Неизтритата поща – беда или ценен помощник?

Пълната със стари писма пощенска кутия може да бъде изключително ценна във всеки момент
(снимка: CC0 Public Domain)

Почти всеки от нас днес използва електронна поща – за работа, за лична комуникация. Бидейки улеснение и проклятие едновременно, е-пощата изглежда като модерно комуникационно средство, но неусетно се превърна в източник на ежедневен стрес. Неизтритите писма се разглеждат като особен проблем. Но може би все пак те са скрит наш помощник и съюзник?

Обикновено за неизтритите стари писма смятаме, че са белег на мързел, неефективност, затормозяване. Когато броячът започне да показва четирицифрени числа, това изглежда направо шокиращо. Но може би трябва да погледнем на тази драма от друг ъгъл: бесният брояч не може да ни нарежда какво да правим и кога. Има по-важни неща.

Наистина е неприятно, ако пощенската кутия се пълни с хиляди непрочетени имейли. Нека бъдем реалисти – повечето от тези непрочетени имейли са от бюлетини, за които човек се е абонирал някога по някакъв повод, но рядко отваря да прочете. И да, досадно си е да преравяте пощенската кутия и да триете тези „боклуци”. Но какво да кажем за вече прочетените, стари писма?

Пълната със стари писма пощенска кутия е отличен регистър на някогашни дейности и комуникации, който може да бъде ценен в бъдещ момент. Там, неволно, се пази куп важна информация, която може да се окаже необходима по-късно. Кога е получена дадена фактура? Какво пишеше в офертата до фирма Х преди две години? Това са неща, които рядко проверяваме, но в един бъдещ момент могат да се окажат нужни.

Или, както казваше една шеговита жена преди години, „само щом изтрия тон стари имейли от пощенската си кутия, още на другия ден се оказва, че едно от тях ми трябва спешно”.

Сериозно! Пълната пощенска кутия е цифров запис на това, което се случва в живота ни и в работата ни с течение на времето. Всяко запитване, всяка оферта, всяко уточнение е запазено в този нескончаем цифров архив – при това добре датирано и с прекрасната възможност за търсене в него!

В личната си поща човек може да провери кога, например, е изпратил писмо за кандидатстване за работа, да изнамери рядка рецепта, пратена преди години от стар познат и т.н. В служебната си поща човек може да намери ценни детайли от историята на работата си в дадената организация – например номер на сервизен „тикет” отпреди 3 години, текст на специално модифицирана оферта за важен клиент, датата на отложена среща, която така и не се е състояла.

Всичко това са неща, които безспорно не ни трябват всеки ден. Те обаче могат да потрябват веднъж, в някой бъдещ момент.

Още по-прекрасно е, че в пощенските системи има прекрасни инструменти за издирване на стари писма – по дата, по подател, по съдържание на конкретна дума, по размер на прикачения файл и т.н. Така човекът, увлечен в своята ежедневна работа, е достатъчно да се досети само за една ключова дума, за да успее да намери нишката на някогашната комуникация с търсеното от него съдържание.

Във физическия свят подреждането на рафта с книгите или на работното помещение има основателни причини. Освен че изглежда приятно, добре организираната лавица прави нещата лесни за намиране.

Но в електронната поща не е така. Тя няма физически граници и вид – не изглежда разхвърляно като неподредената лавица, не е трудно за почистване като разхвърляната стая. Всичко се намира лесно веднага.

Стремежът да имаме малко или дори нула непрочетени писма, стари писма и други ни е обсебил неволно, сякаш с този брой се измерва някаква „неправилност”, която е лоша за самия човек и неговите професионални или лични качества. Ето, когато влезете в своя профил в Twitter или Facebook, първото нещо, което вероятно правите, е да побързате да „разчистите” известията, нали? Но нима това е наистина толкова важно?

При е-пощата не добиваме нищо ценно от бързането да прочистим непрочетените писма и да изтрием вече прочетените. Ако нещо е важно – ще го видим; ако не е – може да почака; вече прочетеното си остава прочетено и може да „спи”, докато един ден ни потрябва пак.