Инициативите за преструктуриране на ИТ екипа изискват стратегическо планиране
(снимка: CC0 Public Domain)
Вашият ИТ екип прави ли грешки, пропуска ли срокове или просто не се представя добре? Това са признаци, че може да е време за преструктуриране.
С развитието на технологиите и бизнес практиките, трябва да се развиват и ИТ екипите. Когато една организационна структура, която някога е работила ефективно, започне да показва признаци на втърдяване, самодоволство или неефективност, може да е време за цялостен ремонт.
Ключов знак, показващ необходимостта от цялостно преструктуриране, е когато вашият екип не е в състояние да отговори на критични бизнес нужди с темпото, необходимо за успех, казва Хавиер Муниц, технически директор в адвокатска кантора LLC Attorney, в интервю за Information Week.
„Ако забележите постоянни забавяния в изпълнението на проекти, намаляваща производителност или нарастваща липса на връзка между ИТ и други бизнес направления, може би е време да преоцените структурата на екипа си”, смята Муниц.
Множество ползи
Когато е извършено правилно, преструктурирането подобрява представянето на персонала чрез създаване на по-ефективен работен процес, съгласуване на индивидуалните способности с очакванията за ролите, които заемат съответните служители, и насърчаване на по-добра вътрешна комуникация.
Екипното представяне и морал растат и просперират, когато членовете са свободни да създават силни и ефективни решения. „Структура, която не отговаря на нуждите на бизнеса, създава чувство на неудовлетвореност както за ИТ персонала, така и за хората, работещи в бизнес звената”, отбелязва Алън Торогуд, ръководител на изследванията и ангажираността на членовете в Центъра на MIT за изследвания на информационните системи (CISR). По неговите думи, „разочарованието води до решения, които са неефективни, намалявайки общата производителност”.
Когато преструктурирането се извършва по стратегически начин, ефективността на екипа обикновено се увеличава. „При едно стратегическо преструктуриране очакванията са ясни, ресурсите са съгласувани и индивидуалните силни страни са оптимално съобразени с възложената работа”, казва Джеф Странк, вицепрезидент на консултантската фирма Right Management.
„Рисуването на картина на бъдещето, необходима за постигане на целите, и след това преместването на всички на ролите, които могат да изпълняват най-добре, е по-стабилен начин за преструктуриране, отколкото просто да съкращавате хора, за да отговорите на новия бюджет”, допълва Странк.
Първи стъпки
Инициативите за преструктуриране на ИТ екипа без неблагоприятно въздействие върху представянето на служителите изискват стратегическо планиране, казва Муниц. „Дайте приоритет на откритата комуникация относно промените и защо са необходими, съчетана с уверения за сигурност на работата”, съветва той. „Бъдете готови да предоставите допълнителна подкрепа на отбора по време на преходната фаза”.
Започнете с изграждане на стратегия за преструктуриране и дефиниране на потенциалната окончателна рамка, казва Струнк. Потърсете доверен партньор, като например ръководителя на човешките ресурси на вашето предприятие или друг висш ръководител, за да провери вашия подход. Споделяйте новини за предстоящата промяна само когато сте сигурни, че е готова за незабавно въвеждане.
Също така обмислете въздействието на внедряването върху отделните членове на екипа, препоръчва Струнк. „Да кажете на екипа си, че обмисляте реорганизация по-късно тази година, и след това да отнеме месеци, за да я разгърнете, е сигурен начин да поставите всички в самоналожена удължена пауза”.
Екипна поддръжка
Насърчаването на активния екипен принос ще помогне на ИТ лидера да открие ползите и пречките от преструктурирането. „Справянето с препятствия, които очаквате, е по-лесно, отколкото справянето с изненади”, отбелязва Торогуд.
Муниц, от своя страна, вярва, че приносът на екипа е изключително важен. „Можете да ангажирате членовете на екипа чрез прозрачни диалози, проучвания или улеснени фокус групи”.
Струнк предлага редовно да наблюдавате екипа си, за да разберете не само какво доставя, но и какво не доставя. „Тези прозрения не само ще ви помогнат да станете по-подкрепящ мениджър, но и ще ви направят добре информиран и за възможностите, и за недостатъците, които трябва да отстраните в следващата си структура и оперативен модел”, обяснява той.
„Избягвайте да предизвиквате безпокойство, като задавате само въпроси „как бихме могли да направим това по-добре”, когато преструктурирането е във въздуха”, съветва Струнк.
Времева рамка
Времето, необходимо за планиране и изпълнение на преструктуриране, варира значително. „Графикът за преструктуриране до голяма степен зависи от размера на екипа и степента на промените”, казва Муниц. Той смята, че в повечето случаи три до шест месеца са разумен период за безпроблемен преход.
Лидерите трябва да бъдат ангажирани и присъстващи във формирането и оформянето на новото бъдеще, казва Струнк. „Успешните лидери демонстрират гъвкавост в изслушването на обратната връзка от служителите и прилагането на корекции на курса, за да помогнат на всички да прегърнат и да се възползват максимално от промяната”.
Като ИТ ръководител, вие преструктурирате, за да се подобрите и да растете, казва Струнк. „Като лидер сега трябва да подхранвате ИТ до устойчиво ново нормално, а не да оставяте на вашите мениджъри от средно ниво и на първата линия просто да се справят в нов свят с повишен натиск за представяне”.
И накрая…
Промените, водени от тенденциите в киберсигурността, AI, монетизацията на данни, бизнесът в реално време, очакванията на клиентите и други иновации правят преструктурирането на ИТ екипа периодична необходимост. „Когато се работи добре, ИТ екипът е мощен и ефикасен”, казва Торогуд.
Въпреки предизвикателствата, преструктурирането може да стимулира иновациите, да преодолее изоставането и да приведе ИТ екипа в по-голяма степен към по-широките бизнес цели, казва Муниц. „Това е неразделна част от поддържането на гъвкава, ефективна ИТ функция”.