Как да използваме MS Teams: урок за начинаещи

Microsoft Teams e сред най-популярните решения за дистанционно сътрудничество
(снимка: Microsoft)

Дистанционният и хибридният начин на работа станаха нещо обичайно в последно време, но не всички работещи хора са използвали всички възможни инструменти за видеоконференции, които пазарът предлага. Боравенето с Microsoft Teams за отдалечени срещи и дистанционно сътрудничество отнема известно време за свикване, затова ето някои препоръки.

Първата стъпка за използване на Teams е регистрацията. Това се постига лесно, като човек посети страницата на продукта.  След това въвежда имейл адреса, асоцииран към собствения профил в Microsoft, и готово – „Напред”. След като въведе и паролата си, потребителят може да пристъпи към „Вход”.

На този етап човек може да пожелае да направи някои настройки с цел удобно използване на софтуера. Това става чрез „Настройване на Тeams”.

Сетне е време потребителят да избере как иска да отвори и използва Teams. Microsoft Teams се предлага в няколко различни версии – с всички налични опции за Windows, Mac, мобилни устройства и онлайн.

Изследване на интерфейса на Teams

Най-добрият начин човек да разбере как да използва Microsoft Teams е да отдели няколко минути, за да проучи потребителския интерфейс на системата. Отляво е налице лентата с приложения, където стоят набор от различни икони. Те включват „Активност”, която показва споменавания, отговори и други известия; „Срещи” или „Календар”, всеки от които се синхронизира с личния календар на Outlook и осигурява бърз начин за преглед на всички предстоящи задачи. Има още „Чат”, „Файлове”, „Обаждания”, „Магазин” и „Обратна връзка”.

Освен лентата с приложения, интерфейсът може да се похвали и със секция „Teams”, която показва списък с екипите на потребителя, „Канал”, „Командна лента” и различни „Раздели”. Те позволяват на потребителя да се придвижва между различните страници на Teams. Има и много допълнителни функции, които потребителят може да намери за полезни.

Сътрудничество в Microsoft Teams

За съвместна работа с други хора в Teams потребителят първо трябва да се присъедини или да създаде „Teams център” („Teams hub”). За целта той следва да се насочи към „Teams” от лентата с приложенията, а после – към „Присъединяване” или „Създаване на екип”. Ако потребителят създава екип, той трябва да го организира: да въведе име на екипа, да приложи описание, да избере настройките за поверителност и, разбира се, да присъедини членовете на екипа.

Един екип може да има максимум 2500 членове. С други думи възможностите за сътрудничество са направо огромни. Потребителят може да припише и роля на всеки участник, като например „собственик” или „член”. Когато даден Teams център вече е изпълнил ролята си и е ненужен, неговото изтриване е просто: „Изтриване на екипа”.

Настройване на разговор в Teams

Друг важен ход при работа с Teams е настройването на конферентен разговор. Един от начините е потребителят да избере бутона „Насрочване на среща” по време на чат, за да настрои разговор с всички хора, участващи в чата. Друг вариант е да се избере „Срещи по календар”, където идва ред да се въведе „Нова среща”. След това, ако потребителят зададе час в календара, ще му се появи формуляр за планиране, чрез който да завърши настройването на срещата.

Когато потребителят е готов с настройването на съвместния разговор, идва време да пристъпи към „Запазване” – и съответните лица-участници ще получат покана за предстоящата виртуална среща.

Не бива да бъде повод за притеснения ситуацията, в която потребителят иска да покани на виртуален разговор някого, който няма Teams. Важното е да се въведе пълен имейл адрес на бъдещия участник. Така той ще получи покана за конферентен разговор. После ще получи и имейл с връзка към срещата, за да може да се присъедини точно както всеки друг участник, който има лиценз за Teams.

Участие в чата

Понякога може да не е необходимо видеообаждане за съвместна работа, така че Teams позволява сътрудничеството да се осъществява и чрез функцията за чат. За да започне нов чат, потребителят трябва да се насочи към „Поле за създаване” („Compose Box”) и да започне да пише. Бутонът „Изпращане”, логично, изпраща написания текст и го доставя до всеки участник в екипа или канала.

Един екип в Microsoft Teams може да има максимум 2500 членове
(снимка: Microsoft)

Един от най-добрите аспекти на функцията за чат е, че всеки добавен нов член може да прегледа всички предишни съобщения – дори тези, които са били публикувани, преди той да се присъедини. Това означава, че е лесно за всеки „новодошъл” да влезе в крак с работните дискусии.

Споделяне на файлове

След създаването на „Teams център” автоматично се създава SharePoint сайт, който е в комплект с библиотека с документи за всеки канал. Всеки файл, качен в Teams, се вижда от раздела „Файлове” и едновременно с това се съхранява в SharePoint. Ако потребителят иска да отвори файла директно от SharePoint, може да кликне върху трите точки, разположени след името на файла, и да избере „Отваряне в SharePoint”.

Помощ

Както може да се очаква, винаги може да се разчита и на вградена функция за помощ в Teams. От лявата страна на приложението е налице бутон „Помощ”, където Teams предоставя локализирани съвети по множество теми. Те са организирани по функции, но има и раздел „Видеоклипове”, показващ визуално съдържание за това как да се използва приложението.

Коментари по темата: „Как да използваме MS Teams: урок за начинаещи”

добавете коментар...

  1. haha

    Никой по света не го ползва този боклук освен българското министерство на образованието. Насила се опитват да го наложат на училищата. Добре че повечето не са овце и се придържат към Google Classroom и Meet

  2. Леон

    Какво Ви платиха за рекламата ?

  3. fg

    боклук

Коментар