Перфектният работен ден е… пет часа!

Пет часа са максимумът, в който повечето хора могат да се концентрират върху дадено нещо
(снимка: CC0 Public Domain)

Редица изследвания показват, че пет работни часа на ден могат да подобрят производителността на служителите и да укрепят благосъстоянието. Има обаче и неща, които пречат на компаниите да направят подобно нововъведение.

Когато Agent – маркетингова агенция от Ливърпул – бива помолена от BBC по време на едно телевизионно предаване да изпробва шестчасов работен ден в „скандинавски стил”, фирмата решава да се възползва от този шанс. Вдъхновени от докладите за шестчасови работни дни в шведските домове за грижи през 2016 г., мениджърите се надяват намаляването на работното време да доведе до нови начини за грижа за благосъстоянието на персонала. Резултатите от едномесечното изпитание, проведено през същата година, са разнопосочни.

„Много хубави неща се случиха тогава”, казва главният изпълнителен директор на Agent Пол Коркоран, цитират от Wired. „Разгледахме задачите от гледна точка на времето и казахме, че „ни трябват 15 минути за това, половин час за онова. Наистина се фокусирахме върху изпълнението на задачите по този начин. Хората пропускаха най-тежкия трафик, защото идваха в 9 часа сутринта вместо в 8:30 и приключваха рано, така че имаха гъвкавостта да правят други неща като да приберат децата”.

Но бързо стават очевидни и недостатъците на съкратения работен ден. Служителите започват да се фокусират твърде много върху това как може да се „кондензира” работата във все по-малки и по-малки времеви интервали. „Идеята беше да дадем на хората повече свобода, но открихме, че в един момент човек се притеснява как ще успее да свърши всичко в рамките на тези часове. Стана много стресиращо”, разказва Коркоран. В крайна сметка бизнесът му се спира на модел, при който всеки служител работи два кратки дни и три дълги.

Сега, когато работодателите се борят с въпроса как да управляват завръщането на работното място след Covid-19, концепцията за компресираната работа отново е на сцената. В някои страни политици продължават да говорят за четиридневна работна седмица. Но те като че ли забравят доказателствата, които сочат, че петчасовите дни може да са по-добрият вариант.

„Изследванията показват, че пет часа са максимумът, в който повечето от нас могат да се концентрират усилено върху дадено нещо”, казва Алекс Панг, основател на консултантската къща „Strategy and Rest” в Силициевата долина и автор на няколко книги, изследващи връзките между по-краткото работно време и производителността. „Има периоди, в които можете да преминете през това, но реалността е, че повечето от нас са продуктивни горе-долу толкова време всеки ден”.

Осемчасовият работен ден започва да се възприема с развитието на Ford Motor Company преди век като средство за поддържане на производството 24 часа в денонощието. Експериментът на Ford довежда до увеличаване на общата производителност. Ала привържениците на петчасовите дни, включително калифорнийския бизнес за електронна търговия Tower Paddle Boards и германската дигитална консултантска компания Rheingans казват, че са преживели бум на производителността, когато са преминали към компресирани часови модели.

Подобно на Коркоран, главният изпълнителен директор на Tower Стивън Аарстол казва, че е бил смаян от резултатите, когато бизнесът му възприел петчасов работен ден през 2015 г. Персоналът е работил от 8:00 до 13:00 без почивка и тъй като служителите са били силно фокусирани върху максимизирането на продукцията, за да имат следобеда за себе си, оборотът се е увеличил с 50%.

„Момчетата от склада въртяха очи, когато за първи път направихме промяната, но всъщност най-големите печалби бяха точно тогава”, казва той. „Преди им трябваха по пет минути, за да приготвят пратка, но в рамките на няколко седмици се научиха да го правят за по три минути. Правеха неща, които биха направили истинските експерти по производителност. Казах им, че имат ограничение и това ги принуди да мислят креативно”.

Главният изпълнителен директор на Rheingans Ласе Рейнганс казва, че когато за пръв път е пуснал идеята за компресирана работа сред персонала, хората решили да си забранят разсейването чрез смартфони по бюрата и да сведат до минимум използването на „убийци на производителността като Slack”. Целта на Рейнганс била да запази производителността, но да даде на хората повече свободно време.

Въпреки че този подход е по-продуктивен и по-добър за баланса между професионалния и личния живот за служителите, Рейнганс казва, че – подобно на Коркоран – след година е открил, че по-кратките дни си имат своите недостатъци. „Разбрахме, че губим нещо на ниво връзка помежду си”, казва той. „Това засяга лоялността и културата в екипа и взаимоотношенията, които хората изграждат в рамките на компания, когато нямате време за бърборене и малки разговори и кафе заедно”.

За Рита Фонтиня, доцент по стратегически мениджмънт на човешките ресурси в Бизнес школата при Университета в Рединг, въпреки че ясните положителни страни на сгъстеното работно време – „това има ползи не само за качеството на професионалния живот на хората, но и за производителността на финансовите организации” – нейното собствено изследване подчертава недостатъците, открити от Коркоран и Рейнганс. „По-краткият работен ден може да доведе до по-добро управление на времето и да насърчи концентрацията. Ала хората могат да почувстват допълнителен натиск да изпълняват задачите си в кратък срок”, казва тя.

