Когато предлагат нов проект, ИТ хората трябва да говорят на бизнес-език
(снимка: CC0 Public Domain)
Често ИТ екипите жадуват за реализацията на нов и ценен проект, но идеята не се приема добре във фирмата. Ако искаме колегите да подкрепят нашите планове, трябва да се уверим, че им представяме идеята достатъчно атрактивно – така, че те да се изкушат от ползите, а не да смятат, че става дума за „поредните техничарски неща”.
Хората извън ИТ отделите днес са много по-често в основата на закупуването на нови технологии, отколкото преди. Все повече харчовете за ИТ се възприемат като бизнес-разходи и формират нарастващ дял от общия бюджет. Според анализаторите от Gartner, разходите за ИТ ще продължат да се увеличават през следващите години.
Когато обаче ИТ отделите предлагат нов ИТ проект, те имат нужда да убедят колегите си, че технологията, която искат да бъде закупена, представлява смислена инвестиция. Това означава да говорят на бизнес-език. Технологичните планове следва да се представят от гледната точка на ползите за дейността на фирмата. Едва тогава ухото на шефа и на бизнес-мениджърите може да „чуе” идеята за новите технологии. Как да стане това?
1. Фокус върху бизнес резултатите
Никога не говорете за технологиите изолирано – стойността на внедряването на нови системи и услуги идва от ползите, които те предоставят на бизнеса и неговите клиенти.
Това е урок, който е доказан многократно, казва Спенсър Кларксън, главен технически директор в специалист по бизнес-услуги във Verastar. Според него, всеки ИТ мениджър, който иска да си осигури инвестиция в ИТ, трябва да се концентрира върху потенциалните положителни резултати за организацията.
„Нито един проект не е за технологията сама по себе си; той е за промяна на бизнеса и промяна за неговите клиенти. Технологията просто предоставя средство, което позволява промяната да се случи”, казва Кларксън, цитиран от ZDNet.
Може би става въпрос за подобряване на производителността? За въвеждане на по-добри услуги за съвместна работа и сътрудничество? За отваряне на нови цифрови канали към пазара и съответно за подобряване на продажбите. Всеки, който иска да внедри нови технологии, трябва да се съсредоточи върху целите и задачите.
2. Създаване на споделен език
ИТ специалистите често биват критикувани – основателно или не – за това, че се фокусират твърде много върху битове и байтове и недостатъчно върху ползите за бизнеса. Предлагайки закупуването на нови технологии, ИТ отделите не бива да допускат да попаднат в този капан.
Не се фокусирайте върху това как работи технологията, препоръчва Милена Николич, главен технологичен директор в Trainline. „Вместо това се концентрирайте върху човешката перспектива. Демонстрирайте ясно как технологията решава проблем, пред който е изправен бизнесът. Тогава ще получите положителен отговор от своите колеги и мениджъри”.
„За да направите нещата лесни за разбиране, използвайте термини, които се отнасят до съществуващи процеси и приоритети, като например степен на удовлетвореност на клиентите или печалби. Трябва да имате общ език относно вашите технологични проекти”, казва още Николич.
За да се случи по-лесно това създаване на общ език, ИТ хората е най-добре известно време да „слушат” езика на бизнес-хората. Това означава да забележат кои са важните елементи (напр. печалба, удовлетворение на клиентите, ръст а новите сделки и т.н.). Боравейки с подобни понятия, ИТ отделите имат повече шансове да обяснят защо новият ИТ проект би бил от полза за фирмата.
3. Усъвършенстване на техниката на представяне
Малка, но хубава презентация може да бъде силно средство за убеждаване на колегите. Презентационните умения са трудна работа, но една презентация с добре структурирани слайдове може да се окаже от решаващо значение, да помогне за привличане на интерес и осъзнаване на ползите. Подготовката ѝ не бива да се подценява. Това е средство за убеждаване, което може да свърши „половината работа” в привличането на подкрепа за новия ИТ проект.
4. Подкрепа от „някой голям”
Един от най-добрите начини хората да се заслушат в нечии планове е да чуят и видят мнението на някой влиятелен човек. Ако можете да получите подкрепа от висш изпълнителен директор за своите идеи, тогава е много по-вероятно другите хора в бизнеса да седнат и да обърнат внимание на представеното.
Експертите от индустрията признават, че подобни „спонсори” играят ключова роля в улесняването на технологичните проекти. Те придават доверие на новите идеи, разрешават финансиране и ресурси и помагат за убеждаване и обучаване на служителите.
Адам Милър, ръководител на групата ИТ в Markerstudy Group, казва, че подкрепата от „някой голям” – например от висши бизнес-лидери – е от решаващо значение за гарантиране на разбирането и възприемането на новите проекти. Именно затова подобен подход е нещо, върху което той продължава да се фокусира, когато настоява за нови инвестиции.
5. Дългосрочни цели на преден план
Инвестицията в технологии никога не е еднократен ход – договорите се нуждаят от актуализиране, споразуменията за облачни услуги могат да бъдат разширени, а хардуерът може да се счупи и да се нуждае от подмяна. Всеки, който иска да осигури финансиране за нов технологичен проект, трябва да се съсредоточи върху това как една инвестиция в ИТ отговаря на стратегическите планове на бизнеса.
Джон Брейтуейт, CIO в Compass Group, казва, че винаги е важно да се говори за това как технологията, която ще се изгражда или закупува, може да бъде мащабирана с течение на времето. За бизнеса е важно да има предвидимост, без неочаквани бъдещи разходи и в същото време да знае, че може да разчита на гъвкавост.
“За да се случи по-лесно това създаване на общ език, ИТ хората е най-добре известно време да „слушат” езика на бизнес-хората” – езикът на бизнес хората е най-често словоблудство. Това е последното, което бих искал да усвоя!