Хартията – трудна „хапка” за дигиталната трансформация

В някои области, свързани със строго регулиране, хартията се измерва в тонове
(снимка: CCO Public Domain)

Документацията на хартия е „хапка”, която се оказва една от най-трудните за преглъщане в процеса на „дигитална трансформация” на бизнеси и организации по цял свят. Макар че цифровите системи за боравене с документи не са новост, справянето с планините от стари хартиени документи си остава трудна работа.

Значението на хартията обаче е огромно, защото в много случаи на старите данни ще стъпят бъдещите „умни” системи, аналитични „big data” платформи, модули за машинно самообучение и изкуствен интелект. Обвързването на двете реалности бе тема, която сякаш остана незабелязана в пороя от интригуващи новини на Fujitsu Forum 2019 в Мюнхен.

Над половината от организациите в Европа, поели по пътя на дигитализацията, споделят, че имат затруднения със старите, „онаследени” системи, които работят в структурите им. Най-трудна от старите технологии остава хартиената. В някои области, свързани със строго регулиране и боравене с огромни обеми документация, бумагите се измерват в тонове. Такъв е случаят например с банките, които всякога са били задължени да изискват от всеки клиент по няколко подписани документа за всяко нещо (а в някои случаи – по цяла папка), фирмите за счетоводни и юридически услуги, съдебните системи във всички страни и др.

fi-7300NX дори не се нуждае от компютър, за да сканира и обработва изображенията
(снимка: Fujitsu)

За справянето с тези стари, огромни обеми хартия във Fujitsu са разработили набор от специализирани устройства, които съумяват да сканират и „разбират” старите документи, за да ги превърнат в дигитални архиви. Най-общо става дума за комплекти от скенер, система за текстово разпознаване и разчитане, както и елемент на изкуствен интелект, който определя типа документ и го класифицира с цел правилното му съхранение – той решава, например, дали става дума за фактура, входяща молба и др.

Един от образците е fi-7300NX, който дори не се нуждае от компютър, за да сканира и обработва изображенията. Той разчита на NFC (Type-A and Type-B) за автентикация, а благодарение на предоставения SDK може да се интегрира с всякакви вътрешно-организационни системи, например ERP. Удобството на тези системи е в бързината, с която разпознават, разчитат и самостоятелно обработват хартиените документи, наследени от минали периоди.

Налице са различни вариации – както за по-малки организации, така и за големи структури. Специална версия е разработена за библиотеки и културни центрове – тя е в състояние да работи и с изображения, включително картини, вземайки под внимание нуждата от точно възпроизвеждане на цветове, минимално светлинно въздействие върху оригинала и др.

Магнитните ленти могат да съхраняват данните десетилетия и в пъти по-евтино от твърдите дискове
(снимка: Мария Малцева / TechNews.bg)

За съхранeнието на архивите от документи от Fuji – партньор на Fujitsu – са разработили система с магнитни ленти, която осигурява дългосрочно и ценово ефективно архивиране под формата на управляема услуга. От Fuji подчертаха, че в случая не става дума за бекъп на данни (той изисква бързо възстановяване и обичайно се прави на твърди дискове). Разработката е само за архиви, които трябва да се пазят дълго съгласно съответните закони и регулации.

Магнитните ленти могат да съхраняват данните десетилетия наред и това е в пъти по-евтино от пазенето им на твърди дискове, подчертаха от Fuji по време на Fujitsu Forum. Като доставчик на услугата, компанията има грижата да прави дубликат на архива, така че дори при увреждане на някоя магнитна лента винаги има още едно копие. За еврoпейските клиенти Fuji е изградила център за архивиране като услуга. Тя е предпочитана заради ниската си цена за организациите, които са задължени в продължение на много години пазят огромни обеми – например банки, осигурителни институции и др.