Поради „силозния“ характер на информацията в организациите, служителите прекарват часове всеки ден в търсене на работни файлове из фирмените мрежи или споделени системи (снимка: CC0 Public Domain)
Повече от половината служители в САЩ (56%) в момента използват публични системи като OneDrive, Google Drive, WhatsApp или Dropbox за споделяне на файлове, свързани с работата им, за да си улеснят ежедневието – независимо дали им е разрешено, установи ново проучване. Третина от тези служители (32%) правят това, макар да знаят, че компанията им има политика, която не разрешава подобни действия, т.е. въпреки повишените рискове за сигурността.
Глобалната картина е още по-изненадваща, когато се види, че почти две трети (63%) от служителите използват подобни системи за споделяне на файлове, за да боравят с работни документи, а 44% го правят, тъй като смятат, че няма организационна политика срещу подобни действия.
Проучването бе оповестено в доклад на OpenText. Липсата на ефективни инструменти за управление на информацията в много фирми започва да оказва влияние върху стъпките, които служителите предприемат и смятат за правилни, отбелязват анализаторите.
Като цяло, хибридно работещите смятат, че са изправени пред широк набор от предизвикателства. Над една четвърт (26%) посочват, че не могат лесно да си сътрудничат или да споделят файлове с колеги, когато работят от вкъщи. Същият брой (26%) казват, че нямат лесен достъп до корпоративни файлови системи и съдържание, когато работят от разстояние. Около една пета (21%) имат трудности да пренасят между офиса и дома си технологията и инструментите, от които се нуждаят ежедневно за своята дейност.
76% от респондентите имат чувството, че претоварването с информация допринася за ежедневния им стрес. Това включва постоянен поток от информация 24/7, широко използване на социални медии или твърде много приложения за проверка всеки ден.
Тъй като при хибридната работа професионалният живот на хората продължава да се намесва в личния им живот, 43% от анкетираните смятат, че не са – или са само донякъде – оборудвани с правилните дигитални инструменти за работа у дома. Повече от една четвърт (26%) се оплакват, че за работа трябва да използват 11 или повече акаунта, множество различни ресурси, инструменти и приложения.
Поради „силозния“ характер на информацията в организациите, 41% от служителите прекарват един или повече от един час на ден в търсене из фирмените мрежи или споделени системи, за да намерят конкретни работни файлове или части информация, които са им нужни, за да си вършат работата.
Организациите, които се опитват да управляват информацията, са изправени пред предизвикателството да боравят с огромен обем и сложност както на структурирани, така и на неструктурирани данни. Те са разпилени и нарастват експоненциално. Това може да бъде плашеща перспектива, казва Санди Оно, изпълнителен вицепрезидент и главен маркетинг директор на OpenText.
„Това, което осъзнахме, е, че информацията сама по себе си не е решение. Решението идва тогава, когато разбиете силозите и централизирате информацията. Когато непрекъснато управлявате и обединявате цялата си информация, тя се трансформира. Появяват се модели и тенденции, постига се задълбочено разбиране, тогава се вземат по-добри решения. Това е информационното предимство”, споделя Санди Оно.
Фактът, че информацията е разпръсната на множество места, е друга причина за трудностите на служителите. Двама от всеки петима (40%) съобщават, че това пречи на способността им да вършат работата си. Всеки пети (20%) чувства, че колегите му не запазват най-новата версия на важните документи в споделени системи. Почти една трета (31%) казват, че не знаят къде да намерят най-актуалната информация, когато им трябва.
Проучването сочи, че лошото управление на информацията и постоянните предизвикателства, свързани с нея, имат отрицателен ефект върху служителите. 41% от тях чувстват, че проблемът с данните оказва влияние върху тяхното психическо благополучие и нивата на стрес. Над третина (35%) посочват, че тенденцията има вредно въздействие върху представянето им на работното място. 30% говорят за негативно влияние върху цялостното им удовлетворение от работата. За 37% проблемът има пряко въздействие върху баланса между работа и личен живот.
„Тъй като данните продължават да се увеличават във всяка организация и броят на използваните от тях системи и приложения продължава да расте, нарастват и рисковете“, казва Бернд Хенике, вицепрезидент продуктов маркетинг в OpenText.
„В момента има спешна необходимост бизнесът да автоматизира управлението на информацията, така че съдържанието да може да се улови и класифицира, а политиките за задържане да се прилагат автоматично и… служителите да имат лесен достъп до точна, актуална информация, без да бродят и издирват късчета данни из множество приложения“, обобщава Хенике.