През 2023 г. все повече бизнеси ще прибягнат към интелигентното управление на офисите с цел спестяване на енергия, въглеродни емисии и разходи (снимка: CC0 Public Domain)
Всеки бизнес е подложен на натиск да пести разходи, да управлява екипите си съвършено, да намали въглеродния си отпечатък. Един от начините за постигане на целта е т.нар. интелигентен офис. Но такъм офис може да направи повече от това да спести пари, казват специалистите.
През следващите няколко години служители, клиенти и политици ще настояват почти всеки бизнес да намали въглеродните емисии и други вредни въздействия върху обществото и околната среда. Но дори и без този натиск, непрекъснато нарастващата цена на енергията трябва да е достатъчна мотивация. Най-добрият начин за създаване на по-устойчиви работни места е използването на енергоспестяващи и други щадящи околната среда работни практики. А интелигентните офис-технологии могат да намалят емисиите и замърсяването, да повишат оперативната ефективност и производителността – и да намалят разходите.
„Ясно е, че всичко е свързано с инвестициите“, казва Карло Рати, професор по градски технологии в Масачузетския технологичен институт (MIT). Според него стремежът към ограничаване на капиталовите разходи е само началото. „Една устойчиво преработена офис сграда може да извърви дълъг път по отношение на производителността на хората – и това е един от основните инструменти, които всяка компания може да използва в битката си за талантите“, допълва Рати, който е архитект и носител на някои специални награди. Отличията му са в областта на иновативните и устойчивите офис-сгради в света.
Умно сградно управление
Ефективните сгради включват много съвременни технологии, които могат да помогнат на обитателите да се чувстват комфортно и да са продуктивни. Все по-голям брой офиси вече имат ефективна система за управление на сградата (BMS). В идеалния случай това може да се комбинира със системи за генериране и съхранение на енергия локално. Може да се добави и система за управление на водата. Всичко това ще осигури огромни икономии – спестяват се разходи, ресурси и емисии.
Но добрата BMS е само добро начало. Тя може да оптимизира използването на енергия в сградата чрез интелигентни системи за осветление и температура. Управлява ги софтуер, който черпи информация от IoT сензори или радиочестотни идентификатори (RFID) из цялата сграда. Спестяването на енергия и разходи се подобрява още от използването на интелигентно LED осветление. То се управлява от сензори, които гарантират, че светлината се включва само там, където е нужно – и когато е нужно.
Системи за резервация и управление на пространството
IoT и RFID сензорите могат да захранват и системите за управление на пространството в офис-сградата. Те предават информация за заетостта, осветлението и HVAC настройките.
Данните, създадени чрез всички тези процеси, могат да бъдат анализирани от работодателя, за да послужат за основание за планирането на ресурсите и пространството. Например конферентна зала, за която се знае, че цял следобед не е резервирана от никого, може да бъде изключена от системите за осветление и отопление, защото ще е празна чак до следващия работен ден.
По този начин е възможно подобряване на ефективността, особено за организации, използващи хибридния модел на работа. Чрез данните от смарт-картите на служителите може да се анализира дори какво е натоварването на столовата по обяд и колко дълга е опашката, за да се оптимизира работата на кантината.
За фирмите, чиито персонал работи хибридно, полезни са и системите за резервиране на бюра за работа. Така фирмите могат да планират натоварването на помещенията и да разпределят служителите си така, че помещенията да се използват ефективно, а тези, които са слабо обитаеми или свободни през повечето време, да не натоварват бюджета с разходи за поддръжка.
В ново време всички тези технологии могат дори да се обвържат с локалната система за управление на човешки ресурси. Така процесите на включване и привилегиите за достъп до сградата могат да бъдат контролирани чрез едно и също приложение. Достъпът може да бъде отменен, ако даден служител напусне.
Сътрудничество
Другите интелигентни офис технологии, които могат да помогнат за намаляване на разходите и въглеродните емисии, са тези, които подобряват сътрудничеството между служителите, независимо дали са в офиса или не.
Повечето офис служители вече са запознати с видеоконферентни системи като Zoom, Microsoft Teams и Google. Но има по-малко известни алтернативи, които си струва да се опознаят и обмислят. Някои от тях са разработени за интеграция с популярни софтуерни инструменти като например Slack или Salesforce.
Все по-популярни стават и средствата за съвместно управление на проекти и работни процеси като например Trello или Monday.com, които могат да бъдат интегрирани с други решения, включително Slack, Trello и Google.
Всички тези технологии позволяват на работодателите и техните служители ефективно да преоткрият природата на работното място. Карло Рати смята, че промените, които сега навлизат в офисите по целия свят, ще имат дългосрочни и позитивни последици.
„Днес хората работят разпределено, като използват офиса по различно време, за да избегнат пренаселеността. В бъдеще пиковите часове – с цялата си неустойчива загуба на енергийни ресурси и човешко време – може да останат само спомен от миналото,“ казва Рати.