Облакът осигурява ИТ комфорт на бизнеса с недвижими имоти

Над 500 служители на „АДРЕС” в цялата страна работят с информационните системи на компанията по всяко време и от всяко място

Надеждност, непрекъснатост на всички работни процеси, сигурност на данните и лесно разширяване на технологичните ресурси за броени минути – това са предимствата на „облачната” ИТ инфраструктура пред наличната собствена такава, когато става дума за бизнеса на най-голямата фирма за недвижими имоти у нас – „АДРЕС Недвижими имоти”.

От средата на 2012 година компанията разчита изцяло на „клауд” система за всичките си ИТ функции. Изнасянето на технологичните системи от централата на фирмата към външен доставчик е поверено на „Мнемоника” – млада българска фирма, съумяла да осигури персоналното внимание, което редица големи ИТ компании така и не успели да дадат.

Отесняването на една ИТ инфраструктура

„Хората – и у нас, и навсякъде по света – са склонни да подценяват малките рискове”, казва Георги Павлов, изпълнителен директор на „АДРЕС Недвижими имоти”. Те вярват, че малко вероятните проблеми няма как да им се случат.

„Каква е вероятността утре до офиса ви да спре багер, да започне да копае и да скъса кабелите за интернета ви, така че да нямате интернет три дена? Малка, разбира се. Но каква е вероятността това да се случи в период от пет години? Голяма!”, категоричен е мениджърът.

Малко вероятно също така е утре да изгори дънна платка на компютър, но в период от десет години подобен проблем е доста по-вероятен. Хората обаче са склонни да се успокояват с усещането, че това, което е малко вероятно днес, няма да се случи изобщо.

Точно такива – малко вероятни на пръв поглед – проблеми често прекъсват работата на информационните системи на „АДРЕС” във времето до средата на 2012 г. В подобни случаи целият бизнес на фирмата замира. Брокерите нямат достъп до базите данни и не могат да предлагат каквото и да е на клиентите. Сайтовете с оферти са недостъпни.

За голяма фирма за недвижими имоти това замиране струва много. Всеки ден бездействие на информационните системи на компания като „АДРЕС” коства между 5 000 и 25 000 евро, сочат изчисленията.

„Успяхме да изнесем нетипичните за нас дейности – нашият бизнес е брокерският, а поддържането на ИТ не е основната ни работа”, обобщи Георги Павлов, изпълнителен директор на „АДРЕС”

„Скалирането” на системите е не по-малък проблем. За фирма с хиляди обяви за имоти, придружавани от множество снимки на офертите, нуждата от дисково пространство се увеличава с бързи темпове. Разумът изисква и данните да се резервират, тоест да се дублират. В резултат на това нуждата от добавяне на нови модули за съхранение периодично излиза на дневен ред – отново и отново, твърде често – разглеждат се оферти, дискутират се предложения и конфигурации, поръчва се и се чака за доставка и интегриране.

За работата на компютърните системи по това време се грижи специализиран ИТ отдел. Това е обичайна практика в организациите с над 10 компютъра в мрежа. Георги Павлов обаче не счита за нормално основната част от времето на неговите ИТ специалисти да е посветена на това просто да работят системите.

„Те бяха фокусирани изцяло върху грижата да работят машините. ИТ хората в една компания обаче трябва да са посветени на общуването със служителите в нея – това са техните „клиенти” и ИТ експертите следва да правят работата им по-лека и по-ефективна”.

На прага на ерата на „ИТ облака”

Не се налага някой дълго да представя бизнес-ползите от така наречените облачни ИТ системи пред екипа на „АДРЕС”. „За облачните технологии знаехме достатъчно в качеството на потребители – в крайна сметка почти всички ползваме услуги като Gmail, знаем колко е удобно това”, коментира Павлов.

Той е убеден, че облачните технологии имат безспорно предимство – надеждността. „Да сте чували Gmail да се е сринал и да не работи три дена?! Не, нали? Може да им се случи прекъсване, но то е за броени секунди. Повечето хора изобщо не разбират, че е имало срив”.

Точно така е и с бизнес-ориентираните облачни услуги. Изпълнителният директор на „АДРЕС” и ИТ отделът на фирмата решават да пристъпят към този начин на информационно осигуряване, за да гарантират надеждна работа на ИТ системите. Днес Павлов е категоричен, че който не използва „ИТ облака”, живее в миналото.

Партньор е този, който гази тръните заедно с теб

Към момента на онова смело решение на българския пазар вече има доста голям брой доставчици на ИТ системи, които рекламират „облачни” решения. В „АДРЕС” разглеждат офертите на над дузина играчи на пазара – малки и големи.

Една-единствена фирма приема проекта с особено внимание и лично отношение. Нейният екип се заема да опознае бизнеса на „АДРЕС” отблизо. Изследва неговите специфики, проучва тесните места в съществуващите системи. Чертае карта на проблемите и проектира архитектура за решаването им. „Мнемоника” поема отговорността и „препроектира” цялата налична технологична основа, на която стъпва брокерската работа в „АДРЕС”.