„Гъвкавостта на потенциалното допълнително време за изпълнение на задачи, ако е необходимо, или прекарване на по-малко време за тях, ако те са изпълнени, е нещо, което се оценява [най-високо] от служителите. Това показва моето изследване”, допълва Фонтиня.

По подобен начин Ян-Емануел де Неве, доцент по икономика и стратегия в Университета на Оксфорд в Шейд Бизнес Скул, казва, че изследванията му подсилват аргумента, че петчасовите работни дни водят до по-добро благосъстояние на служителите, което от своя страна води до по-голяма производителност. Той обаче предупреждава, че по дефиниция повишаването на производителността означава, че всеки върши повече работа, което може да окаже въздействие върху ползите от благосъстоянието.

Вършейки повече работа за по-кратки срокове, хората всъщност могат да станат по-стресирани. „Covid-19 ни принуди да работим от домовете си и [поради това] да правим подобрения в производителността”, казва той. „Трябва да сме наясно, че когато има повишаване на производителността, ние вършим повече работа – но ние не сме превърнали това в осигуряване на повече лично време, а сме го запълнили с повече работа. Сега удряме на камък – лудост е да мислим колко повече работа вършим, отколкото нашите родители или баби и дядовци са вършели”.

Социалният недостатък на по-кратките работни дни е, че не всички работни места са подходящи за работа на петчасови отрязъци. Изследванията може да са установили, че креативността на хората намалява след пет часа концентрация, но не всички работни места изискват хората, които ги правят, да бъдат постоянно концентрирани или постоянно креативни.

„Има ужасно много работа, която не изисква дълбоко съсредоточаване”, казва Панг. В центровете за обаждания, в домовете за грижи и поточните линии във фабриките персоналът е необходим просто за да свърши работата и, както демонстрира Ford Motor Company, има много добра причина да се търси как да правят това на осемчасови смени: схемата позволява всеки 24-часов период да бъде разделен на три равни части. За хората, занимаващи се с такъв тип работа, петчасовите смени са ненужни от гледна точка на производителността. За работодателите те са по-малко спретнати от организационна гледна точка.

Това, казва дьо Неве, е проблематично за работната сила като цяло. „Има редица работни места, които трябва да се придържат към определени часове, но има и много работни места, за които [бройките часове] са напълно ненужни”, казва той. „Предполагам, че ще има повече вариации и разлики между тези работни места. За съжаление това вероятно ще изостри неравенствата”.

За онези работодатели, които са в състояние да обмислят нови начини на работа, пандемията създаде пространство да започнат да мислят как най-добре да направят промяната. В същото време тя принуди онези, които вече са направили радикални промени, да преосмислят своите стратегии.

Арстол казва, че Towers в Калифорния е трябвало да изостави петчасовите дни през лятото на 2020 г., когато изглеждало, че бизнесът ще пропадне. Вместо да разчита на перспективата за повишена производителност за стимулиране на продажбите, тя се върнала към старата култура – „винаги сме налице”.

След работа от вкъщи повече от година по време на пандемията в Германия, по-голяма част от служителите искат да продължат да го правят, споделя Рейнганс. Това дава на персонала гъвкавост да съобрази личния си живот с работните си ангажименти. Ала също така означава, че ключовият елемент, който прави петчасовите дни успешни – солиден период на непрекъсната концентрация – е по-труден за постигане.

„Тотално сменихме модела, защото някои от нас имат деца и трябваше да ги обучават у дома”, казва Рейнганс. Компанията е въвела правило, според което никакви срещи не бива да се насрочват за периода между 12:00 и 14:00, защото тогава хората трябва да се грижат за децата си. „През останалото време действаме гъвкаво: организирайте се, бъдете внимателни и бъдете здрави. Искам хората да работят по-малко, не повече, защото в дългосрочен план е много по-добре, и искам хората да работят според силите си”.

Междувременно Аарстол е доработил модела в Tower, за да може персоналът да продължи да се възползва от гъвкавостта. „Когато казах на персонала, че няма да правим петчасовия работен ден, настана истинско разочарование”, казва той. „Тогава разбрах, че много бързо се е превърнало в право. Сега го правим в продължение на четири месеца, от август до ноември, но само в години, когато увеличаваме приходите. Сега това е предимство за цялата компания, като коледен бонус, за който всички работят”.

Коркоран вярва, че най-добрият път е хибридният модел, който включва положителните страни на по-кратките работни дни за персонала, като същевременно се вземат предвид потенциалните негативи за бизнеса. В Ливърпул Agent работи по смесения модел с по-дълги и по-късо рабтни дни. Схемата „работи перфектно”.

„Това е среда за възрастни, не става дума за микроуправление на хора. Те имат свободата да имат два по-кратки дена в седмицата”, казва Коркоран. „Когато съберете [освободените] часове, това се равнява на два допълнителни дена в месеца – а това е наистина страхотен бонус”.