Повечето компании търсят големи иновации, но ключът към успеха може да е в малките неща
Компаниите от световна класа търсят постоянно подобрение на своето представяне в различни сфери. Подобрението обикновено изисква промяна, а промяната идва след предложение в резултат на нова идея. В много компании предложенията (идеите) за подобрение идват единствено от високите нива във фирмената йерархия: работата на мениджмънта е да мисли, а на служителите под него да изпълняват.
Очевидната грешка в този традиционен подход е, че оперативните служители и техните преки началници често познават продукта, услугите и процесите по-добре от мениджърите. От своята позиция на първа линия те по-лесно забелязват както проблеми, така и възможности за подобрения.
Друг често срещан проблем произтича от самото определение на „идея за подобрение”. Повечето компании търсят големи иновации – нещо, което ще ги постави далеч пред конкуренцията с един замах. В отражение на това, техните системи и процедури за генериране на идеи са насочени към откриването на мащабни подобрения. Малко мениджъри обаче осъзнават колко ограничаващо е това. В много от важните аспекти на един бизнес – обслужване на клиенти, качество, управление на разходите – отличното представяне е невъзможно, ако не обръщаш внимание и на малките неща.
Идеята за подобрение може да е нещо толкова незначително като „Да преместим кошчето по-наблизо, за да не се налага да ходим до него всеки път, когато изхвърляме нещо” или „Да премахнем всички ненужни вещи от нашата работна зона”. Голямото предимство на малките подобрения е, че те по-често остават „вътрешни” – големите промени в една компания са ясно видими за нейните конкуренти, докато малките са значително по-трудни за копиране и с натрупването си могат да се превърнат в значително конкурентно предимство.
Става ясно, че най-доброто решение е всички служители в компанията да бъдат включени в процеса по генериране на идеи за подобрение и всички идеи да бъдат разглеждани, независимо от мащаба им. Но как да получаваме добри идеи от служителите си и как да управляваме процеса по генериране, оценяване и прилагане на идеи?
Най-важният елемент от системите за генериране и управление на идеи е мотивацията на участниците в тях. Паричните награди често се оказват неефективен мотиватор – особено когато говорим за дейности, които изискват креативност. Използвайки парите като стимул, вие превръщате процеса по генериране на идеи в работа: „Плащам ти, за да измислиш нещо”.
Повечето служители имат много идеи и ще се радват да ги видят осъществени. Те ще се гордеят от факта, че тяхното предложение е допринесло за успеха на компанията. Затова, най-добрият стимул за генериране на идеи е да ги оценявате – и прилагате – възможно най-бързо.
Независимо дали дадена идея е добра или лоша, изключително важно е винаги да давате на нейния инициатор бърза и конструктивна обратна връзка. Някои служители ще бъдат разочаровани, ако не приложите идеите им, но ако видят, че наистина сте ги разгледали и оценили обективно, ще бъдат стимулирани да се върнат при вас с нови предложения. Ако служителите виждат, че на идеите им не се обръща никакво внимание и няма резултати от тях, по всяка вероятност ще престанат да ги споделят. Обратна връзка за всяка идея трябва да се дава до 24 часа след получаването й.
Самата оценка на идеите не трябва да е сложен и бавен процес, а проста (и възможно най-точна) оценка, извършена от целия екип или от мениджър. Оценявайте идеите според това колко ще струва тяхното прилагане и какви ще са ползите от тях.
Одобрените идеи трябва да бъдат внедрявани възможно най-бързо. Тук трябва да бъдат определени отговорници и крайни срокове. При нужда, може да бъде съставен план за действие за внедряването на по-сложните идеи. Подкрепата от страна на мениджмънта е ключът към бързата реализация на идеите за подобрение. Липсата на подобна подкрепа кара хората да си мислят „Защо изобщо да даваме идеи? Те не се внедряват!”. При такава нагласа не само ще бъде загубена набраната скорост – вярата на служителите също ще изчезне.
След като идеята за подобрение бъде приложена, следва да бъде измерена действителната полза от нея. Опитайте се, когато това е възможно, да измерите ефекта количествено – спестена парична сума, време, материали или др. Понякога количественото измерване е невъзможно. В такива случаи, направете списък с качествените ползи, донесени от внедряването на идеята – повишение в безопасността, мотивацията и т.н.
Статията е подготвена от Некст Консулт – водещата компания за управленско консултиране в България