Как да си изберем софтуер за видеоконференции

Много хора вече разчитат на видеоконференции, за да поддържат комуникации с колегите си от фирмата (снимка: CC0 Public Domain)

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Cisco WebEx, BlueJeans – изборът от системи за провеждане на онлайн видеоконференции е огромен. Дори вече да сме си харесали някоя от тях, може би сред останалите алтернативи има по-подходяща, затова си струва да ги сравним и преценим коя е най-подходяща.

През последните няколко месеца много фирми се оказаха принудени или да спрат работа, или да работят отдалечено поради пандемията „коронавирус”. Повечето от тях разчитат много на софтуер за видеоконференции, за да поддържат вътрешнофирмената комуникация. Това на свой ред предизвика бързо и динамично съзряване на пазара на решения за видеоконферентни разговори.

Zoom стана хит, но Google Meet и Microsoft Teams се стараят да не отстъпват по слава и възможности. Има и други имена, които предлагат качествена услуга и заслужават доверие. Факт е, че всеки доставчик следи внимателно своите конкуренти и пуска актуализации за това, което изглежда е станало почти „задължително”, за да може да отговори на всички очаквания на потребителите.

Почти всички доставчици поддържат безплатна версия на своите продукти за видеоконференции. Обикновено това означава, че тя е значително ограничена – например откъм брой участници, допълнителни функционалности, времетраене.

Всяка услуга за видеоконферентна връзка си има собствен списък на плюсовете и минусите, както и вариации в това, което предлага. Затова си струва да се разгледат и пробват, дори и в случаите, когато вече сме свикнали да ползваме една от всичките.

Цена

Цената, естествено, е определящ фактор. Безплатните версии често са ограничени в своите функции и „понасят” малък брой участници, с кратко времетраене. Заплащането на абонамент, от своя страна, води до по-голямо удобство: включване на повече хора в една среща наведнъж, по-добър контрол върху управлението на потребителите, повече административни инструменти, интеграция с приложения на трети страни и др.

Сигурност

Работата от разстояние по време на пандемията изведе на преден план различни проблеми около ИТ сигурността, започващи от това, че предприятията загубиха „видимост” над устройствата, които достъпват техните мрежи. Имайки това предвид, организациите трябва да гарантират, че инструментите за видеоконференции, които избират, разполагат със стабилни контроли за сигурност.

Важно е да има възможност – и да се използват мерки като пароли за срещите, криптиране на разговорите, както и надеждни администраторски контроли, които позволяват на домакините да разрешават, отказват и изхвърлят участници в/от срещи, ако е необходимо.

Брой участници

Излишно е да се казва, че всяка платформа за видеоконференции трябва да може да поддържа броя на служителите на фирмата-потребител. Както стана дума по-рано, повечето услуги предлагат безплатен план, който позволява участие на ограничен брой хора. Обикновено таванът е около 100-200 човека, което за малки и средни фирми у нас е предостатъчно. Ако обаче се очаква участие на повече хора, има по-сериозни абонаментни планове, които могат да „поберат” всички служители.

Интеграция на приложения

Освен видео разговори и чат, бизнес-срещите нерядко имат нужда от някои допълнителни комуникационни средства. Повечето корпоративни инструменти за видеоконференции позволяват на потребителите да споделят файлове.

Някои предлагат и допълнителни инструменти за сътрудничество като възможност за споделяне на екрана, анотации на документи на живо, интеграция с популярни софтуерни системи за работа, например G Suite и Microsoft Office. Този вид интеграция е особено полезна за сътрудничество по проекти и е важно да я има като възможност в платформите за видеоконференции.

Записване на срещите

Възможността за записване на срещите може да бъде полезна на мнозина – за преглед на бележките и за да се гарантира, че няма да се пропусне нищо важно. Много ценна е възможността за запис при провеждане на интервюта с кандидати за работа. Не по-малко съществено е това при разговори от разстояние с клиенти, когато трябва да се запомни всяка малка подробност, за да се удовлетворят всички потребности на клиента.

Много от инструментите за видеоконференции позволяват записване на срещите и съхраняването на записите „в облака”. Някои даже предлагат инструменти за субтитриране и транскрибиране на живо, за да е още по-лесно да се водят бележки.