а да изберат онзи, който реално ще консултира и ще подобри процесите, преди изобщо да стане въпрос какво да бъде софтуерното решение.

Предприятия по смисъла на закона за МСП със средносписъчен брой на персонала над 250 души не могат да кандидатстват по тази процедура.

В средите на малкия бизнес често може да се чуе, че решения от рода на CRM, ER и BI са прекалено скъпи. Мит ли е това? И доколко основателно е подобно предубеждение, при наличие на процедурата по ОПИК, насочена именно към МСП?

Ст. Недев:  На първо място, 70 процента безвъзмездна финансова помощ са огромна подкрепа. Второ, когато работят с консултанти, които могат да анализират процесите и да предложат решение, подходящо за техния бизнес, бенефициентите не бива да прибързват да казват, че това е скъпо или евтино. Може да се окаже, че подходящото за тях решение струва няколко десетки хиляди лева, което при 70 на сто субсидия, е достъпно дори за малка компания.

О. Дочев: Парите са напълно достатъчни,  въпросът е как се използват, как ще се инвестират. За малки и средни предприятия стигат за всичко, защото вече се смениха технологиите, вече са мит скъпият хардуер, поддръжката и т.н. С навлизането на SaaS се промени и бизнес моделът.

Ползите от програмата са очевидни, но каква е отговорността на фирмите при реализация на проектите?

Ст. Недев: Нека се има предвид, че бенефициентите носят и наказателна отговорност. Контролните органи на национално ниво и тези на Европейската комисия имат право в период от 3 години след приключване на проектите да правят пълни одити. Прокуратурата работи много ефективно в насока проверка на злоупотреби. Вече има и компании, които са върнали пари по реализирани проекти, когато са установени злоупотреби.

Освен това кандидатите да не забравят, че първо те сами трябва да си осигурят целия финансов ресурс, да платят на доставчиците си и едва след това Министерство на икономиката ще им възстанови направените разходи. Хората, които просто искат да вземат едни пари, нека знаят, че рискът е изцяло техен. Ако не спазват всички административни процедури и процеси, наложени от Министерството, не могат да разчитат, че ще им бъдат възстановени 70% от разходите.