Аутсорсването на дигитализацията на документни архиви носи редица ползи за клиентите
(снимка: CC0 Public Domain)
Аутсорсинг решение за дигитализация на документен архив предлага на пазара у нас компанията за ИТ услуги Буллсофт. Решението е насочено към компании, които не разполагат със собствена система за архивиране и използване на електронни (сканирани) документи, като не изисква внедряване на специализиран софтуер и наличие на инфраструктура.
Клиентите на аутсорсинг решението получават право на ползване на система за дигитализация на документен архив с уеб-базиран достъп от настолен компютър или през мобилно устройство. Налична е опция за инсталиране на приложението на мобилно устройство чрез технологията PWA (Progressive Web App).
Аутсорсинг услугата включва:
- Подготовка на документите – сканиране на хартиени документи във фирмения офис или на място при клиента;
- Индексиране на сканираните документи;
- Дигитализация на архива чрез специализирана уеб базирана система за съхранение и управление на документен архив;
- Достъп до дигиталния архив чрез двуфакторна идентификация- създаване на потребители с различни права и ограничения, и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust;
- Неограничено добавяне и обработка на нови документи в дигиталния архив;
- Съхранение на дигиталния архив на съвременни сървърни системи, собственост на Буллсофт;
- Осигуряване на допълнителен бекъп на архива на клиента и администриране.
През портала клиентите могат да добавят самостоятелни нови документи към електронния си архив – като просто прикачат файлове или снимат с телефона си документи през приложението. Освен това могат да търсят информация по тагове, описание или по съдържание на самите сканирани документи и др., както и да изтеглят сканираното копие на архивиран документ, поясниха от Буллсофт.
Компанията подчертава, че дигитализацията подпомага оптимизирането на бизнес процесите и повишава ефективността на работещите. Документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.
Услугата подобрява достъпа до архива – по всяко време потребителят има бърз достъп до необходимите документи през интернет, в реално време. С помощта на технологията OCR (оптично разпознаване на символи) всеки клиент може да търси в базата данни желания от него документ по заглавие или откъс. Търсенето отнема минути и спестява прелистване през страници и дълго търсене. Освен това системите на Буллсофт са в готовност да допълнят съхранените данни или да ги коригират, за да се поддържа архивът постоянно актуален.
От компанията изтъкват още, че работата с дигиталния архив спестява време на служителите в търсене, вадене и копиране на документи, а също така намалява разходите за печат и консумативи.
Специално внимание е обърнато на защитата на документите. Използването на електронния архив премахва нуждата от вадене на оригинали от архива, т.е. премахва се опасността от загуба на оригинален документ.
Доставчикът поддържа висока степен на сигурност на електронния архив чрез двуфакторна идентификация – създаване на потребители с различни права и ограничения и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust. Всички файлове се съхраняват криптирани на съвременни сървърни системи, собственост на Буллсофт, и минават защитени през интернет.
Осигурена е и регулаторна съвместимост. Системата за дигитализация следи за спазване на законово регламентирания срок за съхранение на документи и изпраща нотификации до клиента.