Завръщането в офиса може да се окаже контрапродуктивно

Служителите са по-продуктивни, ако могат да избират на кои срещи да присъстват
(снимка: CC0 Public Domain)

След две години на дистанционна и хибридна работа много фирми сега приканват служителите си да се „завърнат” по офисите. Но там може да ги чакат пречки и спънки, които съсипват продуктивността. Това е причината някои служители да не желаят да се „завърнат” в корпоративната среда.

Не всички компании са научили уроците си от последните две години, когато става дума за новите практики на работното място и очакванията на служителите. Удобството, балансът между работа и личен живот, спестеното време от придвижване из градовете – това са само част от нещата, които дистанционно работещите ценят. Но се оказва, че има и още: някои офисни практики са съсипващи за производителността и това отблъсква работещите, кара ги да не искат да стъпват обратно в офиса.

Работодателите трябва да са наясно с възможните проблеми и да вземат мерки да ги разрешат навреме, според доклад на платформата за анализ на SaaS, Time Is и фирмата за пазарни проучвания Ascend2. Проучването им, включващо 255 ръководители по човешките ресурси в американски компании, изтъква редица „алармени сигнали”, които заплашват да попречат на производителността, ангажираността и сътрудничеството на служителите на работното място. А това може да доведе до хаос в на компанията и да подкопае усилията за наемане на нови хора.

Най-тежкият препъни-камък е „културата на срещите”, отбелязва ZDNet. Става дума за онези дълги, досадни, времегубещи оперативки, които повечето от нас са виждали поне на едно работно място в професионалния си живот. Е, цели 41% от респондентите посочват това като основно предизвикателство в офисната среда! Авторите на доклада казват, че тези срещи са хем многобройни, хем „твърде дълги, в неподходящо време и с липса на фокус”. В резултат на това се намалява производителността на служителите.

„Основните проблеми при „културата на срещите” са ясни: количеството, продължителността и фокусът трябва да бъдат подобрени. Един сигурен начин за подобряване на нещата е да се даде на хората повече автономност по отношение на срещите, на които присъстват”, се казва в доклада, озаглавен „Развиващата се работна сила и кризата с HR идентичността”. Две трети (67%) от анкетираните са съгласни, че ако се позволи на служителите да избират на кои срещи да присъстват, това ще подобри производителността.

Как обаче да стане така, че срещите да са по-ефективни? Това е предизвикателство – 38% от ръководителите по човешките ресурси казват, че измерването на ефективността на срещите е много трудно. Една добра отправна точка е да се разгледа честотата и продължителността на срещите. Може ли едночасова оперативка да се намали на 30 минути например? По същия начин, може ли ежедневната среща да се редуцира и да се случва само два пъти седмично?

Изследователите също така предполагат, че „излишните и неефективни срещи” могат да бъдат превърнати в разговори „едно към едно”, така че обратната връзка да е насочена и да помогне за изграждането на вътрешните взаимоотношения. Срещите след работно време също водят до претоварване и прегаряне, отбелязват авторите. Нужно е намаляване на броя на подобни мероприятия, тъй като колкото повече работни разговори се провеждат през деня, толкова по-вероятно е другите да бъдат изтласкани за периода извън нормалното работно време.

Наред с всичко това работните процеси в офисите страдат и от спънки в съвместната работа и сътрудничеството. До голяма степен това се дължи на обърканото прилагане и непоследователното използване на имейли, системи за мигновени съобщения и инструменти за видеоразговори.

Според доклада на Time Is, технологиите за съвместна работа са огромно предизвикателство за служителите – още от първите месеци на пандемията, но сега повече от всякога. Повече от 8 от 10 респонденти (84%) са посочили, че получават повече имейли от когато и да било. Подобна е картината и когато става дума за месинджъри (80%) за видео-комуникация (83%) и за инструменти за споделяне на файлове (77%).

Използването на имейл и моментални съобщения трябва да бъде взето под контрол, се казва в доклада. Видео-разговорите следва да се третират подобно на личните срещи, като работодателите трябва да се съсредоточат върху продължителността, честотата и реалната потребност.

Друг важен аспект от завръщането по офисите е фокусът върху преживяванията на служителите. Докладът на Time Is предполага, че това е област, в която работодателите следва да приложат значителни усилия и предвидливост.

Например, само 32% от ръководителите по човешките ресурси заявяват, че са фокусирани върху процесите на набиране и адаптиране, докато по-малко от една четвърт (24%) споделят, че подобряването на ангажираността на служителите е техен приоритет за следващата година.

Голямото текучество, лошите процеси на адаптиране и липсата на фокус върху задържането са само няколко области, на които ръководителите по човешките ресурси трябва да обърнат внимание. „В момента компаниите са зле подготвени да се справят с това, което следва, и те подценяват необходимостта да работят по въпроса,” заключава анализът.