В днешно време се очаква служителите да могат да използват мобилните устройства както за бизнес, така и за лични цели
Все повече организации по света позволяват на своите служители да носят личните си мобилни устройства на работа, така че те да имат достъп до данните на компанията по всяко време, от всяка точка и от всяко устройство.
Феноменът BYOD (Bring your own device – носене на собствено устройство) започва да набира скорост през 2007 година, когато изпълнителни директори и членове на управителни съвети за първи път носят лични смартфони и таблети на работните места. Оттогава тенденцията BYOD става изключително популярна, тъй като служителите искат гъвкавост, а работодателите виждат увеличаване на продуктивността след разрешаване на служителите да използват личните си мобилни устройства едновременно на работа и у дома, сочи анализ на Symantec.
95% от ИТ и бизнес лидерите в САЩ казват, че техните организации разрешават под някакъв вид, начин или форма използване на устройства, притежавани от служителите, според проучване на Cisco. Повече от 33% от служителите на възраст между 20 и 29 заявяват, че биха нарушили всяка забрана за BYOD и ще използват личните си устройства.
Въпреки дългите години на свободно разпространение на тенденцията BYOD, някои работодатели започват да повдигат въпроса дали и доколко финансовите ползи от BYOD са целесъобразни. Например, технологичният анализатор Gartner заявява, че програмите BYOD имат потенциал да намаляват разходи, но обикновено това не се случва. Бизнесите целят да създадат повече възможности, предлагани от мобилното устройство, и разходите за софтуер, инфраструктура, поддръжка на персонала и свързаните услуги ще нарастват във времето.
От друга страна, някои компании твърдят, че внедряването на BYOD политика може да спести на организациите много пари, като те разполагат и с данни в подкрепа на своята позиция. Например, VMware твърди, че е спестила 2 милиона щатски долара чрез преминаване към BYOD политика, която изисква от служителите да закупят собствени устройства и да разчитат на техните собствени мобилни доставчици, що се отнася до поддръжката.
Въпреки потенциалното намаляване на разходите посредством BYOD, много адвокати се страхуват, че да се позволи на служителите да използват лични устройства за бизнес цели би довело до повече предизвикателства пред защитата на данните и сигурността. Това усещане често поставя вътрешнофирмените адвокати в обичайната, но неизбежна позиция на изолирани противници сред останалите бизнес акционери, които се опитват да спестят пари на организацията чрез въвеждане на подхода BYOD, се казва в анализа на Symantec.
Истината е, че алтернативните подходи крият много от същите проблеми, които има и при BYOD, така че както рисковете, така и ползите на всеки мобилен подход трябва да се вземат под внимание. Например, работодателите, които не позволяват на служителите да използват лични устройства за работни цели, обикновено им осигуряват като алтернатива устройства, които са собственост на компанията.
Не е изненадващо, че служителите почти винаги използват тези устройства както за лични, така и за бизнес цели (независимо дали е позволено или не), създавайки по този начин много от същите правни рискове, както и рискове за сигурността на данните.
Политиката за устройства, притежавани от работодателя, може да намали риска от възражения, свързани с лични данни, когато работодателят изиска достъп до устройствата и тяхното съдържание. Всяко постепенно намаляване на риска, постигнато посредством политиката, трябва да бъде балансирано спрямо количеството финансови ресурси, които могат да бъдат спестени чрез внедряването на BYOD политика, съветва Symantec.
С други думи, фирменият правен отдел трябва да разбере, че това кой е притежател на устройството (служител или работодател) не е единственият фактор, който трябва да се вземе под внимание, когато се определя политиката на използване на мобилни устройства.
В днешно време се очаква служителите да могат да използват мобилните устройства както за бизнес, така и за лични цели, независимо дали устройството е притежание на работодателя или на самия служител. Много работодатели вярват, че осигурявайки на служителите възможността да използват мобилни устройства за бизнес и лични цели, увеличават работната продуктивност.
За щастие на фирмените правни отдели, новите мобилни технологии в комбинация с добри вътрешни политики, осигуряват на организациите възможността без рискове да внедряват мобилния подход, който считат, че е най-подходящ за постигане на техните цели, посочва Symantec.
Обикновено, решенията за употреба на мобилни устройства на работното място са от компетенцията на корпоративните ИТ отдели или отделите по сигурността на дадена организация. Но когато става въпрос за проблем в резултат на използването на мобилно устройство, то тогава решенията се взимат от фирмените правни отдели. Много пъти, тези проблеми е можело да бъдат избегнати, или поне сведени до минимум посредством добро планиране и съдействие от страна на юридическия отдел.
За съжаление, юридическият отдел често пъти бива пренебрегван като участник в бизнес решенията, свързани с инвестиции в технологиите. Затова и вътрешнофирмените адвокати трябва навременно и активно да търсят, разбират и обръщат внимание на потенциалните рискове и разходи свързани с използването на мобилни устройства, съветва Symantec.