Вярно е, че нищо не може да замени въздействието от една среща на живо, лице в лице, а следващото най-добро нещо определено са видеоконференциите. Те могат да спестят време за пътуване и да увеличат производителността, като по този начин променят значително бизнес средата.
Видеоконферентната връзка може да варира от безплатен социален софтуер като Skype, през професионални облачно-базирани решения като ezTalks до телеприсъствие в специални стаи като Cisco и др. Но независимо от технологията, наложително е да използвате най-добрите практики, за да имате продуктивна видеоконференция. Ето 10 най-важни съвета за ефективна видео конферентна връзка:
1. Уверете се, че имате стабилна интернет връзка
Най-важният аспект на видеоконференцията е постоянната и бърза интернет връзка. Ако връзката е бавна, това ще се отрази неблагоприятно на конференцията с визуални смущения и променлив звук. Когато използвате вашия лаптоп, не забравяйте да го свържете по LAN кабел, който ще ви гарантира стабилна интернет връзка. Използвайте сигурно свързване с разширено криптиране и защита с парола в случай, че вашият единствен избор е безжичната връзка.
2. Изберете добър софтуер за видеоконференции
Софтуер за видеоконферентна връзка с най-високо качество като ezTalks Meetings ще ви помогне да осъществите лесно правилната бизнес комуникация. Възможно е да изтеглите безплатно подобни приложения и така да постигнете по-висока възвръщаемост от виртуалните конференции. Не забравяйте да вземете най-новата версия на софтуера и да се убедите, че той е стабилен и съвместим с вашата операционна система, за да постигнете безпроблемна колаборация по време на конференцията.
3. Облечете се правилно
Имайте предвид, че това е официална обстановка и се облечете подходящо. Като представител на вашата организация, не трябва да действате и да се обличате по начин, който ще застраши престижа на компанията. Носенето на твърде многоцветни облекла не се препоръчва по време на видеоконференция.
4. Изпратете дневен ред преди конференцията
Наложително е да включите дневния ред на срещата заедно с поканата. Това ще позволи на гостите да разберат причината, поради която са поканени, а също така ще могат да се подготвят по подходящ начин. Разпространението на материали по имейл или в офиса също е добра идея.
5. Имайте предвид часовите зони
Нещо обичайно е да имате участници в конференцията от различни държави, предвид факта, че светът вече е глобализиран. Уверете се, че сте избрали време, което е удобно за всички участници. Много е важно да имате предвид часовите зони, особено когато изпращате календарни покани. Изборът на неправилни часови зони ще доведе до объркване и ще повлияе негативно на производителността на конференцията.
6. Не допускайте отвличане на вниманието
Уверете се преди срещата, че няма пречки в зоната на видимост на камерата, които могат да разсеят останалите участници. Също така поставете мобилния си телефон в безшумен режим по време на конференцията.
7. Бъдете запознати с функциите на видеоконференцията
Опитайте се да премахнете фоновия шум по време на конференцията, което също така ще минимизира ехото от микрофона. Освен това информирайте участниците как да заглушават и включват микрофона, за да гарантирате, че всички използват тази функция.
8. Никога не говорете по едно и също време с гостите
Истинско предизвикателство е, когато в една конференция има много гости. Трябва да проявите търпение и да се въздържате от говорене, докато други участници в конференцията се изразяват. Препоръчително е домакинът да задържа своите запитвания до края, така че всеки участник да може да изрази мнението си. Домакинът трябва да ръководи конференцията, за да бъде тя успешна.
9. Изберете подходящо място
Всъщност някои конференции заслужават по-професионално отношение. Можете да използвате специално пригодена конферентна зала с оборудване за видеоконференции от висок клас, особено ако имате работа с нов клиент, или дори да резервирате стая, за да създадете по-доверена среда.
10. Осигурете еднаква осветеност
Важен аспект на всяка успешна видео среща е правилното осветяване с минимален отблясък. Лошото осветление може да остави аудиторията ви на тъмно. Заложете на естествено осветление, но се уверете, че то няма да разсейва участниците от другата страна. Освен това подсигурете достатъчно осветление за камерата. Опитайте се да избегнете екстремно мощните крушки и вместо това използвайте флуоресцентна светлина.
Заключение
Понастоящем все повече организации прибягват до видеоконференции и поради това служителите трябва да бъдат подготвени за тези срещи. Опитайте да се придържате към споменатите дотук препоръки, за да направите успешна следващата си видеоконференция, което ще ви помогне да повишите ефективността от срещата, а също така да избегнете нежелани ситуации.