Неоползотвореният софтуер коства на организациите по света над 5 млрд. долара годишно
(снимка: CC0 Public Domain)
Почти половината от всички инсталирани софтуерни и лицензирани SaaS приложения си стоят неизползвани от служителите, според нов доклад на Nexthink. Това води до разходи за неизползвани софтуерни лицензи в размер на около 44 743 651 долара на месец. Проблемът обхваща повече от 30 популярни софтуерни инструмента.
Загубите от неизползваните софтуерни лицензи възлизат на около 5,4 милиарда долара на година, установиха изследователите. Само 5% от респондентите в интересното ново проучване твърдят, че имат „пълна видимост“ за общия брой софтуерни лицензи, използвани от техните служители.
В допълнение, „много служители използват множество приложения за една и съща цел“. Например, 37% от служителите използват три браузърни приложения за достъп до съответните SaaS инструменти, които им трябват за работа, докато 31% използват два инструмента за сътрудничество, според доклада.
Сред най-рядко използваните приложения са такива като Tableau и Trello, наред с други, сочи анализът. За сметка на това сред най-активно използваните софтуерни приложения са Slack, Teams, Zoom, Webex host.
Объркване на служителите
Всеки ИТ отдел и всяка компания са различни. Някои предпочитат тяхната потребителска база да има достъп до десетки приложения – дори ако тези приложения може да се припокриват по функционалност, твърди проучването.
Въпреки това „служителите могат бързо да се объркат, когато им бъдат представени множество инструменти, които обслужват едни и същи цели“, се казва в доклада. „Представете си, че една маркетингова кампания има на разположение 15 отделни SaaS инструмента и 10 от тези инструменти споделят една и съща функционалност и цел. Когато сме изправени пред твърде много възможности, координирането между различни екипи може бързо да се превърне в кошмар“.
Проучването на Nexthink установи още, че „браузърите и приложенията за сътрудничество предоставят най-голямата възможност за консолидация на инструменти, докато служителите, които използват средства за бизнес-разузнаване, са склонни да се придържат към едно предпочитано приложение“.
Стъпки за повече ефективност
Докладът препоръчва на ИТ лидерите да търсят правилния баланс за цифровите преживявания на служителите в съответните организации.
Имайки предвид това, организациите трябва да разработят ефективна стратегия за закупуване или подновяване на софтуер, за да елиминират „отпадъците“ и излишъците, да намалят ненужните разходи и да рационализират процесите, казва Джон Кернс, старши вицепрезидент на техническите услуги в Nexthink. Освен това ИТ директорите и висшият мениджмънт трябва да се постараят да разберат от какво най-много се нуждаят техните предприятия.
„Ако увеличавате разходите за софтуер, но служителите ви работят добре със съществуващ инструмент, изразходваните ресурси за преход и обучение на служителите за новата система могат да влошат картината“, предупреждава Кернс.
За да вземат правилните финансови решения относно софтуерните лицензи година след година, организациите трябва да имат пълна видимост над цялостния набор от цифровите системи, на които разчитат техните екипи.
„Пълният обхват означава да можеш да идентифицираш тези, които са най-използвани, да определиш кои инструменти могат да се използват пълноценно и кои могат да бъдат заменени с по-ефективни и рентабилни решения – да се научиш да правиш повече с по-малко“, каза Кернс. „Ръководителите от изпълнителното ниво и ИТ трябва да се съсредоточат върху стратегическите разходи в области като оперативна ефективност, ежедневна поддръжка и проекти за трансформация“.
По-малко „раздуване“
Проблемът отчасти наподобява сходно явление при смартфоните, известно като „раздуване“ („bloatware”) – излишен софтуер, който само натоварва устройствата и не носи реална стойност. Когато става дума за бизнес, излишъците на практика са загубени ресурси. Затова докладът препоръчва стъпки за облекчаване на проблема със софтуера.
Организациите могат да провеждат одити на използването на софтуера и, на база на резултатите, да преговарят с доставчиците на SaaS решения за по-интелигентно използване на ресурсите. Активно трябва да се наблюдава използването на софтуер сред служителите, за да се идентифицират неизползваните и слабо използваните ресурси. Елиминирането им означава по-малко раздуване на разходите.
При всички положения е важно да се следят нагласите на служителите и начините на употреба на данните, за да се вземат по-добри решения. Всички тези стъпки за анализ следва да се повтарят редовно, за да се намали поддържането на неизползваните софтуерни лицензи и при възможност те да се преразпределят.