Постоянните нотификации съсипват продуктивността

Служителите губят приблизително три часа седмично само в срещи
(снимка: CC0 Public Domain)

Колко пъти на ден прекъсваме работата си заради имейл, съобщение в служебния чат или непредвидена среща? За тези, чиято работа изисква съсредоточаване, отговорът вероятно е „много пъти”.

Отклоняването на вниманието не е новост, но скорошни изследвания показват, че постоянните нотификации през целия работен ден оказват дълбоко влияние върху способността ни да свършим работата си пълноценно. И това ни прави нещастни.

Проучване на софтуерната компания Asana сред 10 624 специалисти, занимаващи се с интелектуален труд, установи, че честите нотификации унищожават способността на служителите да се концентрират. Изскачащите оттук-оттам известия непрекъснато отвличат вниманието. Това поставя хората в „постоянен режим на многозадачност”, като същевременно запълва работното им време с обикновени микрозадачи и администраторска работа.

Губене на време и ресурси

Докладът, анализиран от ZDNet, сочи, че специалистите прекарват 58% от времето си за „обикновени” задачи – нещо, което Asana нарича „работа за работа”: включва дейности като работни комуникации, търсене на информация, превключване между приложения, управление на приоритети и постоянни актуализации на статуса. В крайна сметка само 33% от времето преминава в „квалифицирана” (т.е. смислена) работа! Едва 9% от деня са посветени на стратегическа работа за постигане на основните цели.

Работниците губят приблизително три часа седмично само в срещи, установява проучването. Тогава не е чудно защо близо четвърт (24%) от респондентите казват, че наличието на твърде много работни срещи директно води до неспазване на заложените срокове.

Анализът в доклада гласи, че става дума за проблем, който организациите „не трябва да приемат леко”. Тази странична работа продължава да представлява „най-голямата пречка за производителността” на работното място.

За проблема говори и наблюдението, че професионалистите пропускат 15% от заложените крайни срокове именно поради прекъсвания и отвличане на вниманието. Това пречи на смислената, „квалифицирана” работа.

Колкото по-голяма е компанията, толкова по-тежко е положението: при малките фирми неспазването на сроковете се случва при около 20% от служителите, а при средните и големите проблемът обхваща около една трета от работещите. Като цяло това е обяснимо, защото по-големите организации имат повече екипи, повече работни процеси и инструменти, които изискват взаимодействия между различни отдели, а те може да имат различен начин на работа.

Не е изненадващо, че при мениджърите е по-вероятно да се получава претоварване с „работа за работа”, отколкото при редовите служители в различните отдели. Така е, защото по същество ролята на мениджърите изисква вниманието им често да се разпределя между делегирането на задачи, координирането с други екипи и надзора. В резултат на това мениджърите прекарват общо 62% от работния ден за „черни” задачи и задължения.

Прекарването на повече от половината време за „съпътстваща” дейност, странична от основните задължения, не е нито рентабилно, нито представлява смислено използване на времето, ресурсите и уменията на работниците, отбелязват изследователите.

Неудовлетвореност и текучество

Бомбардирането с известия и неочакваните срещи са контрапродуктивни за работата, но също така оказват отрицателно въздействие върху цялостното благосъстояние и удовлетвореността на служителите.

Доклад за управление на времето на работното място от платформата за сътрудничество Magical установи, че 56% от работещите страдат от стрес поради въпросното лошо управление на времето за работа. Малко над две трети (67%) от всички 1048 анкетирани респонденти казват, че „поне веднъж в месеца” ги спохождат мисли за напускане на работата именно поради тези проблеми. 75% посочват, че се чувстват претоварени от работния си календар.

Докладът на Asana също говори за масови проблеми с психичното благосъстояние на работната сила, заради постоянното разсейване. Липсата на яснота около работните приоритети, прекомерните срещи и твърде многото уведомления „пряко допринасят за тези организационни опасности”, установи Asana.

Има и още лоши новини. Почти всеки четвърти работник вече страда от „прегаряне” четири или повече пъти годишно. Оказва се, че 40% от служителите възприемат проблема като „неизбежна част от успеха”.

Работодателите носят отговорност да намалят тази психическа тежест, като дават възможност на служителите да се съсредоточат върху задачите и работата си, която ги кара да се чувстват ценени и продуктивни – тоест „квалифицираната” работа, която в момента бива изтласкана за „когато остане време“.