6 грешки при съхранението на данни и как да ги поправим

Архивирането на данните на няколко места е силно препоръчително
(снимка: CC0 Public Domain)

Съхранението на данни е ключов компонент на всеки успешен бизнес. Правилното управление на данните може да бъде разликата между успех и неуспех – и трябва да знаем кое как работи в това отношение.

Най-очевиден проблем с управлението на данни е липсата на добра защита на данните, а последиците от това могат да са много сериозни. Ето подборка на 6 най-често срещани грешки с данните, направена от Greenphrophet, и начините за предотвратяването им.

Необезопасяване на данните

Продават ли се нечии лични данни в тъмните мрежи? Продават се. А откъде са се взели там? Били са откраднати от някъде – от някоя организация.

Първият и най-очевиден проблем с управлението на данни, с който може да се сблъска всяка организация, е липсата на добра защита на данните. Многобройни проблеми могат да възникнат само заради липсата на защита на данните.

Изнудването е първият и най-ужасяващ проблем в списъка с последиците. Но това далеч не е всичко. Изтичането им потенциално може да унищожи репутацията на фирмата и е от решаващо значение за бизнеса да се пази от подобна случка.

Несигурността на данните е показател, че нещо не е наред с организацията. Ако данните не са достатъчно защитени и бъдат откраднати или засегнати, то нима всички други неща в бизнеса са добре подсигурени, защитени?

Обичайно доброто опазване на ценната информация е резултат от цялостно разбиране за безопасност и защита, което обхваща всичко – от физическото затваряне на вратите до здравословната среда в предприятието и желанието на служителите да използват личните си предпазни средства. Става дума за култура като цяло.

Липса на достатъчно архивни копия

Един от най-големите проблеми с управлението на данни, с който се сблъскват бизнесите, е липсата на резервни копия на много места. За никого вече не е достатъчно да архивира данните си на един носител. Нужна е по-съгласувана политика, която включва минимизиране на риска от изгубени или откраднати данни. Архивирането на данните в облака следва да се съчетае с нещо друго, например поддържане на офлайн резервно копие на физически отдалечено място.

Архивирането на данните на няколко места, някои от които са онлайн, а други – офлайн, е добър начин да се гарантира, че бизнесът винаги разполага със своите данни. Съществуват политики за сигурно поддържане на резервно копие, които дори изискват да има дубликат на значително географско разстояния – за случаи на природно бедствие, та дори и на друг континент. Наличието на достатъчно опции за възстановяване от различни източници, разположени на различни места онлайн и офлайн, дава спокойствие и сигурност.

Несериозно към поверителността

Поверителността на личните данни също е въпрос на бизнес-култура. За всеки бизнес е изключително важно винаги да приема поверителността на данните като свой първи приоритет. Хората не обичат техните данни да излизат публично. На всичкото отгоре, ако се случи пробив, той може да съсипе репутацията на организацията – непоправимо. Ето защо поверителността е нещо, за което трябва да се внимава през цялото време.

Регулаторна (не)съвместимост

Голяма част от управлението на данните е свързано с нуждата да се покриват изискванията на различни разпоредби – местни, национални, наднационални, международни. Това е едно от многото неща, върху които хората, работещи с данни, трябва да се съсредоточат. Политиката за управление на данните трябва да е в съответствие с всички закони. Това е едно от многото неща, които могат да доведат до глоба или срив на репутацията.

Това е трудно, когато се работи отвъд границите на държави и континенти. От друга страна, регулациите относно данните почти непрекъснато се променят, донастройват, преначертават и надграждат. Ето защо организациите трябва да отделят постоянно внимание на регулаторната съвместимост.

(Не)чисти данни

Данните са „кръвта” на всяка организация днес. Ако те не са чисти, това трови всичко и всички. Почистването на данните е решаващ процес, за да се гарантира, че бизнесът може да използва добре наличната информация. Най-добрият начин да се поддържат чисти данните е да се назначат добри специалисти по данните.

Неправилна подготовка

Данните са безполезни, ако просто си стоят и не правят нищо. Когато са чисти, добре „подредени”, данните могат да се използват за управлението, давайки на организациите конкурентно предимство, превръщащо обикновените фирми в ключови играчи.

Липса на настройка спрямо бизнес целите

Трябва също да има консенсус между вътрешните специалисти по данните и техните ръководители. Това, което мениджърите очакват от изследователите на данни, трябва да е в унисон с бизнес целите на организацията. Който не използва бизнес целите си за управление на политиките за данни, само губи време.