„Подобно на внедряване на ERP, при миграцията към облачни системи доставчикът трябва да разбере бизнеса на потребителската организация, да вникне в нейните специфики и да „скрои” технологичното решение”, убеден е Вихрен Славчев, управител на „Мнемоника”

„Ключовото нещо, което ние очаквахме, е доставчикът да поеме грижата за миграцията, а не да иска от нас да разбираме облачните системи и да планираме прехода”, разказва Павлов. „Та ако ние имахме компетенцията сами да планираме миграцията си, навярно щяхме да сме ИТ фирма, а не такава за недвижими имоти!”.

Компанията очаква технологичният й партньор да идентифицира проблемите, които възникват при прехода, да реагира на появата им и да се справя с решаването им. „Ние можем да сме им помощници в това, но не сме хората, които сами ще проектират цялата дейност”, коментира Павлов.

Подобно на внедряване на ERP, при миграцията към облачни системи доставчикът трябва да разбере бизнеса на потребителската организация, да вникне в нейните специфики и да „скрои” технологичното решение, съобразно потребностите на конкретната дейност”, убеден е Вихрен Славчев, управителят на „Мнемоника”.

Неговият екип влага много усилия в това да опознае бизнеса на „АДРЕС”, неговите тенденции и вътрешноприсъщи потребности. Подготовката за миграция се основава на интензивен диалог в процеса на препроектиране на ИТ платформата. Познавайки в дълбочина клиента, „Мнемоника” поема изцяло грижата за промяната. „Те бяха готови да минат през всички проблеми, които възникнат, и да ги разрешат”, обобщава Павлов.

Ангажираността на потребителя е ключова

И най-добрият лекар не може да излекува пациент, който не се бори сам за здравето си. В това отношение „Мнемоника” има най-благодатният потребител. Ключов фактор за успеха на миграцията към ИТ облака изиграва ангажираността на самата организация „АДРЕС”.

За целта е сформиран екип от страна на компанията с участието и на ИТ експерти, и на мениджъри от всички отдели и ръководството. Всички те работят заедно с „Мнемоника” за планирането на миграцията. Екипът се ползва с пълната подкрепа и насърчение от страна на ръководството на компанията.

„Извършихме много предварителна работа „на хартия”, разказва Вихрен Славчев. Заедно с екипа на фирмата за недвижим имоти той и неговите колеги детайлно разписват плана стъпка по стъпка. Според изпълнителния директор на „АДРЕС”, цялата ИТ инфраструктура е буквално препроектирана и с напълно нова архитектура.

Миграция „на живо”

„Ето, че успяхме да изнесем нетипичните за нас дейности – нашият бизнес е брокерският, а поддържането на ИТ не е основната ни работа”, обобщава Георги Павлов. Доволен е, че вече не се налага никой в ръководената от него компания да се занимава с въпроси като това дали даден сървър работи или не, дали има достъп до дадена машина и т.н. „Вече всички информационни системи са изнесени на виртуални сървъри”, поясни той.

Прехвърлени са цялата система за електронна поща, всички корпоративни сайтове, вътрешната информационна система, както и платформата за обучения. Мигрирано е и специализираното ИТ решение за недвижими имоти, което е нестандартно – написано специално за „АДРЕС”.

ИТ отделът е освободен от задължението да се занимава с поддръжката на инфраструктура. „Преформулирахме работата на нашия ИТ отдел – от хора, които са загрижени основно за машини, към специалисти, чието услуги са насочени към подобряване работата на служителите ни”, казва Павлов.

„Голямото предизвикателство за нас беше да реализираме прехода така, че никой от работещите хора във фирмата да не усети сътресение – това си беше „лайв” миграция”, разказва управителят на „Мнемоника” Вихрен Славчев. Нито за момент на никого не е хрумвала идеята фирмата да спре работа за ден или час, за да се направи промяната. Вместо това преходът се случва „на живо”, по време на работа. Повечето от служителите така и не разбират, че нещо в информационната система се е променило.

Спокойствие, непрекъснати процеси и скалируемост

Над 500 служители на „АДРЕС”, разпределени в офиси из цялата страна, работят с информационните системи на дружеството всеки ден. Затова надеждността на всички компютърни системи е най-важното постижение в очите на ръководството на фирмата за недвижими имоти.

След серия сривове, довели до решението за миграция към „ИТ облака”, днес на „АДРЕС” не се налага да мисли за резервиране на интернет връзките, за бекъп на данни, за потенциални пожари или наводнения в сървърното отделение  – просто такова не съществува. Налице е непрекъсваемост на работните процеси в дейността на фирмата. От това пряко зависи удовлетворението на над 70 000 потребители месечно.

Бързото скалиране е друго предимство, което „АДРЕС” цени високо. „Зная, че мога по всяко време да се обадя в „Мнемоника” и да  кажа, че искам увеличаване на мощността – и то ще се случи до час, а не след цели седмици”, сподели Георги Павлов.

Не е за подценяване и фактът, че облачното решение дава възможност на служителите на „АДРЕС” да имат достъп до необходимата служебна информация навсякъде и по всяко време. Бизнесът с недвижими имоти няма почивни дни. Затова е от значение, че с таблет или смартфон брокерите на „АДРЕС” могат да използват информационната система за имоти по всяко време, дори и докато се разхождат из планината и неочаквано им звънне клиент…