Нуждаят ли се процесите ви от автоматизация?

Компании от всякакви размери и индустрии могат да видят положителен ефект от автоматизирането на бизнес процесите си – това не е нещо много сложно или ужасно скъпо

Добрите бизнесмени знаят, че времето е пари. Всяка оптимизация, която може да доведе до спестяване на време в работата, автоматично означава освобождаване на ресурс, който да се вложи в генериране на допълнителна печалба.

За да отделят възможно най-малко време в извършването на еднообразни технически задачи, все повече компании прибягват до автоматизация на своите оперативни и административни процеси чрез използване на софтуерни системи за управление на бизнеса (ERP или Enterprise Resource Planning), както и системи, подпомагащи управлението на взаимоотношенията с клиенти (CRM – Customer Relationship Management).

За да е ефективна и успешна автоматизацията, самите процеси, които компанията цели да автоматизира, трябва да бъдат възможно най-ефикасни. Ако остават съмнения, че даден процес не се извършва по оптималния начин в текущия си вид, добра практика е автоматизацията да бъде предхождана от реинженеринг на бизнес процесите.

Реинженерингът е опростяване на сложни, времеемки или припокриващи се процеси. Той позволява извършването на същите действия с по-малко труд, което подобрява потока на работа и ефикасността в компанията. В последствие, вече оптимизираните бизнес процеси са готови за автоматизация. Основните ползи от нея са спестяване на време и пари за компанията чрез унифициране на процеси, засилване на вътрешния контрол и автоматично извършване на еднообразни задачи, което позволява на служителите да се фокусират върху други дейности, носещи повече стойност за крайния клиент.

Компании от всякакви размери и индустрии могат да видят положителен ефект от автоматизирането на бизнес процесите си. Не е нужно автоматизирането да е нещо много сложно или ужасно скъпо. Всяка компания, която желае да автоматизира своите производствени или бизнес процеси, може да се възползва от отворените в момента Европейски фондове за конкурентоспособност, като участва в процедурата за подбор на проекти „Развитие на управленския капацитет и растеж на МСП”.

Дори и при липса на възможности за частично външно финансиране на подобни проекти, разходите по тях не трябва да служат като причина за отлагане на автоматизацията. Решението да НЕ автоматизирате процесите си може да ви струва много повече в дългосрочен план, отколкото самата автоматизация.

Автоматизацията носи редица директни и индиректни ползи за бизнеса. Една от най-лесно забележимите ползи е пълното елиминиране на фактора „човешка грешка” от извършването на автоматизираната задача. Автоматизирането дори и на един процес може да се окаже достатъчно да спести няколко часа работно време за хората, свързани с него, което води до значително понижаване на разходите.

Освободеният човешки капацитет, от своя страна, може да вложи времето, което преди е отделял за технически задачи, в по-ценни за компанията дейности като изготвяне на бизнес стратегии или разработка на нови продукти.

В много компании се наблюдава практиката всеки отдел или екип да внедрява софтуерни решения, които покриват специфичните му нужди, без да взима предвид факта, че процесите в компанията са взаимосвързани. Това означава, че дори ако задачите в един отдел вървят гладко, не е изключено да се появят проблеми когато трябва да прехвърляте данни между различни системи или да споделяте доклади и информация с друг отдел. Софтуерът за автоматизация на бизнес процеси позволява организиране, следене и разглеждане на информация и задачи в цялата компания чрез един обединен инструмент.

Важно е да се отбележи, че автоматизирането на процес, който сам по себе си е несъвършен – съдържа излишни стъпки, повторно въвеждане на вече налични данни или чакане за одобрения, може да донесе повече вреда, отколкото полза. Всяка автоматизация трябва да бъде предхождана от обстоен анализ и последваща оптимизация на процесите в компанията. Колкото по-ефикасен е даден процес преди автоматизирането му, толкова по-голяма ще е ползата от неговата автоматизация.

Неоптимизираните бизнес процеси ви струват пари всеки час от всеки ден, през който ги използвате. Автоматизирането на подобни процеси е не просто разумна инвестиция, която ще се изплати многократно, а задължителна стъпка за компаниите, желаещи винаги да бъдат с една идея пред конкурентите си.

Статията е подготвена от Некст Консулт – водещата компания за управленско консултиране в България