Цифровизацията на документите ни подготвя за бъдеще с „по-малко хартия”
(снимка: Brother)
Дигитализацията, или превръщането на хартиени документи в цифрови файлове, е най-добрият начин да организирате домашния си офис, казват от японската компания Brother. Тя е изготвила списък с най-добрите съвети за цифровизация, за да помогне на потребителите да намалят бъркотията, да направят файловете си по-сигурни и по-достъпни и да се подготвят за бъдещето, което ще се характеризира с „по-малко хартия”, а не с „безхартиен” начин на работа.
Ето и конкретните препоръки на специалистите по технологии за печат:
⦁ Сортирайте документацията си – преди да започнете мисията си да дигитализирате, спестете време и усилия като разчистите излишните, стари или ненужни документи. Признайте си честно: дали някога ще ви потрябва това искане за оправдаване на разходите от 1993 г.?
⦁ Намалете употребата на хартия – като изберете да получавате дигитални документи от банките и други доставчици на услуги, ще ограничите нуждата от използване на хартия за сканиране и архивиране. Помолете доставчиците си да изпращат фактури и други работни документи по имейл, вместо по пощата.
⦁ План за дигитализация – форматът не е единствената разлика между архивирането на цифрово и хартиено съдържание – често се налага да се промени структурирането. Помислете как сте съхранявали документите си на хартия и преценете как дигитализирането на вашите документи би могло да подобри това. Например, в момента може да имате хартиени документи, подредени по години, но да предпочитате в цифров вид те да са организирани по клиент.
Организиране и управление на дигиталната файлова система
⦁ Структурирайте подпапките си – отделянето на време да картографирате новата си дигитална система за съхранение на документи ще ви спести местенето на файлове по-нататък в процеса на цифровизиране. Организирайте файловете си с постоянни имена, като именувате подпапките си с тагове или ключови думи. Може да решите, че е по-подходящо да ги разбиете по месеци, например: Invoices>2019>May – или да предпочетете да създадете подпапки в зависимост от работата ви, т.е.: Client> Project >Invoices.
⦁ Резервното копие е от съществено значение – използването на облачни услуги за съхранение на дигитални документи означава, че навсякъде ще имате достъп до файловете си без риск от загуба, какъвто има при съхранението на хартиената документация и физическите копия.
⦁ Архив за лесно организиране – бъркотията в цифровите файлове може да бъде точно толкова изнервяща, колкото неподредените хартиени документи, които преливат по рафтовете. Ако повече нямате нужда от определени проекти или документи, архивирайте цели папки заедно с подпапките им. Така ще ги имате под ръка, но без да ви се пречкат.
Превърнете цифровизирането в рутина
⦁ Автоматизирано действие – сканирайте всеки важен документ, още щом го получите. Развийте това в нов навик, като непрекъснато дигитализирате, за да поддържате форма.
⦁ Сканирайте и рециклирайте – щом веднъж сте сканирали физическите документи, изхвърлете ги, ако не са абсолютно необходими. Рециклирането им помага да поддържате чист домашния си офис и е по-добро за планетата.
⦁ Преразгледайте и обновете подхода си – ако документацията започва отново да се трупа, отделете малко време за оценка на работния ви процес. Помислете защо някои неща не могат да бъдат сканирани или рециклирани веднага, за да изгладите системата си за съхранение.
Практически съображения за сканиране
⦁ Основни моменти при покупката на скенер – двустранното сканиране е от съществено значение при дигитализирането на архиви от хартиени документи, а 300 dpi обикновено са достатъчни за осигуряване на достатъчно детайлно сканиране в условията на домашния офис, освен ако не се налага често да обработвате детайлни слайдове или снимки. Ако имате купища документи за разчистване, автоматичното подаване на листове ще обработи целия наръч от страници неусетно.
⦁ С мисъл за мобилността и съхранението – скенерите се предлагат във всякакви размери и формати. Някои, като най-новите MDS модели на Brother са проектирани с идеята за лесно пренасяне, което ги прави идеални за работа на терен. Други, като ADS моделите, са направени така, че да могат удобно да се съхраняват в чекмеджето, без да затрупват излишно домашния ви офис.
⦁ Използвайте OCR – софтуерът за оптично разпознаване на буквите (OCR) прави възможно редактирането на сканирания текст, като позволява дигитализиране на съдържанието, за да можете веднага да откриете файловете на по-късен етап при търсене в системата ви.
Тъй като екологичните съображения се сблъскват с възможностите на дигитализацията, превръщането на хартиени документи в цифрови формати ще става все по-важно. Ако сте получили вдъхновение да изчистите натрупаната хартия в домашния си офис, защо да не започнете още днес…